Шпаргалка по "Деловому общению"

У діловому мовленні вживаються незмінні дієслівні форми на -но, -то замість пасивних дієприкметників, коли є потреба наголосити на дії, а не на ознаці: виконано, запропоновано, реорганізовано, досягнуто, набуто.

Ця форма вживається в ролі головного  члена в односкладних безособових  реченнях: Постанову прийнято одностайно. При ній не буває підмета, але є прямий додаток, виражений З. (чи Р.) відмінком без прийменника: рішення прийнято, звіт заслухано, усі плани розглянуто, помилок не помічено.

Безособова форма виражає дію, минулу недавно: Останнє заняття закінчено, посібники здано. Якщо ж ідеться про давно закінчену або майбутню дію, то додається допоміжне дієслово було або буде: Минулого року було опубліковано посібник. Незабаром буде опубліковано новий посібник.

 

 

12. Проаналізувати правопис  прийменників у професійному мовленні.

 

Для українського ділового мовлення важливе правильне вживання прийменника  по, особливо тоді, коли йдеться про  переклад з російської мови на українську. Адже російські конструкції з  прийменником по в українській мові перекладаються цілим рядом конструкцій  з прийменниками:

за: за свідченням; за власним бажанням; за дорученням; за наказом; за вказівкою; менеджер за професією і т. д.;

з: з питань комерційної торгівлі; з ініціативи; дослідження з уфології; курс лекцій з української мови; з багатьох причин; з певних обставин; з нагоди (чогось) і т. д.;

на: на замовлення; на вимогу; на пропозицію; на мою адресу;

для: курси для вивчення; комісія  для складання актів;

після: після одержання посвідчення; після повернення; після від'їзду; після розгляду (чогось) і т. д.;

у (в): викликати у службових справах; у вихідні; в усіх напрямках;

по: черговий по району; наказ по відділенню; спеціаліст по проектуванню споруд; колеги по роботі; по можливості; комітет по сприянню малим підприємствам і  підприємцям і т. д.

 

 

13. Визначити синтаксичні структури у професійному мовленні.

У діловому мовленні складне речення, як і просте, обслуговує потреби  мовного спілкування (як усного, так  і письмового). Різні типи синтаксичних структур дають надзвичайно багаті можливості для якнайточнішого вираження  змісту ділових паперів та передачі різноманітних логічних відношень.

Складні синтаксичні структури  відрізняються від простих речень своєю будовою: членами простого речення є слова або словосполучення, а членами складних конструкцій  є кілька моделей речень (прості речення поєднуються і стають частинами складних речень).

Одна з основних вимог до речень будь-якого типу у діловому мовленні є вимога чітко й містко виражати значний за обсягом і складний за змістом матеріал. Речення має  бути цілісним і передавати інформацію в усій складності залежностей і  зв'язків. Синтаксичні зв'язки у реченнях називають за функцією залежного  члена речення: означальні (між означенням і підметом, додатком, обставиною), обставинні (між присудком і обставинами), додаткові (між присудком і додатком), присудкові (між підметом і присудком).

З метою пов'язання компонентів  думки, у діловому мовленні найчастіше серед різних типів синтаксичних одиниць використовують займенникові зв'язки (це займенники цей, такий, той, а також займенникові слова типу даний, відомий та ін.). Для встановлення різних відношень між однорідними  членами використовуються сполучники типу: якщо не ... то, не тільки ... а й  та ін. Логічний зв'язок між компонентами думки, послідовність Цих компонентів  виражаються за допомогою вставних слів по-перше, по-друге, отже, таким  чином та ін. З цією ж метою  використовуються синтаксичні конструкції  типу незважаючи на..., завдяки... та ін.

У діловій документації переважає  розповідна форма викладу Присудок ставиться здебільшого у формі  теперішнього часу, перевага надається  пасивним конструкціям {прибуток —  одері жується, система освіти —  перебудовується та ін.). Синтаксис  ділових паперів характерний  вживанням інфінітивних конструкцій (перебудувати, втілити, фінансувати  та ін.), дієприслівникових і дієприкметникових  зворотів; використанням серед дієслівних форм першої особи множини теперішнього і майбутнього часу (розглянемо, пропонуємо, звернемося та ін.), розщепленого присудка (виявити увагу, вести переговори та ін.).

Серед синтаксичних структур складних речень у ділових паперах широко вживаються сполучники /, але, а, зв'язки між простими реченнями в межах  складного синтаксичного цілого здійснюються за допомогою сполучників  через те що, перш ніж, після того як та ін., а для позначення складних логічних зв'язків використовуються багатослівні сполучники типу відповідно до того, у зв 'язку з тим та ін.

Досить рідко вживаються у діловому стилі модальні частки ніби, начебто, неначе, а також питальні конструкції.

Загалом, використовуючи різні синтаксичні  структури у діловому мовленні, слід добиватися, аби виклад був простим  і зрозумілим.

 

14. Дати визначення документу, як основному виду ділового мовлення. Вимоги до складання та оформлення різних видів документів.

 

Документ – це діловий папір, оформлений у заведеному порядку, що фіксує

і передає інформацію, підтверджує  її достовірність та об’єктивність  і

має відповідно до чинного законодавства  юридичну силу [144, 17].

Організація роботи з документами  та діяльність щодо їх створення

називається діловодством.

 

Документи виконують різні функції. До загальних їх функцій належить

інформаційна (документ зберігає інформацію), соціальна (документ є

соціально значущим об’єктом), комунікативна (документ є засобом

закріплення та передання культурних традицій).

 

Специфічними функціями документа  є правова (документ є засобом

закріплення і зміни правових норм та відносин у суспільстві),

управлінська (документ виступає інструментом управління), історична

(документ є джерелом історичних  відомостей про розвиток суспільства).

 

Будь-який документ є складовою  частиною системи документації.

 

Система документації – це сукупність певних документів, взаємопов’язаних

за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних

вимог до їх оформлення.

 

Документація містить такі складові частини: документи щодо особового

складу, довідково-інформаційні документи, обліково-фінансові документи,

організаційні документи, розпорядчі документи.

 

Правила складання та оформлення документів

Документи складаються з  реквізитів. Реквізити – це структурні елементи

документа, які поділяються  на постійні і змінні. Постійні друкують при

виготовленні документа, а змінні фіксують на ньому у процесі  заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності,

називається формуляром. Кожний вид документа має свій формуляр. Аркуш

паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять  постійну

інформацію, називається  бланком.

 

Кількість реквізитів у документах не однакова. Вона визначається видом,

змістом та призначенням документа. Кожному реквізиту відведено  певне

місце. Це робить документи  зручними для зорового сприйняття, полегшує їх

опрацювання.

Основним реквізитом документів є текст, який розміщується на всю  ширину

сторінки. Текст може складатися з таких логічних елементів: вступу

(зазначається причина  укладання документа, викладається  історія питання

тощо); доказу (визначається суть питання: пояснення, міркування, що

супроводжуються цифровими  розрахунками, посиланнями на законодавчі  акти

та інші матеріали); закінчення (формулюється мета складання документа).

Текст документа, що містить  закінчення, є простим, а який має  ше й інші

логічні елементи – складним.

 

 

 

15. Назвіть основні реквізити документів. Визначте види документів та їх класифікацію.

 

 

Обов’язковим реквізитом документів є дата. Документ датують  днем їх

написання або затвердження. Місце дати залежить від призначення  та форми

документа. На бланках дату ставлять у лівій верхній частині  разом з

індексом. Якщо документ складений  не на бланку, то дату ставлять під

текстом зліва. Її записують  словесно-цифровим способом (у міжнародній

практиці та в документах матеріально-фінансового характеру) або цифровим

(у всіх інших документах).

 

Важливим реквізитом документів є підпис. Складовими частинами підпису

може бути назва посади, організації, сам підпис і розшифрування  його,

тобто ініціали та прізвище особи, які не беруться у дужки. Підпис

засвідчує законність документа  та відповідальність особи за його зміст і

наслідки дії.

 

Реквізитами майже усіх документів є адресат й адресант. Кожний елемент

цих реквізитів пишеться з  нового рядка, переважно без перенесення. Якщо

документ адресовано службовій  особі, то назва установи є складовою  назви

посади адресата. Такі реквізити  розміщуються у документі здебільшого

перед текстом.

 

Використання інших реквізитів, визначених Держстандартом, залежить від

виду, змісту, форми та призначення  документів.

 

Документи оформляють переважно  на одній сторінці паперу. Якщо документ

займає кілька сторінок,то не залишають на одній сторінці і  не

переносять на іншу два  рядки тексту або інших реквізитів. Для складання

службових документів в установах  використовують бланки або папір  формату

А4, А5.

 

 

Класифікація документів

Відповідно до змісту документа, зокрема  відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист  тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної  діяльності;

— з питань підготовки та розподілу  кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових  і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньоторговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються  працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються  будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

5. За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування  з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються  на трафаретних, бланкових паперах  із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані —  в яких певна частина даних  готується заздалегідь (типовий  лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються  за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

—прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;

—складні — відображають два  й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в  порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною  позначкою терміну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користування;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

— справжні — чинні, нечинні;

— підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних  засобів.

14. За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.

Документи в управлінській діяльності

Найчисленнішою групою документів є система управлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських функцій (планування, координація діяльності тощо).

До її складу входять:

1. Організаційні документи (положення, статут, інспекція, правила).

2. Розпорядчі документи (постанова, ухвала, розпорядження, наказ, витяг із наказу, вказівка).

3. Довідково-інформаційні документи (акт, відзив, висновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояснювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспонденція), телеграма, факс, телефонограма).

4. Документи з кадрово-контрактових питань (автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода).

5. Особисті офіційні документи (доручення, розписка, заповіт, посвідчення).

Спеціалізована документація

Специфіку різних сфер діяльності суспільства  відтворюють спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична, військова тощо). До спеціалізованих належать також документаційні системи, пов’язані з виконанням спеціальних управлінських функцій (облік, постачання, збут тощо). Серед них можна виділити такі групи документів: