Применение компьютерных программ в работе с кадрами

л) № Т-8а  «Приказ (Распоряжение) о прекращении  действия Трудового договора (контракта) с работниками»;

м) № Т-9 «Приказ (Распоряжение) о направлении работника  в командировку»;

н) № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

о) № Т-10а  «Служебное задание для направления  в командировку и отчет о его  выполнении»;

п) № Т-11 «Приказ (Распоряжение) о поощрении работника.

И это лишь половина того, что можно делать с помощью компьютерных программ.

А насколько  облегчается поиск каких-нибудь данных. Например, необходимо срочно найти  место жительства работника. Вы просто открываете необходимую вам программу, ищете сотрудника по фамилии и  все – данные перед вами и это  занимает не более двух минут.

Компьютер стал надежным и, не побоюсь этого слова, незаменимым помощником кадрового  работника.

 

3.2.Ведение кадровых  БД

Спецификой  кадровой документации является то, что  значительная её часть должна иметь  наряду с электронным экземпляром  экземпляр, выполненный на бумаге и  имеющий собственноручные подписи.

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме – это  ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может  быть простейшая электронная картотека  с жёстко определенными разработчиком  полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных  нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном  локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа  для работы с личным составом может  быть отдельным модулем более  крупной программы для автоматизации  делопроизводства в организации  в целом.  Документы, фиксирующие  трудовую деятельность, требуют постоянного  отражения продвижения работника  по службе, корректировки, что значительно  легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз  данных.

Традиционное  бумажное делопроизводство требует  ввода повторяющихся сведений о  работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту  кадров, личную карточку (форма №  Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум  ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами  № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так  же, как все сведения о работнике  вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства – все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

Многие программы  комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes. Они  позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному  составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» – бухгалтерией. Такое совместное использование  данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых  данных о сотрудниках, и предотвратить  возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений.

Например, программа  «1С: Зарплата и кадры» позволяет  организациям, уже использующим для  бухгалтерского учёта программу  «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и обеспечить однократность ввода  сведений о каждом сотруднике. Все  данные о сотруднике, используемые бухгалтерией, вводятся в систему  один раз – сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы включают регистрационную  карточку, основное содержание которой  соответствует личному листку по учёту кадров.

Существует  целый ряд программ с аналогичныой функциональностью. Выбор конкретной зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другисми, уже используемыми программами  и т.п.

 

3.3. Выбор программного  обеспечения

Кадровые  программы предусматривают возможность  импорта текстовых и графических  файлов, что позволяет включать в  формы документов фотографии сотрудников, образцы их подписей, изображения  бумажных документов и т.д., а при  наличии усиленного режима безопасности и соответствующих устройств  допуска – персональные коды, отпечатки  пальцев и другие данные для систем идентификации личности.

При работе с данными и БД по личному составу  необходимо учитывать, что Федеральным  законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации»  персональные данные отнесены к категории  конфиденциальной информации и юридические  и физические лица несут ответственность  за нарушение режима защиты, обработки  и порядка использования этой информации. Соответственно любая база данных по личному составу, а особенно расположенная в сети, должна быть надёжно защищена от несанкционированного доступа.

Программы, созданные на базе Lotus Notes, MS SQL Server, других профессиональных БД, как правило  имеют заложенный в систему мощный механизм регулирования доступа  к документам базы данных, ограничение  создания, чтения и редактирования документов лицами, не имеющими на это  соответствующих полномочий.

Если в  функции кадровой службы входит подбор персонала, то может осуществляться также и компьютерное тестирование кандидатов на работу, ведение списка возможных кандидатов на те или иные должности и на временную или  сдельную работу (так называемый «резерв»).

В солидных фирмах стало нормой тестирование персонала  при поступлении на работу, для  профессиональной ориентации на рабочих  местах, преодоления конфликтов, связанных  с психологической несовместимостью и создания благоприятного микроклимата в коллективе. Хотя серьёзное тестирование требует основательной работы квалифицированного психолога, тем не менее компьютерное тестирование позволяет определить основные черты характера человека, хотя к его результатам безусловно следует подходить с известной  осторожностью.

Автоматизированные  системы кадрового учета, создаваемые фирмами – разработчиками программного обеспечения, постоянно совершенствуются и улучшаются, во многом облегчая труд кадровиков.

Программное обеспечение кадрового работника  сегодня должно содержать базу данных, постоянно пополняемую достоверной  информацией, обеспечивать оперативность  поиска необходимой информации, наглядность  представления информации из базы данных. Программные средства также должны включать программы, регулирующие организаторскую деятельность руководителя кадровой службы, обеспечивать принятие решений по конкретным ситуациям, осуществлять оперативность связи, т. е. обеспечивать деловую деятельность, коммуникативность и принятие решений.

3.3.1. Программа “БОСС-Кадровик”

Одна из наиболее известных программ для автоматизации  работы с персоналом – “БОСС-Кадровик” (разработка Департамента программных систем компании “АйТи”). БОСС-Кадровик - автоматизированная система управления персоналом, позволяющая оптимизировать процессы управления человеческим ресурсом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях.

БОСС-Кадровик позволяет:

планировать структуру организации, штатные  расписания и кадровую политику;

производить расчет заработной платы, оперативный  учет движения кадров;

вести административный документооборот по персоналу и  учету труда, аттестации и определению  потребностей (обучение, повышение  квалификации) работников;

рекрутинг персонала  на вакантные должности;

ведение архивов  без ограничения сроков давности и многое другое.

      Программа в первую очередь  рассчитана на организации со  штатной численностью от 300 чел., однако “коробочная” версия  системы с типовыми настройками,  не требующая дополнительных  затрат на настройку и внедрение,  может подойти и для относительно  небольших организаций.

Программа работает на двух наиболее распространенных промышленных базах данных: Oracle Server и Microsoft SQL Server.

Система БОСС-Кадровик предоставляет всем пользователям  единое информационное пространство,  однако в зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из них имеет свои права  санкционированного доступа к данным и справочникам.

Изначально  в каждом контуре заложено стандартное  разграничение прав доступа для  различных категорий пользователей: система поставляется с заранее  настроенными рабочими местами специалистов соответствующих служб предприятий. Если же заказчику необходимо скорректировать  базовые настройки и привести их  в соответствие с принятыми  или внедряемыми в компании бизнес-процессами, то требуемую конфигурацию можно  реализовать при помощи стандартных  встроенных средств разграничения  прав доступа.

Непосредственно при работе с системой широко используются встроенные в БОСС-Кадровик справочники. Справочники предназначены как  для экономии времени пользователей, так и для повышения достоверности  вводимой информации. В них находятся  часто используемые базовые данные, необходимые для работы ПС (программного средства). Так, например, в справочнике  может находиться план счетов, список должностей, перечень видов оплаты и т.д. Кроме того, БОСС-Кадровик содержит множество стандартных нормативных  справочников, определенных законодательством  РФ: ОКПДТР; ОКВЭД; ОКСО; ОКСМ; справочник вузов РФ; все справочники в  соответствии с Налоговым кодексоми  инструкциями ФНС РФ; все справочники  для персонифицированного учета  для ПФР (в соответствии с Постановлением ПФР «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе  государственного пенсионного страхования  и инструкции по их заполнению»); адресный классификатор ФНС РФ (КЛАДР); ОСВД; ставки рефинансирования банка РФ; ОКИН и мн. др.

БОСС-Кадровик состоит из трех контуров:

Учетно-Вычислительный контур.

Основная  задача контура – описание организационной  структуры предприятия (корпорации, холдинга, объединения), формирование штатного расписания и управление штатной  расстановкой персонала, а также  ведение всей учетной работы по персоналу  с помощью автоматизированного  выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, кроме того, по подготовке и учету приказов, формированию разнообразных списков  и отчетных документов, расчету заработной платы, формированию данных для передачи в государственные органы, в том  числе ФСГС, ВУС, ФНС и ПФР.

2) Контур  управления кадровыми процессами.

Многие предприятия, решившие вопросы, связанные с организацией автоматизированного учета кадров и расчета заработной платы, включают в перечень своих приоритетных задач  разработку и внедрение различных  процедур управления персоналом (процедуры  оценки персонала, обучения и т.п.). Но для эффективного массового использования  таких процедур необходима автоматизированная система. Контур управления кадровыми  процессами системы БОСС-Кадровик как  раз и является таким инструментом службы управления персоналом современного российского предприятия. Он позволяет  обеспечить процессный уровень управления персоналом в соответствии с требованиями международных стандартов серии  ИСО 9000:2000.

3)Контур  анализа кадровых процессов

Работа, проводимая в рамках контура управления кадровыми  процессами, исключительно важна. Но по своей сути она нацелена на каждую должность в отдельности и  на каждого отдельного работника. Поэтому  даже после проведения всех необходимых  мероприятий по управлению персоналом встает задача – оценить, в какой  степени поставленные цели достигнуты в целом по всему предприятию, холдингу, объединению. Для этого  необходим специальный аналитический  инструмент, с одной стороны, опирающийся  на учетные данные по персоналу и  результаты проведения мероприятий  по управлению кадровыми процессами, с другой – предоставляющий специальные  механизмы анализа всего массива  данных. Таким инструментом, обеспечивающим стратегическое управление персоналом как ресурсом предприятия, является Контур анализа кадровых процессов.

В настоящее  время БОСС-Кадровик успешно эксплуатируется  на предприятиях, занимающих лидирующие позиции в различных отраслях. В числе их заказчиков находятся  такие компании как: Банк Зенит, Банк Москвы, ГООО «Группа Ренессанс Страхование» и т.д..