Материальные носители информации

Оглавление

Введение……………………………………………………………………………...3

ГЛАВА 1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ: ПОНЯТИЕ, СВОЙСТВА, ИСТОРИЯ  РАЗВИТИЯ……………………………………………...5

1.1. Понятие информации: виды, свойства………………………………………...5

1.2. Материальные носители  как средства фиксирования информации………....9

1.3. История развития материальных носителей информации………………….11

1.4. Виды материальных  носителей информации………………………………..14

ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ………………….25

2.1. Материальные носители информации в документационном обеспечении управления………………………………………………………………………….25

2.2. Влияние типа носителя  информации на долговечность  и стоимость документа…………………………………………………………………………...30

Заключение………………………………………………………………………….36

Список источников и литературы………………………………………………....38

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Информационные  процессы активно воздействуют на все  стороны человеческой жизни. Использование  новейших информационных технологий многократно  усиливает это влияние. Чтобы  реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека. Особенно велика роль информации в процессе управления – на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т. д. Собственно, без информации невозможно и само управление, зародившееся около 7 тысячелетий назад. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.

Понятие документа  основано на двуединстве информации и материального носителя. Материальные носители оказывают большое влияние  на процессы создания, трансляции, хранения и использования документированной информации.

Актуальность  темы заключается в том, что на данном этапе развития делопроизводства в России уровень количества документов настолько велик, что необходимость применения и усовершенствования материальных носителей информации одна из важнейших государственных проблем.

Целью работы является изучение видов, места и  роли материальных носителей информации в работе документационного обеспечения  управления.

Основные  задачи исследования:

- изучение истории развития материальных носителей информации;

- определение  проблем и главных направлений  развития материальных

  носителей  информации.

Объект исследования – материальные носители информации.

Предмет исследования – роль материальных носителей информации в документационном обеспечении управления.

Цель и  задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

В ходе проделанной  работы были изучены труды ведущих ученых в области документоведения и информатики: М.И.Басакова, Н.Н.Кушнаренко, Н.С.Ларькова, Д.С.Чернавского, Ф.А.Гедровича, Ю.А.Василевского. Особое внимание  обращалось на публикации в журналах: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Отечественные архивы», где содержится важный для раскрытия темы материал. Издания и статьи, использованные для написания работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ: ПОНЯТИЕ, СВОЙСТВА, ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ

 

1.1. Понятие  информации: виды, свойства

 

В ΧΧ веке слово  «информация» стало термином во множестве  научных областей, получив особые для них определения и толкования. Согласно «Новейшему философскому словарю», информация (лат. information – разъяснение, изложение, осведомленность) – одно из наиболее общих понятий, науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т. п.

Согласно тому же философскому словарю, информация не может быть передана, принята или хранима в чистом виде. Носителем ее является сообщение. Таким образом, информация не существует сама по себе, а только через использование носителя, которым может быть очень многое – от звука или сотрясания твердых предметов до импульсов электрической энергии.

В информационных службах  также используются следующие определения  информации: Информация – это сведения о ком – либо или о чем – либо, получаемые из внешнего мира с помощью различных средств.

Правовое определение  понятия «информация» дано в федеральном  законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об  информации, информационных технологиях  и защите информации» (статья 2): информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Носитель информации (информационный носитель) – строго определенная часть конкретной информационной системы, служащая для промежуточного хранения или передачи информации. Носителем информации является все, что может воспринимать, хранить и передавать информацию (человек, животное, жесткий диск, растение, книга и т. д.).

В обиходе информацией  называют любые данные или сведения, которые кого - либо интересуют, например сообщение о каких - либо событиях, о чьей – либо деятельности и т. п. « Информировать» в этом смысле означает «сообщить нечто, неизвестное раньше».

Информация есть характеристика не сообщения, а соотношения между  сообщением и его потребителем. Без  наличия потребителя, хотя бы потенциального, говорить об информации бессмысленно.

В случаях, когда говорят  об автоматизированной работе с информацией  посредством каких – либо технических  устройств, обычно в первую очередь  интересуются не содержанием сообщения, а тем, сколько символов это сообщение содержит.

Применительно к компьютерной обработке данных под информацией  понимают некоторую последовательность символических обозначений (букв, цифр, закодированных графических образов  и звуков и т.п.), несущую смысловую  нагрузку и представленную в понятном компьютеру виде. Каждый новый символ в такой последовательности символов увеличивает информационный объем сообщения. [22, с. 18]

Информация представляет собой качественную и количественную характеристику организованности отражения. Вообще информация – это как бы некоторая «сила», направленная против дезорганизации и хаоса; в этом смысле информация неотделима от структурности, организованности материальных систем. [8, с. 27]

Информация «многолика», включает в себя синтаксический, семантический и прагматический аспекты. … Разные стороны понятия информации отображаются в целом спектре теорий. Эти теории, как правило, не противоречат, а дополняют друг друга, развивая разные количественные меры, связанные с той или иной стороной феномена информации. При этом всегда имеется в виду задача – если не полного, то частичного синтеза этих теорий. [8, с. 367]

Информация есть информация, а не материя и не энергия. Тот  материализм, который не признает этого, не может быть жизнеспособным в настоящее  время. [9, с.211]

Столь общий многообразный  объект как информация не может допускать  единого метода численного измерения, а идеи Шеннона обоснованы лишь в  применении к той важной, но все  же ограниченной ситуации, когда рассматриваются  оптимальные методы кодирования и декодирования информации в целях ее передачи по каналам связи или ее хранения. [5, с. 105]

Так же, как  на смену механической пришла энергетическая картина мира, так и последняя  постепенно уступит место кибернетической, информационной картине мира. [22, с. 35]

На сегодня наиболее используемые виды информации – текстовая (книги, письма, документация и др.) и  электронная (наборы электронных знаков, которыми записана какая – либо информация, от текстов до фильмов).

Информация  может существовать в виде:

• текстов, рисунков, чертежей, фотографий;
• световых или звуковых сигналов;
• радиоволн;
• электрических и нервных импульсов;
• магнитных записей;
• жестов и мимики;
• запахов и звуковых ощущений;
• хромосом, посредством которых передаются по наследству признаки и свойства организмов, и т.д.

 

Что можно  делать с информацией

создавать	принимать	комбинировать	хранить
передавать	копировать	обрабатывать	искать
воспринимать	формализовать	делить на части	измерять
использовать	распространять	упрощать	разрушать
запоминать	преобразовывать	собирать	и т.д.

 

Все эти процессы, связанные с определенными операциями над информацией, называются информационными  процессами.

Информация  обладает следующими свойствами:

• достоверность
• полнота
• точность
• ценность
• своевременность
• понятность
• доступность
• краткость и т.д.

Информация  достоверна, если она отражает истинное положение дел. Недостоверная информация может привести к неправильному  пониманию или принятию неправильных решений. Достоверная информация со временем может стать недостоверной, так как она обладает свойством устаревать, т.е. перестает отражать истинное положение дел.

Информация  полна, если ее достаточно для понимания  и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация сдерживает принятие решений или может повлечь  ошибки.

Точность  информации определяется степенью ее близости к реальному событию  объекта, процесса, явления и т. п.

Ценность  информации зависит от того, насколько  она важна для решения задачи, а также от того, насколько в  дальнейшем она найдет применение в  каких – либо видах деятельности человека.

Только своевременно полученная информация может принести ожидаемую пользу. Одинаково нежелательны как преждевременная подача информации (когда она еще не может быть усвоена), так и ее задержка.

Информация  должна преподноситься в доступной (по уровню восприятия) форме.

 

1.2. Материальный  носитель информации как средство  фиксирования информации

 

Носитель  информации – материальный объект, предназначенный для хранения информации.

Человек в  своей памяти хранит информацию об окружающей действительности в виде различных образов: зрительных, звуковых, вкусовых и т.д. Для долговременного хранения информации, ее накопления и передачи из поколения в поколение используются материальные носители информации. [11, c. 26]

Материальная природа носителей информации может быть различной:

• молекулы ДНК, которые хранят генетическую информацию;
• бумага, на которой хранятся тексты и изображения;
• магнитная лента, на которой хранится звуковая информация;
• микросхемы памяти;
• магнитные и лазерные диски, на которых хранятся программы и     данные в     компьютере и т. д. [4, с.86]