Системы автоматизации коллективной работы над документами

Наиболее перспективным представляется использование искусственного интеллекта для построения экспертных систем. Экспертная система - это компьютерные программы, формализующие процесс  принятия решений человеком, Назначение экспертных систем - формирование и  вывод рекомендаций в зависимости  от текущей ситуации, которая описывается  совокупностью сведений, данных, вводимых пользователем в диалоговом режиме. Требуемые при этом данные могут  извлекаться из создаваемой для  решения функциональных задач базы данных. Выдаваемые компьютером рекомендации должны соответствовать рекомендациям  специалиста высокой квалификации. Поэтому в формировании БЗ должны принимать участие специалисты - менеджеры высокой квалификации.

В качестве элемента экспертной системы  можно рассматривать и базу данных. В то же время БД является составной частью БНД и ИТ. Поэтому наряду с БЗ экспертная система должна рассматриваться как основная составляющая часть внутримашинного информационного обеспечения.

Экспертные системы, являющиеся в  настоящее время наиболее распространенным классом систем искусственного интеллекта, обладают способностью рассмотреть  большое число вариантов, чем  это доступно человеку, при доскональном анализе ситуаций в той или  иной предметной области и выдать интеллектуальные решения в сложных  ситуациях, благодаря наличию в  них баз знаний. Поэтому в помощь менеджерам в условиях распределенной системы обработки данных предполагается создать ряд экспертных систем. Так, при разработке плана производства для уточнения номенклатуры планируемой к выпуску продукции целесообразно создать экспертные системы по оценке конъюнктуры рынка и оценке технического уровня продукции, связанные с довольно сложным анализом исходной информации.

 

3. Системы автоматизации коллективной работы над документами 

 

Предприятиям, организациям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

Система электронного документооборота позволяет организовать любое взаимодействие между сотрудниками компании на основе документов. Она обеспечивает создание документов, их движение по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение документов.

Каждый документ в системе электронного документооборота имеет набор однозначно характеризующих его реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карточка может включать тип документа (например, бюджет), имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ и многое другое. Хранение и поиск документов осуществляется также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.

С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать  участие специалисты, находящиеся  в разных офисах и даже в разных городах.

Системы документооборота позволяют  хранить множество версий одного документа. Кроме прямого изменения  документов, системы электронного документооборота позволяют аннотировать документы, то есть вставлять примечания и комментарии  к ним без изменения самого документа.

Для организации коллективной работы с документами обычно используется локальная сеть. Документ хранится на одном из компьютеров, но обратиться к нему через сеть может любой  пользователь, включив концевые выключатели  omron . Совместная работа с документами имеет ряд особенностей.

В любой момент времени доступ к  документу может иметь только один пользователь. При работе с  документами большого объема это  вызывает значительные трудности, если за разные части документа отвечают разные сотрудники. Просто распределить разделы документа по отдельным  файлам недостаточно: оформление документа  должно содержать общие элементы, например сквозную нумерацию страниц, общее оглавление, одинаковые колонтитулы, единую систему перекрестных ссылок. Справиться с подобными трудностями  позволяет режим главного документа.

При коллективной работе над документами  изменения в один и тот же документ вносят разные люди. Их действия не всегда согласованы. Для разрешения возникающих  противоречий необходимо знать, кто  именно и почему внес в документ изменения. Текстовый процессор позволяет регистрировать все правки документа и добавлять примечания, важные не для читателя, а для соавторов. Впоследствии внесенные изменения принимают или отвергают.

Доступ к документу, расположенному в локальной сети организации, могут  иметь не только те, кому это положено, но и посторонние лица. Текстовый  процессор позволяет защитить документ от постороннего вмешательства, задав  ограничения на доступ к нему. Уровень  строгости ограничений выбирают в соответствии с назначением  документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Список использованных источников  

 

1. Титоренко, Г.А. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Г.А. Титоренко. - 2 изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 439 с.

2. Безручко, В.Т. Компьютерный практикум по курсу Информатика: учебное пособие / В.Т. Безручко. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ИД ФОРУМ: ИНФА-М, 2010. - 368 с.

3. Еремеева, Г.А. Лабораторный практикум по информатике: Учеб. пособие для вузов / Г.А. Еремеева, В.С. Микшина, Н.Б. Назина. - М.: Высш.шк., 2007. 376 с.

4. Одинцов, Б.Е. Информатика в экономике: Учеб. пособие / Б.Е. Одинцов, А.Н. Романов. - М.: Вузовский учебник, 2008. - 478 с.

5. Могилев, А.В. Практикум по информатике: Учеб. пособие / А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер. - М.: Академия, 2008. - 608 с.