Обработка и создание базы данных

Рисунок 33 – Создание подстановки

• На втором шаге работы мастера выбираем необходимы поля для подстановки

Рисунок 34 – Второй шаг создания подстановки

• На третьем шаге работы мастера выбирается вид сортировки записей

Рисунок 35 – Третий шаг создания подстановки

 

• Задается ширина столбцов

Рисунок 36 – Четвертый шаг создания подстановки

 

• Выбирается столбец подстановки

Рисунок 37 – Пятый шаг создания подстановки

 

Рисунок 38 – Конструктор таблицы  Улицы Петербурга

 

• для поля Код предприятия задана подстановка из таблицы Предприятия СпецАвтотранса
• Для задания подстановки при указании типа данных для поля Код предприятия выбирается Мастер подстановок
• На первом шаге работы мастера выбирается источник данных это таблица Предприятия СпецАвтотранса

 

Рисунок 39 – Создание подстановки

Рисунок 40 – Первый шаг создания подстановки

• На втором шаге работы мастера выбираем необходимы поля для подстановки

 

Рисунок 41 – Второй шаг создания подстановки

• На третьем шаге работы мастера выбирается вид сортировки записей

Рисунок 42 – Сортировка в подстановке

• Задается ширина столбцов

Рисунок 43 – Создание подстановки

• Выбирается столбец подстановки

Рисунок 44 – Создание подстановки

Рисунок 45 – Создание подстановки

Рисунок 46 – Конструктор таблицы  Улицы Петербурга

Рисунок 47 – Таблица Улицы Петербурга

2. Формирование списка улиц, имеющих трамвайные пути, площадь которых не менее запрашиваемой величины и имеющих контактную сеть для троллейбусов.

В качестве иллюстрации выполненной  фильтрации данных рассмотрим вариант  выборки улицы, площадь которой  не меньше 50000.

Формирование запроса:

• Выбирается объект Запросы
• Выбирается команда Создать запрос в режиме конструктора
• В качестве источника данных выбирается таблица Улицы Петербурга
• Выбираются необходимые поля для формирования запроса
• Используя Построитель выражений добавляется поле Площадь улицы (м2) содержащее выражение результатом решения которого является значение площади улицы

Рисунок 48 – Построитель выражения

• Для полей задаются критерии отбора записей
• Для поля Площадь улицы (м2) критерий >=50000 для поля Трамвайные пути значение ДА, для Контактная сеть для троллейбуса ДА.

Конструктор запроса:

Рисунок 49 – Конструктор запроса

• Сохранение запроса Запрос1

Результат запроса:

Рисунок 50 – Результат запроса

3. Формирование списка улиц, за чистотой на которых следит выбранное пользователем предприятие СпецАвтотранса, с подсчетом их количества и общей площади обслуживаемой территории с указанием фамилии директора и номера телефона предприятия.

Сформируем список для предприятия  ОАО “Анекр”.

 

Формирование запроса:

• Выбирается объект Запросы
• Выбирается команда Создать запрос в режиме конструктора
• В качестве источника данных выбирается таблица Улицы Петербурга и Предприятия СпецАвтотранса
• Выбираются необходимые поля для формирования запроса
• Для поля Название предприятия задается критерии отбора записей
• Сохранение запроса Запрос2

Конструктор запроса:

Рисунок 51 – Конструктор запроса

• На основе созданного запроса создается отчет для подсчета итоговых данных

Рисунок 52 – Конструктор отчета

Результат:

При запуске запроса пользователю будет предложено ввести название предприятия, которое занимается уборкой улиц, данные о которых надо получить.

Рисунок 53 – Критерий отбора записей

Рисунок 54 – Результаты отчета

4. Вывод сведений об улице, имеющей максимальную длину, с указанием названия, длины и района города.

Формирование запроса:

• Выбирается объект Запросы
• Выбирается команда Создать запрос в режиме конструктора
• В качестве источника данных выбирается таблица Улицы Петербурга и Районы города
• Выбираются необходимые поля для формирования запроса
• Для поля Длина(м) задается условие отбора
• Сохранение запроса Запрос3

Конструктор запроса:

Рисунок 55 – Конструктор запроса

Результат запроса:

Рисунок 56 – Результат запроса

5. Формирование отчета, включающего полную информацию об улицах с группировкой по районам и подсчетом средней протяженности улиц, проходящих по каждому району.

Формирование отчета:

• Выбирается объект Отчеты
• Выбирается команда Создать отчета с помощью мастера
• В качестве источника данных выбирается таблица Районы города, Улицы Петербурга, Предприятия СпецАвтотранса
• Выбираются необходимые поля для формирования отчета

Рисунок 57 – Выбор источника данных

• На следующем шаге работы мастера создания отчетов задается вид представления данных

Рисунок 58 – Выбор представления данных

• Задается сортировка данных и добавляются итоги по полю Длина (м)

Рисунок 59 – Задание сортировки

Рисунок 60 – Задание итогов

Рисунок 61 – Выбор макета

Рисунок 62 – Выбор стиля

• Сохранение отчета Улицы Петербурга

Конструктор отчета:

Рисунок 63 – Конструктор отчета

Результат отчета:

Рисунок 64 – Результат отчета

Заключение

Программы Microsoft Excel и Microsoft Access позволяют решить одну и ту же задачу двумя немного схожими способами. Оба приложения  позволяют выполнять разнообразные запросы для сортировки и фильтровки данных, производить сложные расчеты для получения необходимых данных, составлять отчеты по данным и просматривать их в разных вариантах. В обеих программах данные организованы в виде столбцов, или полей, в которых хранится информация определенных видов или типов данных, то есть в виде таблиц, что упрощает работу с ними. Только в Excel достаточно создать одну таблицу, а в Access необходимо создавать несколько. Но при желании в Microsoft Excel тоже можно составлять несколько таблиц на разных листах. Первая ячейка вверху каждого столбца отводится для метки столбца. Имеется одно терминологическое различие: в Microsoft Excel строка, в Microsoft Access запись. Microsoft Exсel – это программа управления электронными таблицами, в которых элементы данных хранятся в ячейках строк и столбцов, образующих листы, а Microsoft Access представляет собой программу управления базами данных. Наиболее типичной задачей, выполняемой в Microsoft Exсel, является управление списками данных, например списками адресов или сведений о персонале или технике. В Microsoft Access же данные хранятся в таблицах, которые очень похожи на листы Microsoft Excel, но рассчитаны на выполнение сложных запросов данных, находящихся в других таблицах и хранилищах, и даже в полях других таблиц.

Microsoft Excel удобно использовать, если  объем данных не слишком велик,  данные представлены в простой форме, и к ним достаточно создать одну таблицы.

Microsoft Access часто используется, при  работе с большим объемом информации, и если требуется выполнить  сложные запросы и отчеты.

Работа с программами особых трудностей не вызвала. Учитывая небольшой объем обрабатываемой информации удобнее было работать в Excel, но Access тоже понравился. На мой взгляд, Access предоставляет больше возможностей при обработке информации. В этой программе дольше происходит первичная обработка данных (создание БД, запросов, и отчетов), но после удобнее пользоваться ими за счет возможности запрашивать только то, что необходимо. Excel тоже позволяет фильтровать данные, но таблица сохраняет все столбцы, включая не нужные в данный момент.

Список использованной  литературы

1. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Мураховский В. И., Бобровский С.И. Информатика. Базовый курс. СПб, издательство «Питер», 2007.
2. Электронный самоучитель: http://www.taurion.ru
3. Конспект по информатике.