Профессиональные и личные качества секретаря

 

 

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение	3
СЕКРЕТАРЬ – КАК  ОРГАНИЗАТОР И КООРДИНАТОР РАБОТЫ СОВРЕМЕННОГО ОФИСА	4
СЕКРЕТАРЬ – ЛИЦО ФИРМЫ	5
Профессиональные и личные качества секретаря	5
ЧТО ДОЛЖЕН И МОЖЕТ СЕКРЕТАРЬ	6
ЧТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ СЕКРЕТАРЬ	7
ДОЛЖНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ – СТАРТОВАЯ ТОЧКА В КАРЬЕРЕ	8
РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЙ	9
Речевой этикет в деловом общении секретаря	10
ИМИДЖ СЕКРЕТАРЯ, ДЕЛОВАЯ ЖЕНЩИНА-ПРОФЕССИОНАЛ	11
ТЕКСТ НА СКОРОСТЬ	12
История происхождения должности секретаря	14
Заключение	15
Список использованной литературы	16

 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря резко возросла, его функции кардинально изменились. Термин «секретарь» понятие сложное и имеет градацию от технического секретаря до секретаря-референта-помощника руководителя и учёного секретаря научных советов. Отсюда разный набор видов работ и разные требования к профессиональной подготовке секретаря. Но во всех случаях работа секретаря требует организации, а так как она связана с документированием, оформлением документов  
и их обработкой, сегодня повсеместно в работе секретаря используются автоматизированные технологии. Их применение повышает требования к профессиональным знаниям и умениям секретаря. В небольшой фирме секретарь  
заменяет собой службу делопроизводства крупной организации, то есть один выполняет все функции этой службы. Многогранная и сложная работа секретаря, должность которого требует сегодня высшего профессионального образования, является объектом данного исследования.

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь – лицо фирмы. 

В данной работе рассматривается деятельность секретаря в современном мире. Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал неким связующим, координирующим звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь под словом «секретарь» подразумевается  
и помощник руководителя, и руководитель службы документационного обеспечения управления, и референт, обеспечивающий успешное функционирование «команды» руководителя в деловой сфере. Всё зависит от масштаба организации и её структуры.

Цель данной работы – проанализировать роль секретаря в организации, рассмотреть такую функцию как организация командировок, выявить недостатки и проблемы и предложить пути оптимизации делопроизводства на предприятии. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях.

 

СЕКРЕТАРЬ –  
КАК ОРГАНИЗАТОР И КООРДИНАТОР  
РАБОТЫ СОВРЕМЕННОГО ОФИСА

Секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомлённость о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, организация телефонных разговоров. Всё это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определённым должностным лицам закреплённого подразделения.

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в приведении  
в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем  
и другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о её руководителе, так  
и о её организации.

Секретарь – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация работы офиса. Под офисом, в данном случае, понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами.

Можно выделить следующие требования работодателей к вакансиям секретарей. Принципиально их можно разделить на деловые и личностные качества. К деловым относятся, в первую очередь, профессиональные навыки (высокий уровень базового образования, хорошее владение ПК, оргтехникой, хорошее знание русского иностранного языка, делопроизводства). Организаторские  
качества подразумевают умение организовать свою работу, работу офиса, поездки руководителя, приём гостей.1

 

СЕКРЕТАРЬ  –  ЛИЦО  ФИРМЫ2

Профессиональные и личностные 
качества секретаря

Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится  
не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять  
несколько дел одновременно. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных профессиональных и личных качеств.

Профессиональные и личные качества при выполнении той или иной  
работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества:

• профессиональные знания и умения;
• ответственность;
• инициативность;
• умение хранить служебную тайну;
• осведомлённость;
• пунктуальность;
• организованность;
• владение деловым этикетом и психологией делового общения.

Кроме всех перечисленных деловых качеств, секретарь должен обладать рядом личных качеств, без которых не сможет в полной мере быть лицом фирмы:

• коммуникабельностью;
• вежливостью;
• доброжелательностью;
• трудолюбием;
• активностью, аккуратностью;
• умением адаптироваться;
• стрессоустойчивостью;
• стремлением к совершенствованию.

 

ЧТО  ДОЛЖЕН  И  МОЖЕТ  СЕКРЕТАРЬ3

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной  
характеристике.

Примечание.

Квалификационная характеристика – это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

Должностные обязанности секретаря выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия, помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать его по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать факс, записывать его отсутствие принятые сообщения и их содержание. Организовывать поездки и командировки руководителя. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, вести и оформлять протоколы. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Вести документационную работу, принимать поступающую корреспонденцию, осуществлять её систематизацию, быстро печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести информационное обслуживание руководителя и сотрудников. Следить за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям. Организовать приём посетителей проявляя при этом внимание и тактичность к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность  
и в установленные сроки сдавать архив. Создавать и уметь пользоваться базами данных (в том числе информацией Интернета).

Следует ещё раз отметить, что должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря, исходя из объёмов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих и технических  
видов работ.

 

ЧТО  ДОЛЖЕН  ЗНАТЬ  СЕКРЕТАРЬ4

Секретарь должен знать: деятельность фирмы, должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на персональном компьютере, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии  
и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники (факсов, ксероксов, диктофонов, магнитофонов); правила пользования приёмно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; психологию людей законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнёров.

Для развития и конкретизации квалификационной характеристики на предприятиях разрабатываются должностные инструкции.

Примечания:	1.	Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права,   положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Что в должностной инструкции записано, то и спросится, какие права в ней даны, те секретарь и имеет.
	2.	Должностная инструкция секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций.

В маленькой организации секретарь будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. У каждого секретаря, исходя из объёмов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, всегда складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Кроме того, особенность и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности.

 

ДОЛЖНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ –  
СТАРТОВАЯ ТОЧКА В КАРЬЕРЕ5

Тот, кто не проявил себя как профессионал на месте секретаря, никогда не продвинется в сфере, которая связана с общением. Навыки закладываются именно здесь.

М. Орлова  
(бизнес-тренер секретарского обслуживания)

Должность секретаря считается хорошей стартовой точкой в карьере. Это прежде всего расширение полномочий, ответственности, повышение статуса, значимости. Надо использовать все возможности, которые даёт эта работа, быть открытым новому, вбирать и накапливать знания, учиться, получать бесценные навыки.

беседа в работе секретаря

Прежде чем вступить в беседу, нужно продемонстрировать готовность  
к общению улыбкой, повёрнутыми к партнёру головой и телом, несколько  
наклонённым вперёд туловищем. Лицо, поза жесты и тон голоса должны выражать вежливость при встрече, интерес – при выслушивании, любезность – при обмене мнениями и споре, сочувствие и такт – во время критики и замечаний.

Чтобы выбрать модель поведения, следует внимательно вглядеться в собеседника (что он из себя представляет, в каком состоянии находится). Желательно знать имя и отчество человека6.

Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его. Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывают негативную реакцию, и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать не возможность положительного решения. Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами.

 

РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ  
В ОРГАНИЗАЦИИ  СОВЕЩАНИЙ7

Деловое совещание – это процесс обмена информацией между его участниками с целью повышения эффективности деятельности предприятия.

Под совещаниями следует понимать форму управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса в заранее определенный хронологический период, в заранее обусловленном месте для выработки и принятия  
решения по заранее определенному вопросу. Поскольку круг вопросов, по которым может собираться совещание, очень широк, поэтому и существует такое многообразие категорий совещаний.

Большинство совещаний проводится в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке. Если руководителя приглашают на совещание к руководителю более высокого ранга, то секретарь должен заранее подготовить необходимые документы, отпечатать текст доклада, своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.