Внутрикорпоративный портал как средство управления внутрикорпоративными коммуникациями

• возможность работы с несколькими корпоративными приложениями (например, с почтой, CRM, ERP) в одном интерфейсе
• персонализация этого интерфейса для каждого отдельного пользователя
• сквозная система аутентификации пользователей
• возможность использования данных, хранящихся в различных хранилищах в сети компании.

 

     Для интеграции с  другими корпоративными приложениями, порталы используют портлеты или  виджеты. Портлет выдаёт фрагменты  разметки, которые встраиваются в  страницу портала. Чаще всего, страница портала представляется в виде набора не перекрывающих друг друга портлетных окон, каждое из которых отображает портлет. Таким образом, портлет (или совокупность портлетов) представляется в виде единого веб-приложения, размещённого на портале.

Корпоративный портал. Введение.

Первое определение Корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal - EIP) звучит примерно так: «Корпоративные информационные порталы - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». За этим определением последовало и много других, но ни одно из них не изменило сути, определяемой и самим словом «Портал».

Портал (нем. Portal, от латинского porta – вход, ворота) это вход в какую либо систему или хранилище, или, в данном случае, точка доступа.

Корпоративный портал (в идеале) является единым и единственным связующим  звеном между конкретным пользователем (человеком) и корпоративными информационными  системами компании. Определение  четко обозначает первую границу  корпоративного портала: компьютер  с браузером и средствами ввода (единая точка доступа). Вторая граница  не определена. Это могут быть интерфейсы с различными корпоративными системами, или ее может и не быть вовсе, если корпоративный информационный портал является автономной само достаточной  системой.

Корпоративный портал без информации не может быть корпоративным информационным порталом. Поэтому первая его задача – обеспечение интерактивного (с участием человека) ввода информации. Ввод информации без человека тоже возможен, но только тогда, когда эта информация уже подготовлена другими людьми и поступает в виде, готовом к автоматическому вводу.

Вторая задача – извлечение информации и предоставление ее в виде, наиболее удобном для человека.

Третья задача – это уже задача человека: анализ полученной информации и создание на ее основе новых знаний. 

Четвертая задача – документирование полученных новых знаний (ввод результатов анализа в корпоративный портал). 

Эти задачи отображаются следующей  схемой. 

Рис.1 Схема функционирования корпоративного портала 

 

Ч1 – человек-оператор, осуществляющий интерактивный ввод информации сторонних источников и начальной информации компании; 
КП – Корпоративный портал; 
Ч2 – человек–получатель информации, формирующий, на ее основе, новые знания. 

Особо отметим, что человек присутствует и на входе (начальный ввод информации компании, постоянный ввод информации сторонних источников), и на выходе (непосредственный потребитель информации создающий новые знания). Но это  совершенно разные люди, с разной подготовкой, с различными функциями, и они  оба важны для получения результата. Роль первого человека часто недооценивают, но именно от него зависит качество информации, на основании которого создаются новые знания.

Перефразируя Питера Дракера (Peter Drucker), который сказал: «Только человеческие ресурсы могут производить экономические результаты. Все другие ресурсы подчиняются законам механики. Их можно использовать, но их выход никогда не будет большим, чем сумма входов», можно сказать, что «Только человеческие ресурсы могут создавать новые знания, выход всех других ресурсов может быть только различной комбинацией входов».

Поэтому любая система формирования новых знаний должна быть ориентирована  на человека и интегрирована с  человеком, что и сделано в  предыдущем изложении. 

Прежде чем продолжить, дадим, для  понимания дальнейшего материала, определения терминам «знания», «информация» и «данные». 

Эти термины широко используются, но трактовка их неоднозначна. На настоящем  портале мы будем придерживаться следующих определений. 

1. Знания – совокупность сведений, понятий, интуитивных представлений о каком либо предмете (материальном и нематериальном), полученных человеком в результате своей деятельности по изучению этого предмета. Знанием является и совокупность сведений, понятий, представлений о новом неизвестном ранее предмете, сформированных человеком в результате своей деятельности по изучению некоторой предметной области. 
2. Информация – документированные знания, максимально полно описывающие предмет.  
3. Данные – разложенная на составляющие и структурированная информация о предмете, в совокупности дискретно описывающая предмет.  
4. Данные – информация об отдельных аспектах предмета полученная экспериментальным путем, в совокупности дискретно описывающая предмет.  
5. Информация – данные, собранные о предмете, и дающие максимально полное и понятное его описание.  

Из этих определений можно сделать  следующие выводы: 

• Термин «знания» применим только к человеку.
• Информация может быть получена двумя способами: документированием знаний человека, и сбором данных о предмете.
• Данные также могут быть получены двумя путями: разложением на составляющие информации о предмете, и экспериментальным изучением отдельных аспектов предмета.
• Отдельно взятый массив цифр, например, не может являться данными. Это только цифры. Данными являются только те значения, которые привязаны к структуре какого либо предмета и по которым можно получить информацию об этом предмете. 

В принципе знания могут быть двух типов: 

1. Знать, что делать - предметные знания
2. Знать, как делать - управленческие знания 

Предметные знания – знания о  предмете, формализующиеся в виде технологий, патентов, технической  документации и т.д. 

Управленческие знания – знания о том, какие предметы и как  создавать, формализующиеся в виде управленческих решений. 

Задача любой компании состоит  в накоплении предметных знаний и  формировании оперативных и адекватных ситуации управленческих знаний. И  именно этой задаче и служит корпоративный  портал. 

В целом, цепочка получения знаний компанией может быть описана  следующей схемой. 

 

  

 

Рис.2. Преобразования данных, информации и знаний в системе.

И0 – информация сторонних источников и начальная информация компании; 
Д0 – данные, на которые раскладывается информация (интерактивно, с участием человека); 
Д1 – данные, извлекаемые из хранилища; 
И1 – информация, синтезированная из данных аналитической системой, например, OLAP; 
НЗ – Новые знания, полученные человеком на основании полученной информации; 
И2 – новая информация - документированные новые знания; 
Д2 – данные, на которые разложена новая информация. 

Это итерационная схема, позволяющая  на базе входной информации (документированных  знаний других людей) формировать и  накапливать все новые и новые  предметные знания, и формировать  оперативные управленческие знания с учетом всей накопленной истории и текущей ситуации.  

На схеме Рис.1, и на входе, и  на выходе, только по одному человеку, но это условно. Практически всегда работают достаточно много людей, и  работать они могут как независимо, так и осуществлять совместные работы, обмениваясь информацией через  портал. 

В начале статьи мы уже говорили, что  границы корпоративного портала  не определены. Зачастую в него включают и электронные архивы документов, информационно-аналитических отчетов, маркетинговых материалов, и т.д., а также системы OLAP анализа. Серьезный корпоративный портал это и сервер приложений, и сервер баз данных,  он является полнофункциональным приложением бизнес-интеллекта (BI - Business Intelligence) или управления знаниями (KM - Knowledge Management).  
 
Таким образом, корпоративный портал во многих случаях понимается расширенно, не только как вход, точка доступа (интерфейс), но и как само информационное хранилище, включая средства ввода и извлечения информации, инструменты совместной работы.  При этом он не только объединяет ресурсы компании, но и является локальной корпоративной системой, автономно выполняющей определенной функции по вводу, хранению и извлечению информации, обеспечению совместной работы. 

Такая интеграция позволяет максимально  согласовать процедуры ввода  информации в хранилище данных, хранения данных и извлечения информации, за счет чего обеспечить минимальные потери при этих преобразованиях, максимальную производительность системы.

 

1.2.Структура, функции  и классификация корпоративных  порталов 

Корпоративные порталы – это сложные технологические  решения, включающие в себя организацию  взаимодействия с существующими  приложениями, хранилищами данных, OLAP-системами, системами электронного документооборота и поддержки принятия решений и т. д. Основная задача корпоративного портала – создание и поддержка единой интегрированной среды для ежедневной работы сотрудников с корпоративными ресурсами и информационными ресурсами Интернета. 

1.3. Задачи. Назначения. Цели.

Корпоративный портал призван решать следующие основные задачи:

1. Создание информационной базы компании с системой классификации и извлечения информации.
2. Предоставление унифицированного (обычный браузер, не требующий никакого специального клиентского программного обеспечения) персонализированного доступа в реальном времени к корпоративной информации и приложениям сотрудникам компании, а также уполномоченным клиентам, поставщикам и партнерам компании, вне зависимости от их территориального расположения.
3. Обеспечение коллективной работы в реальном времени сотрудников компании, а также уполномоченных клиентов, поставщиков и партнеров компании, вне зависимости от их территориального расположения.

 

     Первый пункт  решает вопрос с вводом, хранением  и извлечением информации. Во многих компаниях число шкафов и папок  с различной информацией, разбросанных по различным подразделения, превышает  тот предел, когда вообще можно  найти в отведенное время требуемую (и лежащую в одной из папок  одного из шкафов в одном из подразделений) информацию. А то и еще хуже, когда  можно найти устаревшую неактуальную информацию, принять ее за актуальную и использовать при выработке  решений.       

Второй пункт решает вопрос доступа  к информации, доступа, не зависящего от территории и времени суток, но строго персонифицированного. Каждый пользователь может видеть и получать только ту информацию, к которой  ему предоставлен доступ.      

Третий пункт решает задачи совместной работы, те задачи, которые традиционные корпоративные системы, не могут  решить без применения Интернет-технологий, т.е. без использования корпоративных  порталов. Эти корпоративные порталы  могут использоваться как отдельные  подсистемы корпоративных систем, так  и как самостоятельные автономные приложения.     

Единственное ограничение корпоративного портала – наличие Интернет-доступа, но мобильный Интернет и спутниковый  Интернет, практически снимают все  территориальные ограничения. Кроме  того, корпоративный информационный портал это кросс-платформенное  решение, не зависящее также ни от оборудования, ни от приложений.     

Приведенные выше определения и  вытекающие задачи практически не имеют  границ. Ведь в принципе, на основе унифицированного браузера можно создать и корпоративную  информационную систему компании любого масштаба. Причем, может, так и было бы, если бы Интернет-технологии появились  бы лет на двадцать раньше.  

Цели и задачи внутрикорпоративного портала.

В общем смысле порталы лучше  классифицировать по реализации уровней  взаимодействия, которые они обеспечивают. Можно выделить следующие основные уровни автоматизации взаимодействия:

• компания – сотрудники;
• подразделения – подразделения;
• сотрудник – сотрудник;
• компания – партнеры и инвесторы;
• компания – клиенты.

Назначение корпоративного интранет-портала.

• Предоставление прозрачного доступа к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах, эксплуатирующихся в компании, а также других информационных источниках.
• Предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, корпоративным приложениям и другим источникам данных внутри и вне компании. При этом информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде – то есть предоставляться таким образом, чтобы максимально поддерживать процесс принятия бизнес-решений и решений функциональных проблем и задач.
• Ведение исторической базы ключевых показателей деятельности Компании, расчет необходимых показателей на основе данных, содержащихся в информационных системах компании. Предоставление аналитических расшифровок значений показателей с различной степенью подробности.
• Обеспечение взаимодействия на уровнях "Компания – Сотрудник", "Сотрудник – Сотрудник", "Подразделение – Подразделение" и поддержка совместной работы между сотрудниками, подразделениями и службами компании.