Унифицированные системы документации

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует  такой вид документа, как "Служебная  записка". Однако данный вид документа  широко используется на практике. В  связи с чем предлагаем оформлять "Служебную записку" в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях единства оформления документации.

Из определений следует, что служебная записка - документ, составляемый в структурном подразделении  и представляемый руководителю вышестоящего уровня, это может быть руководитель подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель организации. Служебная записка - документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем  одного подразделения и направляемый в другое подразделение для решения  вопросов, входящих в его компетенцию.

Служебные записки составляются по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию  подразделения и не требует обращения  к вышестоящему должностному лицу. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Опыт показывает, что в деятельности практически любой организации  возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений подразделений. В таких ситуациях и используются служебные записки.

Текст служебной записки  оформляется на специальном бланке с логотипом организации или  на обычных листах бумаги формата  А4.

Текст состоит из двух частей:

• В первой части фактические сведения.
• Во второй просьбы, выводы, предложения.

Служебные записки выполняют  множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут  подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная  записка - это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.

Так как служебные записки  предназначены для осуществления  внутренних коммуникаций, то может  показаться, что легче просто поговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:

Служебная записка сохраняется  в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка  может быть подшита в архив  для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие  важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке  с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю  такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки  выполнения работ.

Служебная записка удобна для передачи сложной информации. Когда устное сообщение содержит слишком много очень специфических  деталей или его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание. Запутанные инструкции нелегко понять, а когда их произносят вслух, то вероятность ошибки восприятия возрастает. Таким образом, служебные  записки становятся прекрасными "шпаргалками".

Служебные записки могут  быть доступны сразу нескольким читателям  одновременно. Если Вы хотите передать сообщение нескольким сотрудникам  сразу, то на индивидуальное общение  с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная  записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

Подготовка  служебной записки

Независимо от ситуации, в которой пишется служебная  записка, начинать необходимо с ее планирования. Прежде всего, определите Ваши цели. Зачем  Вы пишете? Затем постарайтесь проанализировать предполагаемую аудиторию, ответив  на вопрос: Кому Вы пишете? И, наконец, выберите основные идеи, подумав, что конкретно  Вы хотите донести до читателя.

Служебную записку изобрели для того, чтобы упростить коммуникативный  процесс внутри организации, поэтому  при ее подготовке и написании  некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно деловые люди, которым приходится часто писать, при подготовке служебной  записки меньше задумываются над  подбором наиболее подходящих слов, чем  при подготовке письма. Служебная  записка, как правило, менее формальна  и более конкретна, чем письмо.

Основные  цели подготовки служебных записок

Служебные записки готовят  в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели включают в себя:

• Запрос информации;
• Выдачу инструкций;
• Сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• Объявления (извещения).

Служебная записка с запросом информации составляет часть внутренней деятельности любой организации. В  одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос читателю требуются  многие часы работы, в других случаях  читатель может написать ответ прямо  на оригинале и вернуть отправителю. Можно выделить три этапа подготовки служебной записки с запросом информации:

• Обозначьте основную мысль - запрос.
• Изложите необходимые детали.
• Напомните читателю основную мысль и предоставьте дополнительную уточняющую информацию.

Эффективность записки-запроса  зависит в основном от ясности  и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.

При передаче инструкций с  помощью служебной записки Вы должны попытаться так преподнести  информацию, чтобы ни одного вопроса  предполагаемого читателя не осталось без ответа. В то же время старайтесь избегать "пережевывания" и повторения очевидного.

Сопроводительная служебная  записка представляет читателю более  длинное сопровождаемое сообщение. При этом Вы можете выйти за рамки  простого представления сообщения  и тем или иным образом интерпретировать его читателю, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка может  быть также использована для сообщения  о таких событиях, как перемещения  персонала, встречи или изменения  в деловой политике компании. Иногда записки-извещения широко распространяются по всей организации, иногда они могут  предназначаться только для узкого круга лиц, а иногда их вывешивают на доске объявлений компании.

Формат  служебной записки

Формат служебной записки  предназначен для упрощения и  ускорения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается  за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части  страницы и включают в себя:

Кому:

От:

Дата:

Тема:

Введя этот формат, компания обеспечивает появление информации определенного типа в одной и  той же части служебной записки, что в дальнейшем облегчит работу с ней.

 

4. Номенклатура  дел: понятие, виды, состав реквизитов  и правила оформления.

Номенклатура дел как  один из основных инструментов организации  делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в  процессе деятельности организации; 

- раздельная группировка  в дела документов постоянного  и временного сроков хранения;

- конкретная и четкая  формулировка заголовка дела, которая  полностью отражает состав и  содержание документов в нем  и исключает возможность включения  в дело документов, не соответствующих  его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри  разделов номенклатуры в соответствие  со степенью важности и сроком  хранения документации.

Различают типовые, примерные  и конкретные номенклатуры дел.

Типовая номенклатура дел  составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой  состав дел, единую индексацию этих дел  и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования  типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации  в течение календарного года. В  крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого  структурного подразделения, затем  они объединяются в сводную номенклатуру.[4]

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся  в конкретную номенклатуру. Из примерной  номенклатуры дел при составлении  конкретной выбираются названия тех  дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые  дела, предусмотренные в примерной  номенклатуре, могут объединяться или  разъединяться в зависимости  от объема документации или специфики  работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

Составление и  оформление номенклатуры дел

Формированию и удостоверению  номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения  об учреждении и его структурных  подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного  хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни  документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное  хранение.

Кроме того, очень важно  знать и учитывать требования, закрепленные в таких нормативных  и нормативно-методических документах, как Государственная система  документационного обеспечения  управления, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации, Основные правила работы ведомственных  архивов, Архивными учреждениями разработаны  и методические пособия по составлению  номенклатур дел.[8]

К процедуре формирования номенклатур дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении  состава задач, которые будут  решаться подразделениями в течение  года, а также состав документов. Негосударственными организациями  методическую помощь могут оказать  на договорных началах архивные учреждения.

Номенклатура дел на предстоящий  год составляется в последнем  квартале предшествующего года и  после утверждения руководителем  вводится в действие с 1 января. Она  должна ежегодно пересматриваться и  уточняться, а не реже, чем раз  в пять лет, или при изменении  функций и структуры организации  – заново составляться и согласовываться.

Ответственность за формирование (корректировку) номенклатуры дел организации  лежит на службе документационного  обеспечения управления, номенклатур  структурных подразделений –  на руководителях структурных подразделений. Работу по формированию номенклатуры строят в соответствие с приказом руководителя организации. В нем  должны быть указаны сроки формирования номенклатур структурными подразделениями  и представления их в документационную службу, сроки формирования номенклатуры для всей организации и представления ее на утверждение руководителю организации, а также срок введения в действие.

Формирование номенклатур  структурных подразделений, как  правило, возлагают на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении. Ее проводят под  непосредственным методическим руководством и при практическом участии сотрудника документационной службы и заведующего  ведомственным архивом (ответственного за архив). Заголовки дел по номенклатуре сличают с документами и делами текущего года и в случае необходимости  корректируют, а также вносят дополнительные заголовки, отражающие новые или  раннее не учтенные документируемые участки или вопросы деятельности.[5]

Готовую номенклатуру подразделения  сначала подписывает сотрудник, ответственный за делопроизводство подразделения, далее ее согласовывают  с экспертной комиссией (ЭК) подразделения (при ее наличии) и с заведующим ведомственным архивом, а затем ее утверждает руководитель структурного подразделения.

Номенклатуру дел организации  оформляют на общем бланке или  чистом листе формата А4. Сначала ее подписывает руководитель службы делопроизводства организации. Затем ее визирует заведующий ведомственным архивом. После одобрения номенклатуры дел ЭК организации ее направляют на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. Согласованная с ЭПК архивного учреждения номенклатура утверждается руководителем организации. После этого в структурные подразделения направляют выписки соответствующих разделов.