Современные материальные носители документированной информации: достоинства и недостатки

При помощи документирования информация приобретает необходимые  свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.

В результате документирования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую  силу, возможность идентификации, доказательства ее подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.

Существует три основных сущностных подхода к формулированию понятия документа: как материального  объекта; как носителя информации; как документированной информации. В течение, длительного времени главенство в термине принадлежало носителю.

Современное понимание  документа выводит на передний план информационную составляющую документа  и ее правовое обеспечение, позволяющее осуществить идентификацию документа в процессе его функционирования. Включение в понимание документа правовой составляющей позволяет реализовать концепцию управления документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.

Для управленческого  документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».

Носители информации самым тесным образом связаны  не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

В настоящее время  электронные носители активно вытесняют бумажные, во всех отраслях жизни, что приводит к значительному сбережению древесины. Минусом их является то, что для считывания и для каждого типа и формата носителя необходимо соответствующее ему устройство считывания.

Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Известно, к примеру, об экспериментальной технологии Лос-Аламосской лаборатории (США), которая позволяет записывать ионным пучком кодированную информацию в 2 Гбайт (1 млн. машинописных страниц) на отрезке проволоки длиной всего лишь 2,5 см. При этом прогнозируемая долговечность носителя оценивается в 5 тыс. лет при очень высокой износостойкости. Для сравнения: чтобы записать информацию со всех бумажных носителей Архивного фонда Российской Федерации, потребовалось бы только 50 тыс. таких булавок, т.е. 1 ящик. На одной из научных конференций, состоявшейся также в США, был продемонстрирован изготовленный из никеля "вечный диск" Rosetta. Он позволяет сохранять в аналоговом виде до 350000 страниц текста и рисунков в течение нескольких тысяч лет.

Заканчивая свою работу, я бы хотела отметить роль в нашей  жизни материальных носителей, которые в XXI в. просто необходимы. В настоящее время большая часть информации хранится либо на жестких дисках или флеш-носителях или на СD-дисках.

 

Упростились условия  хранения информации, по сравнению  с бумажными документами, для которых приходилось соблюдать ряд обязательных требований: условия поддержания оптимального уровня влажности в помещении, температуры, кислотности, борьбы с микроорганизмами и др., а также проблемы, связанные с защитой печатной продукции от стихийных, техногенных бедствий.

 

Происходит совершенствование  материальных носителей информации, позволяющих использовать и выделить более экономные технологии для их производства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

 

1. ГОСТ З 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

2. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - К.: Знания, 2006. - 459 с.

3. Ларьков Н.С. Документоведение. - М.: Восток-Запад, 2006. - 428 с.

4. Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства. // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2006.- №8. - С. 22-27.

5. Ларин М.В. Управление  документацией и новые информационные  технологии. М: Научная книга, 2001. - 288 с.

6. Стенюков М.В. Документоведение  и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2006. - 173 с.

 

7. Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. М.: ВНИИДАД, 2000. - 234 с.

 

8. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. 2004. - № 1. - С.120-122.

 

9. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 2003. - 261 с.

 

11. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. - 2000. - №1. - С.10-17.

12. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. - 1999. - №2. - С.12-16.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

Сравнительная таблица  современных носителей документированной  информации

 

Материальные  носители	Достоинства	Недостатки
Бумага	Дешевизна, простота в использовании	Низкая прочность, недолговечность
Оптические (лазерные) носители информации	Компактность, надежность, дешевизна, самые популярные носители информации	Низкая емкость, низкая скорость записи, высокая энергоёмкость, энергозависимость, хрупкий корпус, недолговечность
Магнитные носители	Возможность мгновенного перехода к нужной ячейке информации, хорошее  сочетание цена/качество	Недостаточная на сегодняшний  день плотность записи, устаревшая технология
Перфорированные носители	Простота изготовления, возможность использования в  самых низкотехнологичных устройствах	Малая плотность записи, низкая скорость чтения/ записи, невысокая надежность, невозможность  перезаписи информации
Микрографические носители	Малые физические размеры и вес, значительная информационная емкость, компактность хранения информации	Необходимость в специальной аппаратуре для считывания информации
Пластиковые карты	Компактность, высокая  надёжность, возможность хранения значительного объёма информации	Невысокая степень защиты хранящихся данных, нуждающаяся в усовершенствовании
Носители на базе флэш-памяти	Емкость, надёжность, компактность, энергонезависисимость, простота в использовании, низкое энергопотребление, многофункциональность	Ограниченное число циклов записи/стирания
Носители объёмного изображения	Высокая емкость при  сохранении компактных размеров носителя	Высокая цена