Структура, функции и и задачи служб ДОУ

В функции секретариата входит:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации  ДОУ (делопроизводства) – это  центр совершенствования ДОУ,  методический центр. 

К его функциям относятся:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая,  в свою очередь, подразделяется  на: экспедицию, бюро переписки, бюро учета и регистрации документов, компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем

5. Центральный архив

6. Инспекция

2.Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция – специализированный  участок, осуществляющий прием  и отправку по почте и курьерской  связи документации и корреспонденции. 

2. Подразделение по  учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация  входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет  контроль за сроками исполнения  устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений  граждан) занимается приемом и  учетом предложений, заявлений  и жалоб граждан. Ее функции  следующие:

• подготовка обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки  документов осуществляет перепечатку  документов с черновиков, считку  и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в  тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре  постоянно действующий коллегиальный  орган. Выполняет функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
• подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
• организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет  всю работу с документами в  небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной  структуры.

Таким образом, действующие  нормативно-методические документы  регламентируют наименование и примерную  структуру службы ДОУ государственных  предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных  структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

 

1.3. Основные задачи и функции ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ  решает три основных комплекса задач:

        1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы  с документами в учреждении;

        3)совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед  службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения  документирования управленческой  деятельности могут быть решены  с помощью выполнения следующих  функций: 

• разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
• обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
• контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

2. Задачи организации  работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
• Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
• Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• Контроль за исполнением документов;
• Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
• Обеспечение защиты информации.
• 3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

 

 

 

2. Должностной и численный состав службы ДОУ

                     2.1.Должностной состав службы ДОУ

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих¹⁵. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

Согласно нормативным  документам, работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории:

• руководители;
• специалисты;
• технические исполнители.

К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:

• управляющий делами;
• заведующий канцелярией;
• заведующий общим отделом;
• заведующий протокольным отделом;
• начальник секретариата;
• заведующий экспедицией;
• заведующий центром подготовки документов;
• заведующий копировально-множительным бюро;
• заведующий машинописным бюро.

Наименование должности  «начальник» или «заведующий» указывается  с добавлением наименования структурного подразделения.

 В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и её структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

В категорию специалистов входят:

• документовед;
• помощник руководителя;
• инспектор по контролю за исполнением поручений;
• редактор;
• археограф;
• инспектор;
• секретарь коллегии;
• корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

К категории технических исполнителей отнесены:

• экспедитор;
• делопроизводитель;
• стенографистка;
• технический секретарь;
• курьер;
• оператор организационной техники
• архивариус;
• секретарь-машинистка;
• секретарь-стенографистка;
• секретарь руководителя.

Задача технических исполнителей — передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов.

Добавить к должности наименование «старший» можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчинёнными ему исполнителями.

Указание в наименовании должности «ведущий» устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.

 

 

2.2.Численный состав службы ДОУ

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

В начале 70-х годов была предложена методика расчёта численности делопроизводственного персонала Н_д, чел., исходя из объема документооборота и общей численности работников организации. Формула выглядела достаточно простой:

Нд = 0,00016 × Д0,98 × Р0,1	, где
	0,00016 — коэффициент для министерств, выведенный научно-исследовательским институтом труда на тот период опытным путем;
	Д — объем документооборота, док.;
	Р — общая численность работников организации, чел.