Структура, функции и и задачи служб ДОУ

Простота расчёта по данной формуле привела к её многократному повторению в учебных и справочных пособиях по делопроизводству. Однако она была рассчитана на министерства и государственные комитеты и основывалась на существовавшей в те годы технологии машинописного оформления документов с многократными перепечатками текстов при подготовке документа и малой степени механизации управленческого труда. Расчёт по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления. Сегодня эта формула интересна лишь для истории делопроизводства.

Более реален расчёт численности делопроизводственного персонала, проводимый через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т. е. трудоёмкости). Для проведения данного расчёта в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы:

• нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утверждённые постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации;¹⁶
• межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утверждённые постановлением Министерства труда Российской Федерации;¹⁷
• нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утверждённые постановлением Министерства труда Российской Федерации.¹⁸

Чтобы вычислить необходимую численность персонала отдельно определяется трудоёмкость каждого вида нормируемых и ненормируемых работ. Для нормируемых видов работ нормативы времени уже рассчитаны и указаны в перечисленных сборниках. По каждому виду работ норматив времени определяется по формуле:

Нвр = Н × К	, где
	Нвр — затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч.;
	Н — норматив оперативного времени, установленный для выполнения данной работы;
	К — коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, физкультурные паузы и личные потребности, % оперативного времени.

По результатам анализа карт, фотографий и самофотографий рабочего времени К принимается равным 1.1.

Затем определяется годовая трудоёмкость нормируемых работ (Т_н) в часах с учётом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Тн = Нвр × Vi	, где
	Нвр — затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы, ч.;
	Vi — объём конкретного вида работы, выполняемый за год.

Годовая трудоёмкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учётом объёма выполняемых работ по формуле:

Тнн = Нннi × Vi	, где
	Нннi — трудоёмкость ненормируемой работы конкретного вида;
	Vi — годовой объём ненормируемых видов работ.

Общую годовую трудоёмкость как нормируемых, так и ненормируемых операций рассчитывают по формуле:

То = Тн + Тнн

Зная общую годовую трудоёмкость работ, выполняемых службой делопроизводства рассчитывают, сколько надо работников для выполнения этой работы по формуле:

Чяв = То ∕ Фп	, где
	Фп — полезный фонд рабочего времени работника за год.

Таким образом, общая численность работников, занимающихся делопроизводственным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы делопроизводства и всех работников других подразделений, на которых возложены делопроизводственные функции. 

 

                                    Заключение

 Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного  обеспечения управления (далее –  ДОУ) документационное обеспечение  управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой — службой документационного обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• внедрение на предприятии  единого порядка работы с документами  в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

• осуществление методического  руководства организацией работы с  документами в структурных подразделениях предприятия;

• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

• совершенствование  форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение  управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и  управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации  и предприятия.

 

Список использованных источников и литературы:

 

1. Источники:

1. Федеральный Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.
5. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 N 152 
6. Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994г .№72.М.,1995

                          2. Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002.- 354с.
2. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007. -224 с.
3. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004.- 256с.

 

4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.
5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. – М.: Бератор, 2003.- 354с.
6. Киселев С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л. Киселев. – 2-е изд., стер. - М.: Издательство центр «Академия», 2004. -208с.
7. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004.- 156с.
8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
9. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000.-243с.
10. Пшенко А.В. Документационное обеспечение (Делопроизводство): Учеб. Пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФА-М, 2003. -256с. (серия «Профессиональное образование).
11. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. – 192 с.
12. 10 Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416с.

 

 

¹ Федеральный Закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

² Государственная система государственного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.1991г.

³ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003

⁴ Кушнаренко Н.Н. Документоведение. – К.: Знания, 2004. –С. 205.

⁵ Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

⁶ Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006

⁷ Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003

⁸ Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005

⁹ Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004

¹⁰ Киселев С.В. Современные офисные технологии: Учебное пособие для 10-11 кл. / С.В. Киселев, И.Л.    Киселев. – 2-е изд., стер. - М.: Издательство центр «Академия», 2004. -

¹¹ ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

¹²Государственная система государственного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.1991г.

¹³ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

¹⁴ Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает общие требования к документационному обеспечению управления. Однако этот документ в настоящее время не является нормативным, а скорее носит рекомендательный характер и в определенной части является устаревшим. Тем не менее некоторые положения, введенные ГСДОУ в 1988 г., остаются и в настоящее время актуальными. Это касается в первую очередь некоторых общих правил документирования управленческой деятельности.

¹⁵ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов других служащих

(утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37)

¹⁶ Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утверждённые постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации. от 26 марта 2002г.№23.М.,2002

¹⁷ Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994г .№72.М.,1995

¹⁸ Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Постановление Минтруда РФ от 10.09.1993 N 152