Управление информационно- консультационной службой

МИНИСТЕРСТВО  СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА 
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГОУ ВПО  «ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  ИМЕНИ ИМПЕРАТОРА ПЕТРА I»

 

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ

И МОДЕЛИРОВАНИЯ  АГРОЭКОНОМИЧЕСКИХ СИСТЕМ

 

Реферат

На тему: «Управление  информационно- консультационной службой»

 

 

 

Выполнила: студентка  ГПФ-5-1б

Ковалева М.С.

Руководитель: доцент

Подколзин Р.В.

 

 

 

 

 

ВОРОНЕЖ 2013

Функции управления ИКС

Для правильного построения системы  управления информационно-консультационной службой, определения ее структуры, степени централизации и децентрализации, установления круга прав и обязанностей подразделений и отдельных работников важное значение имеет определение функций управления, их четкая, обоснованная классификация.

Функции управления ИКС вытекают из содержания ее деятельности, определяются своими объектами и составом решаемых задач. Каждая из конкретных функций управления обеспечивает целевое воздействие на тот или иной объект. Происходит обособление различных функций, таких, как управление кадрами, финансами, техническим обеспечением и т.д. Специфика управляемого объекта определяет содержание этих функций. Каждая функция объединяет те виды управленческих работ, которые характеризуются общностью объекта, цели и результатов. Функции управления - это специфические виды деятельности, обладающие единством цели, характера выполняемых работ и операций, направленные на определенную часть управляемого объекта для достижения поставленной цели.

Для выполнения функций ИКС создается аппарат  управления, а отдельные структурные подразделения - для выполнения той или иной конкретной функции (или ряда функций). Только в совокупности функции обеспечивают нормальное функционирование и развитие управляемого объекта.

Функция управления подразделяется на составные части: работы, операции, элементы. Чаще всего всю функцию выполняет большее или меньшее число работников, каждый из которых в процессе повседневного труда выполняет отдельные виды работ. Правильное выделение функций позволяет близкие и сходные по характеру работы объединять в одно звено управления, тем самым упрощая структуру и облегчая координацию деятельности функциональных подразделений ИКС.

На основе состава и объема работ по функциям управления определяют рациональное построение системы управления и численность работников по каждой функции, разрабатываются документы организационного регламентирования. Функциональное разделение процессов управления имеет важное значение для их организации, поскольку оно определяет цели, задачи и направления деятельности работников управления информационно-консультационной службы.

Существует  множество классификаций функций  управления, но, по нашему мнению, основополагающее значение имеет классификация функций, отражающая содержание процесса управления, его стадии:

планирование;

организация;

регулирование (координирование, распорядительство);

контроль;

учет и  анализ.

В этих общих (основных) для работников управления функциях отражаются целевая направленность и те задачи, которые должна решать система управления. Общие функции  присущи любой управляющей системе, свойственны как общему, так и специализированному виду управленческой деятельности. Процесс управления начинается с постановки целей (планирования) и заканчивается учетом и анализом их выполнения. Только всей совокупностью этих функций реализуется цель, для достижения которой и создается управляющая система, обеспечивается нормальное функционирование управляемого объекта. Общие функции управления строго взаимосвязаны и, поэтому, деятельность любого работника управления достигает высшей эффективности тогда, когда всем основным функциям уделяется необходимое внимание и каждая реализуется в соответствии с ее местом и содержанием.

Планирование как функция управления заключается в определении целей (задач) управляемого объекта и разработки программы его действий по их достижению. Действия всех других функций управления так или иначе подчинены задачам, определенным в плановых заданиях. Поэтому данная функция является основополагающей среди других основных функций. Деятельность ИКС должна планироваться на всех уровнях управленческой иерархии от федерального уровня до планирования своей работы отдельными работниками службы (консультантами, специалистами и др.).

Функция организации призвана обеспечить реализацию намеченной в плане цели путем установления пропорций между элементами трудовой деятельности и порядка их взаимодействия: формирование управляемой и управляющей систем; определение места и роли каждого работника в системе и распределение их по подразделениям; организация четкого взаимодействия между ними; разработка документов, регламентирующих деятельность всего аппарата управления, отдельных подразделений и работников, с тем чтобы обеспечивалось заданное течение производственного процесса и выполнения всех функций. От правильной организации ИКС зависит эффективность ее деятельности.

Назначение  функции регулирования (координирования, распорядительства) заключается в достижении согласований между различными частями управляемой системы путем установления наиболее рациональных внутренних и внешних связей. С ростом экономических, организационных, технических и др. связей возникает необходимость их упорядочения, рациональной организации. По мере вскрытия в ходе контроля отклонений, сбоев, недостатков система также нуждается в регулировании, приведении в нормальное состояние. ИКС должна иметь постоянную обратную связь с товаропроизводителями и оперативно реагировать на их запросы.

Функция контроля состоит в непрерывном наблюдении, анализе, оценке реального хода функционирования системы и сопоставления с установленным в программе, плане, в выявлении необходимых действий в следующем цикле управления. Системы, формы и методы контроля многообразны и определяются поставленными перед ним задачами и характером функционирования объекта. Эффективное управление любой системой ИКС возможно лишь тогда, когда ее деятельность надежно и непрерывно контролируется.

С контролем  органически связана функция учета и анализа, которая придает убедительность всем видам и формам контроля. Эта функция состоит также в том, чтобы дать характеристику выполнения плана и использовать учетную информацию для анализа и разработки нового плана.

Таким образом, общие (основные) функции управления в единстве обеспечивают цельность  процесса управления ИКС.

Принятие управленческих решений

Важным элементом управления ИКС  является правильное принятие управленческих решений. Каждый руководитель должен принимать  управленческие решения:

в пределах своей компетенции;

в пределах стоящих перед управляемым им объектом задач;

в строгом  соответствии с действующими юридическими нормами.

Управленческое  решение это акт деятельности управляющего, направленный на достижение желаемой цели и содержащий методы и средства достижения этой цели в  данной конкретной сфере деятельности.

Схема принятия управленческих решений представлена на рис. 4.2.

Процесс разработки и принятия управленческих решений  имеет строгую логическую структуру  и требует определенной последовательности в зависимости от характера и  типа принимаемых решений. Но в любом  случае все стадии этой работы подразделяются на подготовительные, основные и заключительные. Если принимается долгосрочное решение -

значительно увеличивается объем работ подготовительного  этапа, принятие же оперативных решений  требует относительно большего объема работ на заключительной стадии.

На подготовительном этапе принятия решения руководитель любого уровня должен начинать работы с оценки ситуации. В понятие "ситуация" включается весь комплекс внешних и  внутренних условий, которые требуют  принятия решения с целью оказать воздействие на управляемую систему и перевести ее в новое состояние.

После оценки ситуации формулируется цель принимаемого решения. Под целью понимается желаемое состояние объекта, полученное в  результате эффективного решения сложившейся  ситуации.

В сложных ситуациях бывает невозможно выделить однозначную цель принимаемого решения. Тогда общая цель складывается из ряда целей частного характера. Чтобы  упорядочить такой процесс, применяется  так называемое "дерево целей", в котором промежуточные цели обязательно должны вести к достижению главной, основной.

После того, как сформулированы цели, требуется сбор и обработка информации, необходимой для принятия решения.

Подготовительный этап завершается  выбором критерия результативности принимаемого решения (показатель или ряд показателей, которые позволяют сопоставить эффективность различных вариантов принимаемых решений).

В ходе основного этапа принятия решения разрабатываются возможные  варианты принятия решения, проводится системный, комплексный анализ подготовленных вариантов и отбираются из них наиболее подходящие.

Для отобранных вариантов проводится прогнозирование результатов их выполнения. В процессе рассмотрения прогнозов учитывается вероятность  решения в соответствующие сроки, потребность в различных ресурсах для каждого из вариантов и другие параметры. В процессе прогнозной оценки вариантов решения необходимо учитывать не только прямые последствия выполнения решения, но и возможные косвенные влияния на различные стороны деятельности ИКС.

В результате такой работы выбирается вариант решения, имеющий преимущества по критерию, наибольшую вероятность выполнения и реализация которого не принесет отрицательных прямых и косвенных последствий.

Отобранный вариант рекомендуется  обсудить со специалистами и будущими исполнителями, что позволяет его детализировать, внести необходимые уточнения, сделать решение более четким, законченным, реальным и желаемым в исполнении. После завершения этого процесса решение принимается лицом или органом в той системе управления, в чьей компетенции находится вопрос.

Принятие решения оформляется  определенным документом - приказом, распоряжением, постановлением, протоколом, инструкцией  и др. Любая форма управленческого  решения должна содержать:

четкую и определенную цель;

точный адрес;

сроки исполнения;

пути и средства выполнения.

На заключительном этапе принятия управленческого решения организуется контроль за его выполнением (мониторинг). В ходе мониторинга выполнения управленческих решений основное внимание необходимо обращать на достижение промежуточных и конечных результатов.

Основной задачей контроля процесса реализации управленческого решения  является не только выявление отклонений от заданной решением программы действий, но и, прежде всего, своевременное принятие необходимых мер для устранения этих отклонений. Следовательно, мониторинг должен осуществляться на основе объективной фактической информации о результатах реализации решения. При организации контроля исполнения нужно стремиться избегать влияния различного рода субъективных факторов, которые искажают истинное положение дела.

В практической деятельности руководителей  ИКС нередко возникает необходимость  внести коррективы в принятое управленческое решение. Отдельные руководители стремятся  избегать изменения своих решений, опасаясь подорвать свой авторитет среди подчиненных. Однако правильная и своевременная корректировка решения обеспечивает его более полное и успешное исполнение, так как дает возможность учесть изменившиеся обстоятельства, создавшиеся в процессе его реализации.

Завершается заключительный этап принятия управленческого решения анализом его выполнения. Здесь необходимо правильно и объективно определить следующие моменты:

намеченные и фактически использованные ресурсы для получения результата;

степень участия работников в процессе реализации решения;

качество и полноценность выполнения решения;

своевременность реализации управленческого  решения;

допущенные ошибки в процессе достижения поставленной цели.

Совершенствование управления ИКС

Успешная работа ИКС поддерживается постоянным совершенствованием управления ею. Постоянное совершенствование управления службой в соответствии с конкретными задачами и потребностями ее развития является закономерным процессом, способствующим росту и развитию всего сельскохозяйственного производства.

Нельзя превращать работу по совершенствованию  управления ИКС в кампанию. Все  мероприятия должны быть обоснованы, опираться на предварительный анализ системы управления и выявление  в ней недостатков, варианты улучшения  управления должны быть оценены и из них выбран лучший.

Работа по совершенствованию управления службой должна осуществляться в  три основные этапа:

Подготовительные работы (изучение существующего состояния проблемы).

Разработка мероприятий по рационализации управления.

Внедрение разработанных мероприятий.

На первом этапе проводится организационная  подготовка, изучение в масштабах  организации состояния системы  управления или ее отдельных составных  частей, определение целей и задач  рационализации управления, выявление  реальных возможностей внедрения мероприятий, определение системы морального и материального стимулирования исполнителей за разработку и внедрение мероприятий и т.п.

На втором этапе определяются основные направления  совершенствования (рационализация организационной  структуры и структуры управления, подготовка и повышение квалификации кадров, механизация и автоматизация труда работников службы и т.д.), содержание конкретных мероприятий, ответственные исполнители, затраты на проведение мероприятий, источники финансирования, сроки выполнения мероприятий, проектируемый рост эффективности управления.