Специфика конфиденциального делопроизводства

Domino. Doc имеет очень широкие возможности для создания и управления документами в распределенной вычислительной среде, обеспечивая характерную для современных промышленных решений надежность, и включает следующие функции:

• разработку документов при помощи любых программных продуктов Windows;
• поддержку коллективной работы над документами;
• регистрацию входящих и исходящих документов;
• поддержку в виде документов любых данных, которые могут быть сохранены в электронной форме;
• сохранение версий документов;
• полномасштабные средства текстового поиска и получения документов;
• создание типовых документов;
• поддержку промышленных средств защиты и шифрования документов;

 

2.2. Корпоративное  конфиденциальное электронное делопроизводство  должно состоять из следующих  взаимосвязанных систем

 

- Системы электронного конфиденциального документооборота;

- системы защиты информации, циркулирующей в системе электронного конфиденциального документооборота;

- системы электронного конфиденциального информационного хранилища;

- системы сопряжения конфиденциального электронного и бумажного документооборота.

Система электронного конфиденциального документооборота должна предусматривать следующие возможности:

- возможность создания электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;

- возможность создания составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;

- возможность создания электронных документов с помощью сканирования документа на бумажном носителе;

- возможность создания электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью: электронной почты, корпоративной компьютерной сети, устройств ввода компьютерной информации (дисководы и т.д.).

Работу с электронными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.).

Создание регистрационной карточки электронного документа, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:

дата создания, получения, исполнения;

регистрационный номер;

фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;

права доступа;

степень конфиденциальности;

количество листов и т.д.

Разделения документов по степени конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу.

Получения и отправления электронных документов (документооборот) по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте.

работы с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления ссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга (например, с помощью гиперссылок с возможностью просмотра цепочки взаимосвязанных документов).

контроля передвижения электронных документов по сети и контроля ознакомления с электронными документами, а также контроля за копированием, редактированием и размножением электронных документов.

Осуществления контрольных функций (контроля исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения и т.д.), а также возможность сигнального режима, как составной части контроля. Поиска электронных документов по:

реквизитам;

ключевым словам;

содержанию;

дате создания;

контрольным срокам;

исполнителю и т.д.

Анализа электронных документов по:

тематике;

проблематике;

исполнителям;

резолюциям;

дате создания и т.д.

Дублирования (архивирования) электронных документов с заданной периодичностью, а также ведение систематизированных электронных архивов документов, их образов, учетных карточек с возможностью поиска и анализа.

разделение конфиденциального и открытого электронного делопроизводства.

Система конфиденциального электронного информационного хранилища должна предусматривать возможность:

1. систематизирования поступающих  в хранилище документов различных  видов и форм и упорядочения  работы с ними;

2. гарантированно сохранять документы  в массивах хранилища, освободив  от этой функции сотрудников;

3. отслеживать движение документов, выдаваемых сотрудникам, контролировать  и обеспечивать их возврат (физические  документы) и уничтожение выданных  электронных копий;

4. обеспечивать эффективный поиск  нужных документов в хранилище  по идентификационным признакам;

5. организовать малозатратную технологию  выдачи документов сотрудникам  и возврат документов в хранилище;

6. уменьшить количество документов, одновременно находящихся у исполнителя  за счет оперативного их получения  из хранилища;

7. упростить работу с документами, находящимися в хранилище, и сократить  временные затраты на их подборку  и анализ за счет дружественного  интерфейса в интерактивном режиме;

8. обеспечить режим безопасности  документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения  из хранилища за счет использования  современных технологий и средств  информационной безопасности, а  также разграничение доступа  пользователей.

Система защиты конфиденциального электронного делопроизводства должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства;

блок технических средств защиты электронного делопроизводства, связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и наводок;

блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с человеческим фактором и решением кадровых вопросов;

блок организационных методов защиты электронного делопроизводства.

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен быть многорубежный. Наиболее эффективной является система, состоящая из 3 рубежей:

1 рубеж - системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная  сеть (средства защиты Windows, Office и т.д.);

2 рубеж - системы защиты информации, встроенные в саму систему  электронного делопроизводства;

3 рубеж - системы защиты информации, дополнительно установленные в  компьютерной сети на сервере  и на рабочих местах пользователя

Блок технических (программных) средств защиты электронного делопроизводства должен предусматривать:

- защиту информации при пересылки по корпоративной компьютерной сети;

- защиту информации при передаче по электронной почте;

- защиту компьютерной информации от несанкционированного доступа;

- защиту компьютерной сети при работе в глобальной информационной сети Интернет (в идеальном случае для работы с Интернетом, а также с электронной почтой необходим отдельный компьютер, работающий в автономном режиме);

- мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам электронного делопроизводства, включающий в себя:

- контроль и защиту электронного документа от просмотра;

- контроль и защиту электронного документа от редактирования и отмена защиты от редактирования;

- контроль и защиту электронного документа от копирования и распечатывания на принтерах;

- разделение пользователей на группы и наделение каждой группы возможности работы только с электронными документами определенного грифа конфиденциальности

контроль целостности и достоверности электронного документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью электронной цифровой подписи;

- защиту от вредоносных программ (вирусов);

- парольную защиту на включение машины, на обращение к жесткому диску и/или на открытие файлов прикладных программ с периодическим изменением используемых паролей.

Прикладные компьютерные программы конфиденциального документооборота как минимум, должны выполнять четыре основные функции: регистрацию (индексирование), хранение и поиск, контроль исполнения и подготовку документов. Также должны создать в организации единое документированное информационное пространство, дающее пользователям средства для повышения эффективности управления и совместной работы над документами сотрудниками организации на любом рабочем месте (в рамках их компетенции), в режиме реального времени.

 

Заключение

 

Итак, деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как "запись информации на различных носителях по установленным правилам". Другими словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Часто документирование является обязательным, устанавливается законами или иными нормативными правовыми актами.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть конфиденциального документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В настоящее время в системе делопроизводства произошли значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

В результате проведения анализа применения прикладных компьютерных программ конфиденциального электронного документооборота была применена программа, отвечающая основным заявленным требованиям, а именно: создание, регистрация, распределение, согласование и поиск документов. Эта система может успешно применяться как на малых предприятиях для централизованного хранения всего комплекса документов, так и в средних компаниях, используя весь функционал программы, необходимый для быстрого и качественного конфиденциального документооборота.

Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота, а также быстрая окупаемость. Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций. Сотрудники компании смогут тратить меньше времени на рутинные операции и больше уделять внимания своим задачам.

К направлениям дальнейшего совершенствования можно отнести внедрение в созданную систему структуры детального разделения пользователей на группы по функциональному признаку или должностному, учёта и контроля исполнения. Но даже существующий вариант, прошедший тестирования, можно назвать завершенным продуктом и использовать для автоматизации конфиденциального документооборота.

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Алексеенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. – М.: ЗАО «Бизнес школа». Интел-Синтес. 2009. С.19.
2. Гугуева Т.А. Конфиденциальное делопроизводство: учебное пособие /Т.А. Гугуева. - М.: Альфа-М : ИНФРА-М, 2012. - 192 с.

 

3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. ; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2009. С.47.
4. Куняев Н.Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник / Н.Н. Куняев, А.С. Дёмушкин, Т.В. Кондрашова, А.Г. Фабричнов; под общ. ред. Н.Н. Куняева – М.: Логос, 2011. – 452 с.
5. Некраха, А.В. Организация конфиденциального делопроизводства и защита информации: учебное пособие /А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. - М.: Академический Проект, 2007. - 224 с.
6. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учеб.-практ. Пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев [и др.]; под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. С.200.