Создание баз данных средствами Microsoft Access

Создание баз данных средствами Microsoft Access

В ходе выполнения практических работ  Вам предстоит разработать базу данных отдела кадров предприятия. Проект системы содержит три таблицы: Staff(Сотрудники), Departments(Отделы) и TariffScale(Тарифная сетка).

1. Запустите Microsoft Access
2. Создайте новую базу данных. Для этого нажмите кнопку «Создать» на панели инструментов или выберите меню Файл – Создать…. Выберите тип создаваемого объекта «Новая база данных» и выберите путь, по которому следует разместить файл базы С:\Works\Ваша фамилия\persDep.mdb
3. Создайте таблицу Staff. Для этого в навигаторе выберите пункт Таблицы и дважды щелкните левой клавишей мыши на пункте «Создание таблицы в режиме конструктора». В открывшемся окне необходимо ввести описание всех полей создаваемой таблицы.  
   
4. Создайте поле ID (Тип данных – Счетчик; Описание – Код сотрудника). Это поле будет являться ключевым полем таблицы, чтобы сделать его таковым щелкните правой клавишей мыши на поле и в контекстном меню выберите пункт «Ключевое поле».
5. Создайте текстовые поля Name(Имя), Surname(Фамилия), Patronymic(Отчество). Установите длину текстовых полей 20 символов. Для этого поместите курсор на строку с описанием поля и в поле Размер поля на вкладке Общие параметров поля введите значение 20.
6. Создайте поле DateOfBirth(Дата рождения), укажите тип данных Дата/время. В строке Формат поля на вкладке Общие параметров поля выберите формат данных, подходящий для даты рождения, например, Краткий формат даты (ДД.ММ.ГГГГ).  
   
7. Создайте поле Sex (Пол сотрудника). Чтобы добавить возможность выбора пола сотрудника из выпадающего списка перейдите на вкладку Подстановка и в поле Тип элемента управления выберите значение Список. При этом перечень свойств поля существенно расширится. Перейдите в поле Тип источника строк и установите в нем значение Список значений. Перейдите в поле Источник строк и введите в нем перечень значений из которых будет осуществляться выбор, разделяя элементы списка знаком ; (точка с запятой).
8. Создайте поля Education(Образование), FamilyStatus (Семейное положение). Предусмотрите для этих полей выбор значений из выпадающего списка.
9. Создайте числовое поле Children(Количество детей) и текстовые поля Address(Домашний адрес) и Position (Должность). Установите длину поля Домашний адрес равной 255 символам.
10. Создайте поле Phone(Телефон).  Для этого поля удобно использовать ввод по маске. Чтобы задать маску перейдите в поле Маска ввода на вкладке Общие параметров поля и введите в него значение +7 ### ## ## ###. Такое значение маски позволит вводить номер мобильного телефона в общераспространенном формате, например +7 922 12 34 567.
11. На этом шаге временно приостановим работу с таблицей Staff. Закройте окно редактирования полей таблицы. На вопрос «Сохранить изменения макета или структуры объекта «таблицы «Таблица 1»? ответьте утвердительно. В предложенном окне введите название таблицы Staff и нажмите кнопку Ok.
12. Создайте таблицу TariffScale с полями:  ID (Тип – Счетчик; Описание – Идентификатор записи; Ключевое поле); Grade (Разряд; Тип – Числовой);  Сoefficient (Тарифный коэффициент; Тип – Числовой; Размер поля – Одинарное с плавающей точкой; Формат поля – Фиксированный).
13. Создайте таблицу Departments с полями: ID (Код отдела; Тип – Счетчик; Ключевое поле); Name(Название отдела; Тип – Текстовый; Размер поля – 20 символов); Phone (Телефон; Тип – Текстовый; Маска поля – (###) ### ## ## ).
14. Вернитесь к редактированию структуры таблицы Stuff. Для этого выделите ее название в списке таблиц и нажмите кнопку Конструктор.
15. Добавьте два числовых поля Department и Grade, они будут использоваться для связи с таблицами Отделы и Тарифная сетка. Закройте окно редактирования структуры таблицы Staff.
16. Создайте связи между созданными таблицами. Для этого выберите команду Сервис – Схема данных.  Перед вами откроется окно Схема данных и окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы не открылось автоматически вызовите контекстное меню нажатием правой клавиши мыши в любом свободном месте окна Схема данных и выберите пункт Добавить таблицу… В окне Добавление таблицы выделите все доступные таблицы в списке на вкладке Таблицы (чтобы выделить все таблицы воспользуйтесь клавишей Shift) и нажмите кнопку Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.
17. Для создания связи между таблицами Staff и Departments наведите курсор на поле Department таблицы Staff, нажмите левую клавишу мыши и не отпуская ее переведите указатель мыши на поле ID таблицы Departments.
18. Перед вами откроется окно Изменение связей. Установите в нем флажки Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей в активное состояние и нажмите кнопку Создать.  
    Таблицы Departments и Staff свяжутся связью один ко многим.
19. Аналогичным образом свяжите поле Grade таблицы Staff и поле ID таблицы TariffScale. Закройте окно Схема данных.
20. Добавим возможность выбора значений для полей Разряд и Отдел таблицы Сотрудники из выпадающих списков на основе значений полей соответствующих таблиц. Откройте таблицу Staff в режиме конструктора.  Установите указатель на поле Department и перейдите на вкладку Подстановка. В поле Тип элемента управления выберите значение Список; поле Тип источника строк установите в значение Таблица или запрос. Перейдите в поле источник строк и нажмите кнопку с многоточием для вызова мастера построения запросов. В мастере построения запросов вам предстоит выбрать какие поля таблицы Departments и в какой последовательности будут отобраны. В первом столбце мастера выберите поле Name (Название отдела)  из таблицы Departments, установите сортировку поля по возрастанию, флажок вывод на экран установите в активное состояние. Во втором столбце установите поле ID из таблицы Departments, сортировка – отсутствует, флажок вывода на экран – активен. 
    
21. Закройте окно построителя запросов. На запрос подтверждения сохранения изменений инструкции SQL  ответьте утвердительно.
22. В поле присоединенный столбец установите значение 2 (это номер того столбца родительской таблицы, из которого будут браться значение т.е. столбец ID)
23. В поле число столбцов установите значение 1 (это количество столбцов, которое будет показываться в выпадающем списке т.е. будет показываться только столбец Name)
24. Аналогичным образом настройте поле Grade. В запрос для него должны войти поля ID и Grade таблицы TariffScale. Подставляемое значение берется из столбца ID, а в списке выводится значение поля Grade.
25. Закройте окно редактирования структуры таблицы Staff, сохранив сделанные изменения.
26. Заполните таблицу Отделы 5-6 записями. Для этого сделайте двойной щелчок левой клавишей мыши на названии таблицы. Введите 5-6 записей. Обратите внимание на то, что значение поля ID заполняется автоматически при создании новой записи. 
     
    
27. Заполните значениями таблицу TariffScale. 
     
    
28. Заполните значениями таблицу Staff.
29. Покажите результаты работы преподавателю.