Служба делопроизводства в учреждениях дореволюционной России

К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные  свойства» деловых бумаг и  их «внутренние» свойства.

В разделе о наружных свойствах  документов он дает классификацию деловых  бумаг с точки зрения внешней  формы:

1. Сношения (или отношения);
2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;
3. Официальные письма;
4. Записки;
5. Выписки;
6. Порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;
7. Части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, банковые надписи, «кувертные» надписи;
8. Титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль («слог») документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных места и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющее более половины его объемного труда.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система  министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIXв. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало  к жизни новый вид переписки  – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к  появлению телефонограмм – письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце XIX – начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость  ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила  идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым  создавалось множество пунктов  регистрации документов в учреждении.

Большая работа по упрощению  делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 н. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов – рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.

Однако работа по совершенствованию  делопроизводства в военном ведомстве  из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально- политический переворот – сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революция привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

Заключение

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Роль и значение документов велики. Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин.

Не нужно доказывать, что  знание делопроизводства, умение документально  оформить управленческое решение6 наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

В заключение сформулируем выводы по работе:

1. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
2. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
3. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

Список литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция. – Росто-на-Дону: «Феникс», 2001.
2. Басаков М.И. Основы делопроизводства для менеджера. – Ростов-на-Дону: РГЭЛ, 1995.
3. Белов А.Н. Совершенствование документооборота в научной организации. – М.: Высшая школа, 1984.
4. Белов А.Н., белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.: ЭКСМО, 2006.
5. Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. – Казань, 1989.
6. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М.: 1999.
7. Государственные учреждения России XVI-XVIII вв. – М., Изд-во МГУ, 1991.
8. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. – М.: высшая школа, 1988.