Распорядительная документация

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  НАУКИ РФ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Михайловский филиал

Исторический факультет

Направление «Документоведение  и архивоведение»    

 

 

 

«Распорядительная документация»

 (Контрольная работа по кадровому делопроизводству)

 

 

 

 

                                                                               Выполнила:  

                                                                               студентка 3 курса, группы 1091

                                                    Воронина С. В.

                                                                               (подпись)____________

Проверил:   
преподаватель Хацкова И. Ю.

                                                                               (подпись)____________

                                                                               Работа защищена   _______2012г.

                                                                               Оценка___________ 

                                                                                                          

Михайловское 2012.

 

Содержание                                                                                                                                                    

Введение………………………………………………………………………….3

1. Виды распорядительных  документов, их состав и назначение……………6

2. Этапы подготовки распорядительной документации………………………9

2.1 Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения……………………………………………..9

2.2 Процедура издания  распорядительных документов в  условиях единоличного принятия решения ………………………………………………9

3. Распорядительная документация в кадровом делопроизводстве………….14

4. Правила оформления  распорядительных документов……………………...18

Заключение……………………………………………………………………….22

Список использованной литературы…………………………………………...23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

          Независимо от организационно-правовой формы юридического лица, характера и направления деятельности организации, её структуры и численности, руководитель любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

«В делопроизводстве существует  классификация систем документации:

• организационные документы;
• распорядительная документация;
• информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
• плановая документация;
• отчетно-статистическая;
• кадровая документация;
• бухгалтерская документация»¹.

          Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

          ОРД классифицируется на три группы:

• организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
• информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

         В своей контрольной работе я более подробно рассмотрю систему распорядительной документации.

          Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяющую органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности, что особенно важно при рыночной экономике.

Предметом  данной работы является распорядительная документация.

          Главной целью данной контрольной работы является комплексное рассмотрение этапов подготовки и правил оформления распорядительных документов.

         Для достижения вышеуказанной  цели в контрольной работе предполагается решение следующих  задач:   

1.    изучить  классификацию распорядительных документов;

2. определить этапы подготовки распорядительных документов в зависимости от условий принятия решений;

3. проанализировать распорядительную  документацию в кадровом делопроизводстве;

4.    рассмотреть правила оформления распорядительных документов.

          Методы, применяемые для решения поставленных задач при проведении данного исследования, включают в себя:

• теоретический анализ законодательной и нормативной базы и данных научно-методической литературы;
• анализ и обобщение практики применения законодательства в делопроизводстве.

          При написании работы использовались ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, а также перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом  от 6 октября 2000 года.

         Также при определении этапов подготовки распорядительных документов использовался учебник «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.

          При изучении правил оформления распорядительных документов применялся учебник «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф., а также учебно-методический комплекс «Документоведение и делопроизводство» Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н.

          Большую помощь при написании работы оказал учебник под ред. В.А. Кудряева «Организация работы с документами».

1. Виды распорядительных  документов, их состав и назначение

 

          Распорядительная документация - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. Она издаётся на всех уровнях управления, в ней фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

          Основным назначением издания оранизационно-распорядительных документов является решение задач регулирования и координации деятельности всей организации в целом и каждого её подразделения в отдельности. Составление и оформление распорядительной документации - одна из наиболее важных сторон деятельности любой организации, службы.

          «Распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Они содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

          В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления»².

          «С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федерального  уровня - акты, издаваемые Президентом  Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

2) правовые акты, действующие  на уровне субъектов Российской  Федерации - республик, краев,  областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

3) правовые акты организаций,  учреждений, предприятий»³.

          Выделяют следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление.

          Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

          Решение - это правовой акт, принимаемый местными органами власти в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и др. Решениями именуются и совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия).

          Приказ - это самый распространённый документ, издаваемый по вопросам образования, деятельности, реорганизации или ликвидации организации, утверждения положений, инструкций и другим вопросам. По содержанию подразделяют на приказы по основной деятельности организации (по общим вопросам) и приказы по личному составу (кадровые).

          Распоряжение - это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам организации (предприятия) единолично заместителем первого руководителя, заместителем главного инженера либо руководителями структурных подразделений. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений и должностных лиц.

          Указание - это правовой акт, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной организации (предприятия) или вышестоящих органов управления.

          «Постановления, решения и приказы издают в тех случаях, когда требуется принять документ, связанный с основными вопросами жизнедеятельности организации. Указания и распоряжения издают для решения оперативных вопросов управления или для исполнения постановлений. Остальные распорядительные документы издаются руководителями или другими должностными лицами, которые делегированы такие полномочия. Процедуру составления и оформления каждого из видов распорядительных документов необходимо описать в инструкции по делопроизводству своей организации»⁴.

2. Этапы подготовки  распорядительной документации

2.1 Процедура издания  распорядительных документов в  условиях коллегиального принятия  решения

        

          «Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1) Подготовка материалов  к заседанию коллегиального органа.

2) Внесение материалов  на рассмотрение коллегиального  органа.

3) Обсуждение вопроса  (подготовленных материалов) на заседании  коллегиального органа.

4) Принятие решения  по рассмотренным материалам.

5) Оформление протокола  заседания. 

6) Издание распорядительного  документа. 

7) Доведение решения  до исполнителей»⁵.

2.2 Процедура издания  распорядительных документов в  условиях единоличного принятия  решений

              «Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений - включает следующие стадии:

1) Инициирование решения  (обоснование необходимости издания  распорядительного документа).

2) Сбор и анализ информации по вопросу.

3) Подготовка проекта распорядительного  документа. 

4) Согласование проекта документа. 

5) Доработка проекта распорядительного  документа по замечаниям.

6) Принятие решения (подписание  документа).

7) Доведение распорядительного  документа до исполнителей».⁶

          Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.