Электронный документооборот

Рассмотрим систему  электронного документооборота «БОСС-Референт».

Система БОСС-Референт разработана  для автоматизации управленческого  документооборота и делопроизводства. Созданная в  
1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management).

«БОСС-Референт» относится  к категории систем, ориентированных  на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное назначение системы «БОСС-Референт» - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих  рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции  
CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Дополнительные модули системы «БОСС-Референт» включают автоматизацию организации и  планирования мероприятий, автоматизацию  деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс-сервер. Система реализована на платформе Lotus Notes.

Рассмотрим систему  электронного документооборота ЕВФРАТ.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» предназначена для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации.

Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система «ЕВФРАТ» разработана в соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:

• автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;
• электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе «ЕВФРАТ» используется большое количество технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

• встроенный модуль просмотра и печати;
• технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);
• встроенный генератор отчетов;
• технология морфологического анализа текста;
• механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
• встроенные средства взаимодействия удаленных серверов;
• встроенный «Монитор безопасности»;
• подсистема «Работа с шаблонами»;
• подсистема «Автоматическая обработка документов и событий»; подсистема «Автоимпорт документов»;
• подсистема «Понимания документов».

На базе системы «ЕВФРАТ» предлагается решение следующих задач:

• Электронный документооборот (автоматизация делопроизводства),
• Электронный архив (организация архива электронных документов),
• Управление договорами,
• Работа с финансовыми документами,
• Автоматизация бизнес-процессов.

Наличие в «ЕВФРАТ» гибкого инструментария позволяет осуществлять настройку бизнес-процессов, внедрение и запуск системы в эксплуатацию, ее развитие и модификацию силами IT-специалистов заказчика.

Согласно маркетинговым  исследованиям, проведенным Cognitive Technologies более 70% предприятий среднего и малого бизнеса и 25—30% крупных организаций, несмотря на наличие широкого спектра предложений для различных направлений деятельности (CRM, HRM, управление проектами и др.), используют для автоматизации бизнес-процессов стандартные офисные программы и электронную почту.² Такая ситуация вызвана тем, что существующие в настоящий момент решения для автоматизации деятельности организации в первую очередь ориентированы на выполнение учетных функций, слабо обеспечивая движение документов и возможности коллективной работы. При этом функционал подобных систем избыточен для большинства компаний среднего и малого бизнеса, и их использование усложняет, а не упрощает работу сотрудников. 

С учетом этих тенденций  в системе «ЕВФРАТ», кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр. В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные специалистами Cognitive Technologies. Таким образом, использование системы «ЕВФРАТ» позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом «ЕВФРАТ» интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным. 

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» совмещает в себе отлаженность коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает что, с одной стороны, система «ЕВФРАТ» готова к быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций, а с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.

Рассмотрим систему  документооборота PayDox.

Система электронного документооборота PayDox успешно работает на сотнях предприятий. Количество пользователей, работающих с СЭД PayDox, исчисляется десятками тысяч.

Электронный документооборот PayDox, как и множество других систем документооборота, таких как Ефрат, БОСС-Референт и др, помогает предприятию: структурировать и оптимизировать бизнес-процессы, повысить эффективность работы сотрудников, снизить управленческие расходы, контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия.

Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на 
web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции. ³

Рассмотрим  систему документооборота DIRECTUM.

DIRECTUM – система электронного документооборота и управления взаимодействием, применяемая в разных областях деятельности предприятий.

Система DIRECTUM соответствует  концепции ECM (Enterprise Content Management) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM, как и другие системы документооборота обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

На базе системы DIRECTUM разрабатывается широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

Решение описанных задач  обеспечивают модули системы DIRECTUM:

• Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, схемы Microsoft Visio, рисунки CorelDraw, видео и пр.); расширенная поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
• Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов; богатые расширяемые библиотеки блоков для формирования маршрутов (workflow).
• Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
• Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
• Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
• Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.
• Обращения граждан и организаций. Организация работы с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.
• Управление показателями эффективности. Оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC).

Таким образом, мы рассмотрели  некоторые виды электронных систем документооборота, используемых в современных  условиях на предприятиях различных  форм собственности.

Заключение

Рынок электронного документооборота развивается очень динамично. Появляется множество новых систем, обладающих различными характеристиками. Перед  любой организацией, которая решила перейти на электронный документооборот, несомненно встаёт вопрос выбора именно той системы, которая будет наиболее эффективно использоваться в данной организации. 
        В данной курсовой работе описаны возможные методы  
оценки параметров и свойств СЭД. Состав параметров и  
свойств, подлежащих оцениванию, определяется самой  
организацией в зависимости от специфики и потребностей. 
Но нужно помнить, что при выборе СЭД следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на  
основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от  
требований и специфики конкретной организации. 
        Технология электронного документооборота позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний. Электронный обмен данными – это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств. Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако бумажный документ уходит на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Накопленные бумажные архивы, при помощи систем ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск вследствие пожара или других чрезвычайных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Перевод документов в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность.

Электронный документооборот  – высокотехнологичный и прогрессивный  подход к существенному повышению  эффективности работы в организациях. Залогом успешной работы всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей граждан вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием граждан.