Технічне документування

8) збір і передача науково-технічної інформації;
9) внесення змін в оригінали;
10) експертиза наукової та. практичної цінності технічних документів;
11) підготовка документів до здачі і державний архів.
Згідно з існуючими правилами, всі наявні в установах, організаціях і на підприємствах оригінали, дублікати та копії науково-дослідних та технічних документів підлягають передачі на зберігання в СНТД. Структурні підрозділи установ, організацій і підприємств передають НТД у СНТД після закінчення розробки НТД з проблем (тем), виробам, технологічним процесам, об'єктам планування та капітального будівництва в цілому або в міру завершення їх самостійних етапів, стадії або частин. При прийомі документації на зберігання співробітники СНТД перевіряють: комплектність документів відповідно до відомостей, специфікаціями, змістом томів, альбомів і інших документів, у яких перераховується вся передана документація; наявність встановлених підписів і дат, правильність виконання основних написів і титульних аркушів; фізичний стан документів - придатність їх для зберігання, багаторазового зняття (відсутність надривів, подклеек, потертих місць, перегинів та ін.) НТД передається в СНТД на тих носіях, на яких вона виконана, - паперових, електронних та ін.
На збереженні в СНТД знаходяться найрізноманітніші документи: науково-дослідні, конструкторські, технологічні, проектні для будівництва; фотодокументи, документи на різних типах носіїв, що фіксують процес НДР, конструювання виробів, проектування об'єктів капітального будівництва; документи з винаходів і відкриттів, раціоналізаторських пропозицій, а також картографічні, інженерно-геологічні та інші види технічних документів.
Температурно-вологісний режим зберігання документів в архівосховищі повинен відповідати наступним параметрам:. Приміщення для зберігання НТД обладнують металевими стаціонарними або пересувними стелажами, а також спеціальними металевими шафами з висувними ящиками і сейфами для зберігання оригіналів. В якості спеціального обладнання можуть використовуватися стаціонарні відсіки - бокси з металевими перегородками і полицями. Допускається обладнання сховищ дерев'яними стелажами та шафами, обробленими вогнезахисним складом.
З метою забезпечення збереження документів СНТД здійснює їх облік. Обліку підлягають усі зберігаються в архіві документи, повідомлення про зміни НТД, страхові копни, фонд користування (за наявності), переліки проектів, проблем (тем), НТД по яких підлягає передачі на державне зберігання, а також опису документів постійного зберігання.
Одиницею обліку архівної документації в СНТД є: для наукової документації - звіт по темі НДР або інший вид документації, зброшуровані в тому (папку); для конструкторської, технологічної та проектної документації - лист креслення, текстовий документ, зброшуровані в тому (папку) світлокопії. Кожна одиниця обліку реєструється під окремим порядковим номером. В оригіналі документа, що складається з декількох аркушів, інвентарний номер проставляється на кожному аркуші.
Прийняті в СНТД документи реєструються і враховуються в інвентарних книгах, які заповнюються на підставі даних основного напису креслень і титульних аркушів переплетених врахованих одиниць зберігання. Інвентарні книги ведуться окремо на кожну групу архівної документації: науково-дослідну, конструкторську, технологічну, проектну. В окремих інвентарних книгах враховуються типові проекти, документи сторонніх організацій, надіслані в порядку обов'язкового надходження або для відомості; документація для службового користування. Для науково-дослідної документації ведуться окремо інвентарні книги для звітів по НДР і інших видів наукових документів. Звіти за темами вносяться в інвентарні книги по мірі надходження. Інвентарна книга містить такі графи: інвентарний номер, дата надходження, етап, позначення, найменування теми і її номер, номер державної реєстрації, найменування інституту-розробника, відділу, лабораторії, прізвища керівника та відповідального виконавця теми, кількість аркушів, примірників, примітка.
Прийняті оригінали конструкторської та технологічної документації реєструються поаркушно. На кожен конструкторський чи технологічний документ, яким присвоєно інвентарний номер, складається картка обліку. На документацію допоміжного та індивідуального виробництва картка обліку не заводиться. Копії конструкторських і технологічних документів, виготовлені організацією-розробником, в окремих інвентарних книгах не реєструються, а враховуються у картках обліку копій по позначенням або інвентарними номерами, присвоєним їх оригіналах. Копії конструкторських і технологічних документів, отримані від інших організацій, реєструються в окремій інвентарній книзі і враховуються у картках обліку, які складаються на кожну папку, альбом або окремий документ.
Інвентарна книга для реєстрації проектної документації для будівництва аналогічна інвентарній книзі на конструкторську документацію. Реєстрація оригіналів проектної документації в інвентарній книзі здійснюється в міру надходження технічних документів проекту з окремим самостійним частинах. Допускається вести окремі інвентарні книги на кожна споруда, об'єкт. У межах кожної частини на кожному кресленні або текстовому документі проставляється інвентарний номер, присвоєний в архіві цієї частини. Реєстрація копійний проектної документації проводиться за окремими зброшуровані томам (папок) у картках обліку.
Глава 8. Експертиза цінності науково-технічних документів
Науково-технічна документація, що утворюється в результаті діяльності установи, організації чи підприємства, має різну науково-історичну цінність і практичне значення. З метою визначення значення конкретних категорій технічних документів проводиться експертиза їх цінності. Під експертизою цінності НТД розуміється всебічна комплексна оцінка науково-технічних документів на основі критеріїв виходячи із загальних методологічних принципів відбору документації, дли визначення наукового, соціально-культурного та історичного значення НТД, встановлення термінів відомчого зберігання і відбору її в оптимальному обсязі для передачі на державне зберігання . Основними методологічними принципами експертизи цінності та відбору ВТД на державне зберігання є історизм і всебічна, комплексна оцінка. Принцип історизму передбачає відбір науково-технічної документації, що відображає об'єктивні закономірності розвитку науки і техніки в різні періоди історії суспільства. При всебічної і комплексної оцінки архівної НТД враховується значення і місце кожного наукового дослідження, технічної розробки в системах всіх наукових досліджень і розробок по певній проблематиці, а також місце і роль кожного документа в складі наявного документного комплексу взагалі і в даній установі, організації або на підприємстві зокрема.
Експертиза цінності НТД здійснюється у два етапи: перший етап - вибір проблем, проектів виробів промислового виробництва і технології їх виготовлення, об'єктів планування та капітального будівництва, НТД яких підлягає передачі на державне зберігання, другий етап - експертиза цінності НД, відібраних проектів з проблем та визначення складу НТД, підлягає прийому на державне зберігання. На кожному етапі експертизи цінності НТД застосовується в комплексі система загальних і специфічних критеріїв.
До загальних критеріїв, що застосовуються у процесі експертизи цінності НТД, відносяться:
1) походження (роль і місце установи, організації та підприємства в системі установ, організацій і підприємств в господарстві країни в цілому або в конкретній галузі, значимість виконуваних ним функцій, час і місце освіти, авторство документів);
2) зміст (значущість події, явища, предмета, відображеного в документах);
3) значення міститься в документі інформації, її повторюваність в інших документах, цільове призначення, вид і різновид документа;
4) зовнішні особливості (юридична достовірність документа - наявність підписів, дат, печаток);
5) наявність резолюцій, позначок;
6) особливості передачі тексту;
7) справжність;
8) особливості матеріальної основи документа;
9) особливості фізичного стану, повнота, збереження документа.
Специфічними критеріями для першого етапу експертизи з усіх наукових досліджень і розробок є:
1) ступінь відображення рівня стану науки і техніки, виробництва в певний період розвитку суспільства;
2) значущість проблем (тем), проектів, моделей, конструкції, технології на момент впровадження для розвитку галузей і народного господарства в цілому;
3) принципова новизна, унікальність, оригінальність рішення проблеми, конструкції, технології, проекту;
4) економічна ефективність впровадження результатів дослідження чи технічної ідеї;
5) соціальна ефективність досліджень та науково-технічних розробок.
Специфічними критеріями для другого етапу є:
1) етапність наукових досліджень (стадійність технічних розробок);
2) ступінь інформативності видів і різновидів документів на певних етапах досліджень і стадіях розробок;
3) ступінь відображення в науково-технічному документі реально існуючого явища або об'єкт.
Для організації та проведення експертизи цінності всіх груп документів і відбору їх для передачі на державне зберігання створюється єдина експертна комісія (ЕК). До її складу входять найбільш кваліфіковані фахівці, добре знайомі зі змістом НТД та напрямками діяльності організації. У експертну комісію в обов'язковому порядку включаються: начальник і один із співробітників СНТД, що є секретарем ЕК, особа, відповідальна за ведення діловодства, представник державної архівної служби. Директором ЕК призначається один з керівників організації (заст. директора з наукової роботи, головний інженер або його заступник, головний конструктор або його заступник). ЕК є дорадчим органом, працює в безпосередньому контакті з ЕПК відповідної архівної установи, отримує від нього організаційно-методичну допомогу і вказівки.
Основними функціями ЕК організації є: організація і проведення спільно з співробітниками СНТД безпосередньої роботи з експертизи цінності НТД, відбору її на постійне і тимчасове зберігання і виділення до знищення НТД, що втратила практичне значення і не має науково-історичного значення.
Організації та підприємства після закінчення строків зберігання документів організовують передачу їх на державне зберігання у встановленому комплекті і в упорядкованому стані з відповідним науково-довідковим апаратом і страховими копіями на особливо цінні документи. Документація приймається за описом, затвердженим ЕПК архівного органу, в хорошому фізичному стані (відреставрована, переплетена, що пройшла дезінфекцію дезінсекцію). Усі витрати, пов'язані з підготовкою документів до передачі на госхранение і транспортуванням, виконуються за рахунок організації.
НТД, що не має науково-історичної цінності, але зберегла практичне значення, зберігається в СНТД протягом строків, передбачених галузевими та відомчими переліками, потім відбирається до знищення в установленому порядку. Акти на знищення НТД розглядаються ЕК і затверджуються керівником організації після затвердження описів справ постійного зберігання та погодження акта на ЕПК архівного органу.
Науково-технічна документація, що зберігається в архівах, використовується з дотриманням відповідних правил роботи з архівними документами. Для обліку осіб, що користуються науково-технічною документацією, в архіві ведеться книга обліку відвідування, в якій при кожному відвідуванні архіву дослідник розписується. Книга обліку відвідувань заводиться щорічно і має такі графи: порядковий номер, прізвище, ім'я, по батькові дослідника, найменування організації, відділу, що направили його в архів, тема дослідження, дата, примітка.
На всіх співробітників, що користуються архівними технічними документами, заводяться формуляри бібліотечного зразка, які розташовуються в картотеці за алфавітом прізвищ абонентів. На кожен виданий технічний документ, крім формуляра, складається контрольна картка, яка служить для обліку використовуються в практичній роботі документів і розташовується в порядку зростання їх позначень. Після повернення технічного документа в архів запис про видачу у картці погашається, а картка залишається в контрольній картотеці.
Науково-технічна документація, що зберігається в технічних архівах, використовується в державних, науково-дослідних цілях, публікується в пресі, для наведення довідок, виготовлення копій і виписок.

Висновок.
Науково-технічна інформація - невід'ємна частина будь-якого наукового дослідження, проектної або конструкторсько-технологічної роботи. У сучасних умовах спеціаліст фізично не в змозі самостійно стежити за всім новим, що з'являється у світі за його цікавить галузі знання. Тому організація служби науково-технічної інформації, облік і реєстрація всієї створюється технічної документації має величезне значення для розвитку економіки країни.
Велике значення має використання технічної документації відомчих архівів для стандартизації. При розробці нових стандартів збирається максимальна кількість креслень, технічних описі, розрахунків, технологічних карт на виготовлення стандартизований вироби. Потім проводиться їх докладний аналіз, встановлюється подібність, відмінність і т.д., і зрештою створюється проект стандарту.
Технічні документи необхідні при написанні дисертацій, монографічних досліджень, дипломних робіт, а також використовуються професорсько-викладацьким складом вищих і середніх спеціальних навчальних закладів для постановки нових і вдосконалення старих навчальних курсів.
Деякі спеціалізовані проектні організації та архітектурні майстерні випускають каталоги своїх робіт, до яких включено відомості про типові проекти будинків, стандартних вузлах машин, про наявному обладнанні.

Список використаної літератури.
1. Борушек Л.С. Єдина система конструкторської документації. - М.: Видавництво стандартів, 1989.
2. Васильєв О.Л. Стандартизація для всіх. - М.: Видавництво стандартів, 1992.
3. Гончаров А.А. Метрологія, стандартизація і сертифікація. - М.: Академія, 2005.
4. Гуторова І.А. Стандартизація, метрологія та сертифікація. - М.: Пріор, 2001.
5. Єдина система технологічної документації. - Мн.: Видавництво стандартів, 1992.
6. Зіньківська Н.В. Сертифікація: теорія і практика. - М.: Пріор, 2002.
7. Крилов Г.Д. Основи стандартизації, сертифікації та метрології. - М.: Юніті, 2003.
8. Ліфиць Н.М. Основи стандартизації, метрології, сертифікації. - М.: Юрайт, 2001.
9. Загальнотехнічний довідник під загальною редакцією Скороходова Є.А. - М.: Машинобудування, 1990.
10. Сергєєв О.Г. Метрологія, стандартизація, сертифікація. - М.: Логос, 2001.
11. Сертифікація складних технічних систем під загальною редакцією Круглова В.І. - М.: Логос, 2001.
12. Соломаха В.Л. Основи стандартизації, допуски, посадки і технічні вимірювання. - Мн.: ДізайнПро, 2004.
13. Фомін В.М. Сертифікація продукції. - М.: Центр економіки і маркетингу, 2001.

http://ua-referat.com