Регистрация входящих документов. Технология регистрации документов

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ___________ от _________.

 

 

 

ЗАО «Информационные технологии

пр.Мира, 181, Москва, 112281

тел. 183-15-01, факс: 183-18-36

ОКПО 03415612

_________№________________

На №__9/912-к_от__13.05.2012

 

 

 
Пример оформления отметки для реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" на бланке письма

 

Схема расположения реквизита “Ссылка на регистрационный номер и дату документа” приведена на рисунках 3 и 4.

 

Рис. 3. Расположение реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" на формате А4 углового бланка

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

Рис. 4. Расположение реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" на формате А4 продольного бланка

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

 

 

2.3 Реквизит 17 – Резолюция

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Морозовой Н.В.  Федосеевой Н.А.     Прошу подготовить проект   договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009     Личная подпись     Дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в  резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.                        Рис. 5. Пример оформления реквизита "Резолюция"

В ряде случаев, когда  на документе нет свободного места  или резолюция готовится в  виде отдельного поручения, допускается  оформление резолюции на отдельном  листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом. Несмотря на то, что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунках 6 и 7.

Рис. 6. Расположение реквизита "Резолюция" на формате А4 углового бланка

17 - резолюция

Рис. 7. Расположение реквизита "Резолюция" на формате А4 продольного бланка

17 - резолюция

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4 Реквизит 22 – Подпись

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Генеральный директор   ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

Не допускается подписывать  документы с предлогом "За" или проставлением косой черты  перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа  лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется  следующим образом:

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

или:

Исполняющий обязанности  генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

Например:

Генеральный директор   ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне.

Например:

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись     К.В. Воробьев	Личная подпись     Е.Н. Ярославцева

Право подписания документов должностными лицами организации может  быть представлено: учредительными документами  организации (уставом, учредительным  договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного  отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных  интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 8.

  

Рис. 8. Расположение реквизита "Подпись"

22 - подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5 Реквизит 29 – Отметка  о поступлении документа в  организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию" приведена на рисунке 9.

  

Рис. 9. Расположение реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию"

29 - отметка о поступлении документа в организацию

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.1 Докладная записка

 

Докладная записка –  документ, адресованный руководителю предприятия (реже вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью  персонального компьютера (ПК), машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие  поводом к написанию докладной  записки. Вторая часть должна содержать  выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в выше стоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки  считается дата ее подписания. Докладные  записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5лет.

 

3.2 Пример докладной записки

 

                                                                                              Генеральному директору                                                                                              ООО "Стройинвест"                                                                                              Петрову Владимиру Николаевичу                                                             

                                от начальника отдела маркетинга                                                                                              ООО "Стройинвест"                                                                                             Григорьева Виктора Ивановича 

 

 

 
Докладная записка

 

 

Довожу до вашего сведения, что сегодня 12.11.2012 года специалист отдела маркетинга Василенко Иван Петрович отсутствовал на своем рабочем месте в течение пяти часов подряд с 9 часов 00 минут до 14 часов 00 минут.

Никакой информации, подтверждающей наличие уважительных причин отсутствия Василенко И.П. на рабочем месте, не имеется.

В связи с указанным  дисциплинарным проступком предлагаю  уволить Василенко И.П. за прогул.  

 

 

 

 

 

 

 

 

Начальник отдела маркетинга

ООО "Стройинвест"                                                                            В.И. Григорьев