Служба делопроизводства в учреждениях дореволюционной России

Содержание

 

Введение

1. Становление документационного обеспечения управления в России
2. Приказное делопроизводство
3. Система коллежского делопроизводства
4. Система министерского делопроизводства XIX – начал XX вв.

Заключение

 

Список литературы

 

 

Введение

 

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время  они неузнаваемо изменились.

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю  всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

В древности документы  составлялись на самых различных  материалах. В Ассирии – на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне  – на пальмовых листьях, в Египте – на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде – на бересте. Изобретенная в 105 году в Китае бумага открыла новую эру в жизни  документов. На многие столетия она  стала практически единственным материалом для оформления.

Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько  десятилетий назад с появлением компьютера.

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как  способа изложения информации не только личного, но и государственного значения.

Уже в  V в до нашей эры  древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы, от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения  и передачи информации.

«Создание министерств привело к возникновению огромного бумажного делопроизводства. Отчеты, доклады, циркуляры и распоряжения стали теперь одним из главных средств управления. В результате этого выросли штаты чиновников. Возникла незримая, но достаточно могущественная власть канцелярии и бюрократии, свойственная истории XIX века».

Актуальность этих слов из монографии «Русская история. От Екатерины Великой до Александра II» (авторы И.Заичкин и И.Почкаев) очевидна и свойственна истории делопроизводства XIX и XX веков.

Новые формы, организация  и задачи центральных органов  государственного управления были закреплены манифестом 8 сентября 1802 года, которым  коллегии были преобразованы в министерства.

В.Ключевский писал в «Курсе русской истории»: «Прежние коллегии подчинены министерствам как  их департамент; главным отличием новых  органов центрального управления была их единоличная власть: каждое ведомство  управлялось министром вместо прежнего коллегиального присутствия».

XIX век характеризуется обилием новых видов государственных документов. Многие из старых документов получили новые названия.

Так, законодательные и  распорядительные акты органов государственной  власти стали оформляться указами, инструкциями, регламентами, протоколами  и др.

Возросло количество форм «переписки» : письма, доношения, известия, требования, рапорты, прошения идр. Большое внимание уделялось унификации документов, т.е. были подготовлены инструктивные указания с изложением по пунктом о составлении документов по определенной форме. Для ряда документов, таких, как дипломы, патенты и пр., были созданы генеральные формуляры-образцы, по которым они должны были составляться.

В конце XIX века из-за границы  в Россию стали поступать, как  мы сейчас их называем, «технические средства»: пишущие машины, множительные аппараты (гектографы, стеклографы, шапирографы), получила развитие стенография.

Над проблемами усовершенствования и рационализации делопроизводства работали Варадинов Н.В., Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А., Витке Н.А., Бызов Л.А., Дрезен Э.К., Бурдянский И.М., Розмирович И.М. и др.

Проблемой нашей работы являются службы делопроизводства в учреждениях  дореволюционной России.

Цель курсовой работы: проанализировать методическую и теоретическую литературу по проблеме исследования, выявить  особенности рационализации делопроизводства в дореволюционной России.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Проанализировать методическую и теоретическую литературу по проблеме исследования.
2. Выявить основные этапы развития делопроизводства в России.
3. Выявить характерные особенности рационализации делопроизводства в дореволюционной России.

 

1. Становление документационного обеспечения управления в России.

Возникновение делопроизводства в России.

 

Название «делопроизводства» сохранилось от дореволюционной  России. История государственных  учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный  аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

В работе чиновников дореволюционной  России писание документов, как тогда  говорили, и бумаг, работе с ними занимали главное место. Обладая  огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Понятие и слово «делопроизводства» возникли в центральных  учреждениях  Московского государства – приказах – несколько столетий назад (XV-XVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной ( в XVIII – XIX и в начале XX в. – прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляя»дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство». Совокупность дел также называли делопроизводством.

В XVIII в. правила ведения  делопроизводства нашли подробное  отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.). Указание Генерального регламента царской  бюрократии почитались за непреложный  закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Но и Генеральный регламент  и последующие законодательство XIX и начала XX в.     под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку.

Делопроизводство же, как  система документирования самых  разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.

Так, уже в  приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство.

Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом, малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может.

В силу этого административное производство было самым распространенным.

Почти параллельно с административным делопроизводством, как самостоятельная, развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского ,а затем и статистического.

Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных.

Развитие специальных  систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое  значение в царской России приобрела  коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

 

2. Приказное делопроизводство.

 

Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце  XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVIIвв.

Образование Русского государства  потребовало создания специальных  органов для реализации властных полномочий. Во главе государства  стоял царь. Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума, представлявшая собой собрание представителей старинных  боярских фамилий и позднее, в  XVIIв., выслужившихся приказных чинов – дьяков. Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской).  Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе.

Оформление приказов позволило  централизовать управление страной. В  деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением  задач государственного аппарата число  приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при  них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и  «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы и повытья.

Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки  и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие  – переписывали документ набело. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подъячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов.

Приказы по праву можно  было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество  инстанций, подолгу задерживаясь без  необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы слово  «волокита». Подклеенные в столбцы  длиной в среднем 50-80 м документы  наматывались на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие.

В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация  документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы, создания, оформления и обработки их.

В приказном делопроизводстве складывается система видов и  разновидностей документов, в которых  фиксируются и передаются решения  по управлению государством.

От верховной власти в  лице царя и Боярской думы подчиненным  направлялись грамоты, указы и приговоры  Боярской думы. Для переписки между  приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных  учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных  лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения  государственных учреждений между  собой, а также частных лиц  с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.;  статистические данные заносили в книги – писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Текст документов писался  на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона  использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст  занимал несколько листов, их склеивали  по узкому краю в ленту, иногда очень  большой длины (например, Соборное уложение 1649г. имело длину около 309 м), которая  скатывалась в свиток, получивший название «столбец».  Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой». Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания называли «став».