Особенности построения правовых информационно-поисковых систем

 

Глава 4 Информационно-поисковые технологии для систем электронного делопроизводства

Электронный документооборот (СЭД, ЭДО) - это система оперативного управления движением изделия и конструкторско-технологических документов в ходе производственных процессов.

Система электронного документооборота предназначена для комплексной автоматизации служб документационного обеспечения организаций и их подразделений.

Системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они следуют современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным. Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр», полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера (структура «ГранДок» рис. ).

Рисунок 5

4.1 Основные принципы построения ЭСУД.

Главный принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами.

Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов).

Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций:

централизованную  регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;

хранение  документов в электронном виде в  различных форматах;

ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

хранение  полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

надежную  систему защиты документов, регламентацию  доступа персонала

к документам различного назначения;

возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM.

 

4.2 Организация поиск документов в СЭД

Поиск документов состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В СЭД обычно предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов.

Реализация  в СЭД полнотекстового поиска документов (разделов, рецензий, поручений и т. д.) по всем полям карточек и по содержимому версий файлов с учетом морфологии позволяет решить вопросы верификации документа и сокращает затраты времени, поскольку в традиционных системах делопроизводства на поиск документов тратится до 30 % времени сотрудников.

Обновление  полнотекстового индекса выполняется  автоматически на сервере или вручную, в случае использования файлового варианта.

Поиск документов можно осуществлять по всем реквизитам карточки электронного документа – названию, дате, автору, регистрационному номеру, состоянию и другим атрибутам. Наличие иерархического классификатора видов документов позволяет дополнительно ускорить поиск необходимых документов за счет уточнения условия поиска.

В СЭД  обычно поддерживается полнотекстовый контекстный поиск по содержанию вложенных файлов. С его помощью можно быстро найти необходимые документы, например, все внутренние приказы, содержащие слово «ЭЦП». Механизм контекстного поиска также позволяет искать документы по словам, содержащимся в описании документа.

Дополнительной  возможностью систем является возможность поиска не только электронных документов, но и информации о выданных по ним поручениях.

Главный принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести (табл. 2):

• подсистема составления электронных документов (Система создания ЭД);
• подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид и загрузки их в электронное хранилище (Система массового ввода бумажных документов - СМВ);
• подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами - СУД);
• подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного
• документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота - СЭДО).

Таблица 2

 

СИСТЕМА СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ	СИСТЕМА ПРЕОБРАЗОВАНИЯ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД
СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ	СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС - ПРОЦЕССАМ

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Успех в бизнесе сегодня затруднителен  как без информационной, так и без правовой поддержки. Эта тенденция в ближайшем будущем едва ли претерпит серьезные изменения. Цивилизованный бизнес, развитие демократического общества требуют взвешенных, хорошо систематизированных и непротиворечивых законов. Принятие решения в государственной сфере, в сфере охраны правопорядка и окружающей среды также опирается на законодательную базу.

Оперативное реагирование на динамично развивающуюся нормативную базу ориентировано в практической деятельности на использование передовых технологий, прежде всего достижений информатики. Сегодня специалисты в области юриспруденции и права должны эффективно и грамотно работать с прикладным программным обеспечением, владеть способами и методами поиска документов в компьютерных банках данных.

Правовая практика сопряжена со значительными объемами документооборота. Как внутренние, так и внешние источники требуют особого внимания к информационной поддержке правовой стороны бизнеса. Информационные системы, связанные с юридической поддержкой бизнеса и конкретной производственной деятельностью предприятия, помогают разобраться в потоке информации.

Значительный  интерес к правовой информатике  связан с объемами правовой базы и динамичностью ее развития, особенно в условиях перехода к рыночной экономике. Внедрение информационных технологий в различные сферы деятельности определяет специальные требования к структуре информации для обеспечения удобства работы с ней и облегчения ее поиска.

При наличии большого числа сведений или документов создаются фактографические информационно-поисковые системы и базы данных, а также базы знаний. Автоматизированные системы значительно сокращают время поиска, обеспечивают оперативность получения и обработки информации, ускоряют принятие управленческих решений.

 

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Информационно-поисковые системы : лабораторный практикум / сост. Н. П. Горбунов, И. Ю. Попова, С. Е. Судаков. - СПб. : СПбГУСЭ, 2006.
2. Информационно-поисковые системы : учеб. пособие / Г. П. Пуха, А. Т. Тяжев, Т. Т. Осипова, Н. П. Горбунов. – СПб. : СПбГАСЭ, 2004.
3. Кренке, Д. Теория и практика построения баз данных / Д. Кренке. – СПб. : Питер, 2005.
4. Малыхина, М. Базы данных : основы, проектирование, использование / М. Малыхина. – СПб. : БХВ – Петербург, 2004.
5. Новые информационные технологии : учеб. пособие / под. ред. В. П. Дьяконова – М. : Солон-Пресс, 2005.
6. Пестриков, В. М. Тurbo Pascal 7.0. Изучаем на примерах / В. М. Пестриков, А. Н. Маслобоев. – СПб. : Наука и техника, 2004.
7. Пятибратов, А. П. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации : учебник / А. П. Пятибратов. - М. : Финансы и статистика, 2002.
8. Симонович, С. В. Информатика. Базовый курс : учеб. пособие / С. В. Симонович. – СПб. : Питер, 2005.
9. Советов, Б. Я. Информационные технологии : учебник / Б. Я. Советов, В. В. Цехановский. – М. : Высшая школа, 2003.
10. Якушина, Е. В. Интернет для отдыха и работы : самоучитель / Е. В. Якушина. – СПб. : Питер, 2005.

– –