Служебный этикет

 

б) безотлагательно  отвечать на каждое письмо, адресованное непосредственно

вам. Соблюдать лаконичность, иногда вполне достаточно нескольких слов.

Отсутствие ответа равносильно тому, как если бы вы проигнорировали

приветствие, отказались бы пожать протянутую руку или повернулись  бы спиной

к своему собеседнику;

 

в) в электронном  послании всегда надо указывать его  основную тему. Это

правило появилось  не сразу, оно выработалось постепенно, явившись

результатом определенных практических требований. Необходимо учесть,

письма, не снабженные четко сформулированной темой, могут  быть

проигнорированы;

 

г) высылая письмо незнакомому адресату, пользуйтесь  обычным текстовым

кодом, иначе не исключено, что он просто не сможет его получить, и услуги

связи будут стоить дешевле;

 

д) в конце каждого  электронного послания обязательно  следует указать свое

имя, фамилию, должность  и место работы, ваш номер электронной  почты,

а также телефон  и обычный почтовый адрес, эти  сведения не должны превышать

четырех строк;

 

е) не перегружайте электронное послание дополнительными  материалами

(фотографиями, рисунками  и т.д.);

 

ж) правильно выбирайте  формат текста (текстовый формат займет в сто раз

меньше места, чем  документ любого приложения);

 

з) большой объем  дополнений высылайте только с согласия или по просьбе

адресата. Уточните, имеет ли его почтовый ящик ограничения  на принимаемую

информацию;

 

и) послания с приложенными исполнимыми файлами (exe, com), а также

документы Microsoft Office могут нести компьютерные вирусы, как правило,

уничтожающие содержимое компьютера адресата;

 

к) для быстрого ответа на электронное послание достаточно воспользоваться

кнопкой «Ответ», чтобы  получить готовое к отправлению  письмо;

 

л) отвечая на письмо, не следует повторять всю корреспонденцию  целиком,

достаточно воспроизвести  только те ее фрагменты, на которые  вы хотите

сослаться, (такое  цитирование вовсе не обязательно, но является

определённым жестом вежливости по отношению к вашему виртуальному

корреспонденту, который  мог и забыть суть своего послания или отдельных

аргументов в  дискуссии);

 

м) каждое электронное  послание одного корреспондента другому  является

частным, поэтому  каждым пользователем должно соблюдаться  правило на тайну

переписки, (т.е прежде чем передать его содержание другим лицам, необходимо

получить разрешение автора);

 

н) на корреспонденцию, не адресованную лично вам и не от автора послания,

отвечать не следует, чаще всего вам навязывается ненужная коммерческая

информация.

 

Итак, в Интернете  постарайтесь по возможности не отнимать время у других

и не позволяйте никому отнимать его у вас, и тогда  общение в виртуальном

мире будет плодотворным и радостным.