Ақпараттық жүйе негіздері. 1C:Бухгалтерия бағдарламасына кіріспе

Ақпараттық жүйе негіздері. 1C:Бухгалтерия бағдарламасына кіріспе.

Жүйе деп, бірмезгілде біртұтастық  ретінде қарастырылатын және алдыға қойылған мақсаттарға жету үшін әртүрлі  элементтердің жиынтығы ретінде  біріктірілген кез келген объект. Жүйелер бір-бірімен құрамы және басты мақсаттары бойынша ерекшеленеді.

Информатикада «жүйе» ұғымы кең  таралған және көптеген мағыналық мәндері  бар. Көп жағдайда ол техникалық құралдар және программалар жиынтығында қолданылады. Жүйе деп, компьютердің аппараттық бөлігін  атауға болады. Жүйе деп, сонымен қатар нақты қолданбалы есептерді шығаруға арналған көптеген программаларды есептеуге болады.

Ақпарат – латынның informatio деген сөзінен шыққан, яғни істің жай-күйі немесе біреудің іс-әрекеті туралы ақпарат, мәлімдеме немесе қандай да бір нәрсе туралы мәліметтер жиыны.

Дегенмен, мәліметтерді ақпаратпен теңестіруге  болмайды. Ақпарат тек бізді қызықтыратын істердің нақты емес жақтарын азайтатын  мәліметтерді ғана қамтиды.

Жүйе – грекшеден аударғанда бүтін дегенді білдіреді. Яғни бір-бірімен байланысқан элементтердің жиынтығы. Ал, элемент дегеніміз жүйенің ең кіші бөлшегі. Ішкі жүйе дегеніміз қандайда бір белгісі бойынша ерекшеленген жүйенің бөлігі болып табылады.

Жүйенің қасиеттері:

1. Күрделілігі: Жүйе құрауыштардың жиынтығынан тұрады. Осы құрауыштардың арасындағы өзара байланыс және ішкі сыртқы байланыстар арқылы сипатталады, қарқынды дамиды.
2. Бөлінгіштігі: Нақты бір мақсаттар мен міндеттерге жауап беретін белгілері бойынша бір қатар ішкі жүйелерден тұруы.
3. Бүтіндігі: Жүйенің істен шығу кезінде оның қалыпты қызымет етуімен автоматты түрде қалпына келтіру күйі.
4. Элементтердің көп түрлілігі: Бұл жүйе элементтерінің ерекшелігімен және автономдылығымен сипатталады.
5. Құрылымдылығы: Жүйе ішіндегі элементтердің арасындағы белгіленген байланыстардың болуымен анықталады.

Құрылым дегеніміз – белгілі бір үйлесім заңына бағынатын жүйе элементтерімен элементарлық әрекеттесулердің жиынтығы немесе жүйе элементтерінің арасындағы байланыстың бейнелену формасы.

Үлгі (жүйенің) дегеніміз – жүйені тиімді басқару үшін оның жуықталған сипаттамасы.

Математикалық үлгі дегеніміз – математика символика көмегімен көрсетілген үлгі.

Ақпараттық жүйенде элементтер арасындағы байланыс ақпарат арқылы, яғни осы жүйеге қатысы бар мәліметтер мен қандай да бір оқиғалар туралы белгілер арқылы жүзеге асады.

Ақпараттық жүйе (АЖ) – қандай да бір объектіні басқаруға қажетті ақпаратты жинау, сақтау, жаңарту, өңдеу, іздеу және шығарып беру жүйесі деп қарастырылады. Әрбір Ақпараттық жүйе (АЖ) ақпараттық объектілердің бірігуін қамтитын қандай да бір ақпараттық кеңістікті бейнелейтін пәндік саланы иемденеді.

Ақпараттық жүйені жіктеуде оны  келесі ішкі кластарға бөлуге болады:

• ақпараттық-анықтамалық жүйелер;
• ақпараттық-кеңес беретін жүйелер;
• ақпараттық қадағалаушы жүйелер.

Ақпараттық-анықтамалық жүйелер ақпаратты жинап, оны адамның пайдалануы үшін дайындайды.

Ақпараттық-кеңес беретін  жүйелер объектінің күйі мен жұмыс тәртібі туралы ақпаратты беріп, нақты жағдай үшін қажетті ұсыныстар мен пікірлерді ұсынады.

Ақпараттық қадағалаушы  жүйелерде мәліметтер адамның қатысуынсыз ендіріліп, басқарылатын объектіде үрдіс автоматты түрде реттеледі.

Барлық акпараттық жүйелерге тән  екі ортақ қасиет бар: біріншіден, кез келген ақпараттық жүйе ақпаратты жинауға, сақтауға және өңдеуге арналғандықтан, ақпараттық жүйе негізінде мәліметтерді сақтау және оларға қатынау ортасы жатыр. Бұл орта ақпараттық жүйені қолдану облысына сәйкес сақтау сенімділігі мен қатынау тиімділігін қамтамасыз ету керек. Екіншіден, әрбір ақпараттық жүйе ақырлы қолданушыға бағытталады. Мұндай қолданушылар дербес компыотерді олардың кәсіби әрекеттерін жетілдіруге арналған құрал ретінде пайдаланады. Сондықтан, ақпараттық жүйе ақырлы қолданушыға, яғни оның жұмысына қажетті барлық функцияларды ұсынатын, сонымен бірге, оған артық әрекеттер жасауға мүмкіндік бермейтін, қарапайым да жеңіл, оңай меңгерілетін және қазіргі заман талабына сай интерфейсі бар болуы керек.

         Ақпараттық жүйені екі класқа бөлуге болады.

• Ақпаратты іздеу жүйесі – берілген іздеу критериі бойынша жалпы жиыннан мәліметтерді іздеуге бағытталған. Қолданушыға мәліметтердің өңдеу технологиясы емес, тек алынатын ақпарат ғана керек. Мысалы, қаладағы анықтау қызметіне телефон шалғанда, қолданушыға нақты ақпарат ғана керек.
• Мәліметтерді өңдеу жүйесі – мәліметтерді өңдеуге бағытталған. Бұл жүйеде өңдеуден шығатын ақпарат болмауы немесе жүйе өңделген ақпараттың нәтижесін ғана беруі мүмкін. Мұндай жүйенің мысалы ретінде барлық региондардан мәліметтер қызметінің Ақпараттық жүйен алуға болады. Қолданушыға бастапқы мәліметтер емес, олардың нәтижесі, яғни ауа-райы болжамы керек.   

Сонымен қатар, ақпараттық жүйе келесі түрлерге бөлінеді: фактографиялық, құжаттық, құжаттық-фактографиялық.

1. Фактографиялық. Фактографиялық жүйеде нақты өмірдегі объект жайлы мәліметтердің (атрибуттардың) дәл мәндері тіркеледі. Бұл жүйенің негізгі идеясы – объект жайлы барлық деректер (адамдардың аты-жөндері және заттардың атаулары, сандары, мерзім КК.АА.ЖЖЖЖ түрінде) беріледі. Фактографиялық АЖ-дегі ақпараттар қатаң құрылыммен беріледі, өйткені бұл компьютерге мәліметтерді бір-бірінен айыруға мүмкіндік туғызады. Сондықтан фактографиялық жүйе  қойылған сұрақтарға бірмәнді жауап береді, мысалы: «Мектепте қанша оқушы «4» және «5» деген бағаларға оқиды?», «Оқушылар арасындағы 13 пен 15 жастағы қыз балалар саны?» және т.с.с
2. Құжаттық. Қандай да бір формалданған іздеу аппараты бар құжаттық жүйе мәтіндік құжаттар (статьялар, кітаптар, рефераттар, заң мәтіндері, және т.б) мен графикалық объектілерден құрылады, бірақ қойылған сұрақтарға бірмәнді жауап бермейді. Жүйенің мақсаты – қолданушының сұранысына жауап ретінде сұраныстағы шартты қанағаттандыратын құжаттардың тізімін беру болып табылады. Мысалы, «синергетика» сөзі бар барлық статьялардың тізімін беру.
3. Құжаттық-фактографиялық. Бұл аралас жүйенің мәліметтері бөлек мәліметтерден, сонымен қатар, бүтін құжаттардан тұрады.

  Сонымен, ақпараттық жүйенің мақсаты нақты өмірдегі объектілердің өзара байланысын ескере отырып, объектілер жайлы деректерді өңдеу болып табылады. Мәліметтер қоры теориясында мәліметтерді атрибуттар, ал объектілерді маңыздылықтар деп атайды. Объект, атрибут және байланыс АЖ-нің іргелі түсініктері болып табылады. 

• Объект (маңыздылық) – бұл нақты өмірде бар және бір-бірінен айыруға болатын «нәрсе», яғни аталуы және өзіне ұқсастардан айыратын тәсілдерден түратын «нәрсені» объект деп атауымызға болады. Мысалы, әрбір мектеп бұл объект. Объект ретінде сондай-ақ адам, мектептегі сынып, фирма, химиялық қосындылар және т.с.с бола алады. Нақты өмірді бейнелейтін абстрактылы түсініктер де объект бола алады. Мысалы, оқиға, өнер шығармасы, театр қойылымы, кітаптар, кинофильмдер және т.с.с.
• Атрибут (мәліметтер) – бұл объектіні сипаттайтын анықталған көрсеткіш және бұл объектінің нақты экземпляры үшін санды, мәтінді немесе басқа мәндерді қабылдайды. Мысалы, фирма шығаратын өнім объект болсын. Бұл өнімнің мәліметі ретінде оның аталуы, түсі, салмағы және т.с.с бола алады. 

Функционалдық белгі дегеніміз – ішкі жүйелердің қызыметі, сонымен қатар оның негізгі мақсаты, міндеті және функциялары. Шаруашылық міндеті өндірістік және коммерциялық объектілердің типтік қызмет түрлері жатады және олар ақпараттық жүйенің функционалдық белгісін анықтайды. Ол төрт түрге бөлінеді:

1) өндірістік қызмет;

2) маркетингтік қызмет;

3) қаржылық қызмет;

4) кадрлық қызмет.

Өндірістік қызмет өнімнің шығарылуымен тікелей байланысты және ғылыми-техникалық жаңалықтарды өндіріске енгізуге бағытталған. Ал маркетингтік қызмет келесі шаралардан тұрады:

 – шығарылатын өнімнің өндірушілер  мен тұтынушылар нарығын талдау, сатуды талдау;

– өнімді нарыққа шығаруға байланысты жарнамалық компанияны ұйымдастыру;

– материалдық техникалық жабдықтауды  тиімді ұйымдастыру.

Қаржылық қызмет. Фирманың немесе ұйымның бухгалтерлік статистикалық ақпаратының негізінде қаржылық рессурстарды бақылау және талдауды ұйымдастырумен байланысты.

Кадрлық қызмет ұйымға немесе фирмаға қажетті мамандарды талдау және қабылдауға бағытталған. Сонымен қатар фирманың қызметінің әр түрлі аспектілері бойынша қызметтік құжаттамаларды жүргізумен байланысты.

Ірі ұйымдарда, фирмаларда ақпараттық жүйенің ішкі функцияларын орындауға арналған бірнеше ішкі жүйелерден тұруы мүмкін. Мысалы, фирманың қызметіне байланысты қорларды басқару, өндірістік үрдістерді басқару, компьютерлік инженеринг т. б.

 «Жүйе» ұғымына «ақпараттық»  сөзін қосу оның құрылу және  функционалдау мақсатын көрсетеді. Ақпараттық жүйелер  кез келген облыстан есептердің шешімін қабылдау үрдісінде қажетті ақпаратты жинауды, сақтауды, өңдеуді, іздеуді, шығаруды қамтамасыз етеді. Олар мәселелерді талқылауға және жаңа өнімдерді құруға көмектеседі.

Ақпараттар жүйелер (АЖ) – алдыға қойылған мақсатқа жету үшін ақпаратты сақтауға, өңдеуге және шығаруға қолданылатын, әдістер және персоналдар өзара байланысқан құралдар жиынтығы.

Қазіргі кездегі АЖ түсінігі дербес компьютердің ақпаратын өңдеудің негізгі техникалық құралы ретінде қолданылуды қарастырады. Үлкен мекемелерде дербес компьютерлермен қатар, АЖ-нің техникалық қорының құрамына мэйнфрейм немесе суперЭЕМ кіруі мүмкін.

Компьютерлік және ақпараттық жүйелер  арасындағы айырмашылықты түсіне білу керек. Мамандандырылған программалық құралдары бар компьютерлер, АЖ-лер үшін техникалық қор және құрал болып табылады.

АЖ-дегі үрдістер. Кез келген белгідегі АЖ жұмысын қамтамасыз етуші үрдістерін шартты түрде блоктардан тұратын сызба (сурет 1) түрінде келтіруге болады:

• ақпаратты сыртқы немесе ішкі көздерден еңгізу;
• ішкі ақпаратты өңдеу және оны ыңғайлы түрге келтіру;
• ақпаратты қолданушыларға көрсету үшін немесе басқа жүйеге беру үшін еңгізу;
• кері байланыс – бұл ішкі ақпаратты түзету үшін ұйымның адамдарымен өңделген ақпарат.

АЖ келесі қасиеттерімен анықталады:

• кез келген АЖ талдауға тап болуы мүмкін, жүйені құру жалпы белгілер негізінде құрылады және басқарылады;
• АЖ динамикалық және дамушы болып табылады;
• АЖ-ні құру барысында жүйелік қатынасты қолдану қажет;
• АЖ-нің шығарылатын өнімінің негізінде қабылданатын шешімдер ақпарат болып табылады;
• АЖ-ні ақпаратты өңдеудің адам-компьютерлік жүйесі сияқты қабылдау қажет.

АЖ-нің жұмысын талдау үшін, ол шешетін  мәселенің мәнін, сонымен қатар  ол қосылған ұйымдастырушылық үрдістерді түсіну қажет. Мысалы, шешімдерді қабылдауды қолдау үшін компьютерлік АЖ-нің мүмкіндіктерін анықтаған кезде келесіні есептеу керек:

• есептелінетін басқарушылық тапсырмалардың құрылымдылығы;
• фирманы басқарудың иерархиялық деңгейі, онда шешім қабылдануы тиіс;
• шешілген тапсырманың бизнестің қандай да бір функционалдық ортасына тәуелді болуы;
• қолданылған ақпараттық технологияның түрі.

Сурет 1- Ақпараттық жүйелердегі үрдістер

 

Ақпараттық жүйелер – арнайы ұйымдастырылған түрде сақтауға арналған және онымен түрлі әрекеттер жасауға және оны еңгізуді қамтамасыз етуші, сонымен бірге түрлі белгілері бойынша іздеу салушы, отчет жасаушы жүйелер. АЖ мысалы ретінде архивті, мекенжай бюросын, телефон анықтамасын қарастыруға болады. Информатикада компьютерлік техниканы қолданатын АЖ-ді қарастырады. Дербес жағдайда АЖ-ге келесілер жатады:

• ақпараттық-анықтамалық, ақпараттық-іздеулік жүйелер;
• құжаттаманы автоматтандыру және тіркеуді қамтамасыз етуші жүйелер;
• эксперттік жүйелер;
• ғылыми зерттеулерді автоматтандыру және жобаны автоматтандыру жүйелері;
• өндірісті автоматтандыру жүйелері;
• барлық мүмкін тренажерлар және оқыту жүйелері.

Адамның барлық тәжірибелік іс-әрекеттерінің  жетістігі ақпаратпен алмасудың  тиімді ұйымдасуына тәуелді. Ақпарат  маңызды ресурс ретінде қарастырылатындықтан, оны қолдануды жеңіл болатындай ұйымдастыру қажет. Бүгінде көптеген ұйымдарда нарық жағдайы туралы, оның жетістіктерін болжау, меншік құрылымдарды функционалдау тиімділігін тұрақты бағалау және бизнес мамандарының өзара қарым-қатынасын талдау жайлы уақтылы және объектілі ақпаратсыз олардың әрі дамуы мүмкін емес. Сондықтан мәліметтерді баламалы өңдеуге бағытталған АЖ-ді автоматтандыру АЖ-ді жобалау концепцияларымен жүзеге асыру құралдарына бүгінгі күнде үлкен көңіл бөлінуде.