Приказ по личному составу: этапы подготовки, правила оформления

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                    3

Глава 1.  РАЗНОВИДНОСТИ  ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ            7

          1.1 Виды и назначение приказов  по личному составу          7

1.2  Унифицированные формы   приказов по личному составу            9

Глава 2.  ПОРЯДОК  ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ            

                ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ                      12

2.1  Порядок подготовки  приказов по личному составу           12

2.2  Правила оформления  приказов по личному составу             16

Глава 3.  РЕГИСТРАЦИЯ И  ХРАНЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ           

                СОСТАВУ                      21

3.1  Порядок регистрации  приказов                 21

3.2  Сроки хранения, систематизация приказов по личному составу  22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                     26

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ                28

 

ВВЕДЕНИЕ

Система кадровой документации достаточно обширна и сложна в  оформлении. В подавляющем большинстве организаций и учреждений независимо от их организационно-правовой формы документированием кадровой деятельности занимаются специальные службы (отделы, управления, кадров или службы управления персоналом). Но нередко эта работа поручается секретарю.

В любой, даже небольшой организации  заключаются трудовые договоры, издаются приказы, ведутся учетные формы, вносятся записи в трудовые книжки работников. Эти документы составляют первоначальный и обязательный объем  кадровой документации каждой организации.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях¹.

Приказ – основной правовой акт, издаваемый руководителем организации  любой организационно-правовой формы  или формы собственности, действующим  на основе единоначалия. Приказы издаются в целях разрешения основных и  оперативных задач, стоящих перед  организацией, а также по административным вопросам, требующим правового решения, и по вопросам трудовых отношений  между работником и работодателем.

Приказы по личному составу  являются не только распорядительными  документами, но и одновременно относятся  и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы².

Актуальность выбранной  темы обусловлена тем, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого сотрудника, осуществляющего документирование кадровой деятельности.

Объектом исследования данной курсовой работы является приказ по личному составу, как распорядительный документ, являющийся обязательным документом во всем объеме кадровой документации.

Предметом исследования является процесс создания и оформления приказов по личному составу.

Основными законодательными и нормативными актами, регламентирующими вопросы кадрового делопроизводства и использованными в данной курсовой работе, являются: Трудовой кодекс Российской Федерации³, Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете»⁴, «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»⁵, ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»⁶.

В Трудовом кодексе Российской Федерации отражены процессы документирования трудовых отношений, которые являются основаниями для создания приказов по личному составу. Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете», определяет правила использования унифицированных форм первичной учетной документации. В «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» установлены сроки хранения приказов по личному составу. ГОСТ Р 6.30 – 2003 содержит правила оформления реквизитов документа.

Литературу по проблематике работы можно разделить на учебные  пособия и статьи из периодических  изданий.

К учебным пособиям относятся  книги Быковой, Вяловой, Санкиной «Делопроизводство»⁷, Лопатниковой «Делопроизводство»⁸, Рогожина «Настольная книга секретаря»⁹. В перечисленных пособиях рассмотрены организация работы с документами и правила их оформления.

К статьям относятся статьи Санкиной Л.В. «Приказы по личному составу»¹⁰, Мидоновой Е.А «Приказы по личному составу»¹¹, Дорониной «Приказ по личному составу: от создания до архива»¹². В данных статьях рассматриваются процесс создания и правила оформления приказов по личному составу.

Цель настоящей курсовой работы – изучить порядок создания, оформления и хранения приказов по личному составу.

Для достижения поставленной цели в курсовой работе следует выполнить  следующие задачи:

• рассмотреть виды приказов по личному составу и их назначение;
• изучить унифицированные формы, используемые для оформления приказов по личному составу;
• проследить процесс создания приказов;
• рассмотреть основные правила оформления приказов по личному составу;
• проследить порядок регистрации приказов;
• изучить правила систематизации приказов по личному составу

В настоящей работе были использованы следующие методы научного исследования: поисковой, метод анализа, изучение нормативно-правовой базы, изучение статей.

Данная курсовая работа состоит  из введения, трех глав, каждая из которых  состоит из двух пунктов, заключения, списка источников и литературы.

В первой главе определены виды приказов по личному составу, их назначение и  унифицированные формы, применяемые для составления  приказов.

Во второй главе рассмотрены  порядок создания и правила оформления приказов по личному составу.

В третьей главе был  прослежен процесс регистрации  приказов по личному составу и  определены их сроки хранения.

 

1.  РАЗНОВИДНОСТИ ПРИКАЗОВ  ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

1.1 Виды и назначение  приказов по личному составу

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем  организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу  регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как  прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание¹³.

Приказы по личному составу  относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности.

По структуре приказы  могут быть простыми и сложными.

  Если приказ касается  одного лица, то он называется  простым (индивидуальным). В заголовках  к текстам таких приказов пишется:  «О приеме на работу...», «О  переводе на другую работу...»,  «О поощрении...» и т.п.

  Объединение в приказе  нескольких распорядительных пунктов  делает приказ сложным.

  В сложных приказах  при решении одного кадрового  вопроса (прием или увольнение  и др.) заголовок формулируется  в зависимости от решаемого  вопроса. В сложных приказах, решающих  несколько кадровых вопросов (и  прием, и увольнение и др.), заголовок  отсутствует или дается в обобщенном  виде («По личному составу»). В  этих приказах, как правило, существует  определенная последовательность  расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все  более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу  и, как правило, индивидуальные.

Приказами по личному составу оформляют следующие процедуры:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение (расторжение трудового договора);
• предоставление отпусков (отзыв из отпуска);
• командирование;
• внесение изменений в учетные документы;
• применение к работнику мер поощрения;
• наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Для каждого из приказов существуют определенные документы, послужившие  основанием для их издания.

Для приказа о приеме на работу такими документами являются личное заявление, приглашение от работодателя о приеме на работу в порядке перевода, трудовой договор.

Для приказа о переводе на другую работу по инициативе работника  основанием является личное заявление, а по инициативе работодателя –  представление о переводе.

Для приказа об увольнении основанием служат такие документы  как личное заявление работника, акт о нарушении трудовой дисциплины, решение суда и другие, в зависимости  от причины увольнения.

Для приказа о предоставлении отпуска основанием являются личное заявление или график отпусков.

Для приказа о командировании – докладная записка руководителя структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки.

При применении к работнику  мер дисциплинарной ответственности на практике создается немало документов (докладные и объяснительные записки, акты), где излагаются обстоятельства произошедшего с выводами и предложениями. Именно эти документы и служат основанием для создания приказа.

Для большинства перечисленных  разновидностей приказов разработаны  унифицированные формы, обязательные для применения во всех организациях.

 

1.2 Унифицированные формы приказов по личному составу

Постановлением Госкомстата  России от 5.01.2004 №1 был утвержден  ряд унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты. Среди них выделяются следующие приказы по личному  составу:

• О приеме работника на работу (унифицированная форма Т-1);
• О приеме работников на работу (унифицированная форма Т-1а);
• О переводе работника на другую работу (унифицированная форма Т-5);
• О переводе работников на другую работу (унифицированная форма Т-5а);
• О предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма Т-6);
• О предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма Т-6а);
• О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма Т-8);
• О прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма Т-8а);
• О направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9);
• О направлении работников в командировку (унифицированная форма  Т-9а);
• О поощрении работника (унифицированная форма Т-11);
• О поощрении работников (унифицированная форма Т-11а).

Добавление литеры «а»  к номеру унифицированной формы  означает, что она предназначена  для документального оформления приказа по личному составу, в  котором одно распорядительное действие (например, прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные  формы приказов без литеры «а»  используются для оформления индивидуального  приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Заголовочная часть унифицированных  форм приказов имеет одинаковый состав реквизитов: наименование организации, ее код по ОКПО (Общероссийский классификатор  предприятий и организаций), наименование вида документа (формы) и ее код по ОКУД (Общероссийский классификатор  управленческой документации), номер  и дата составления документа.

Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных  форм первичной учетной документации (включая код, номер формы, наименование документа) не подлежат изменению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных  форм не допускается.

Кадровая служба для удобства пользования имеет право по своему усмотрению вносить в унифицированные формы следующие изменения:

• вносить дополнительные реквизиты, например должности и фамилии лиц, визирующих документ, или особенности оплаты труда и др.;
• расширять или сужать графы и строки с учетом количества знаков переменной информации, которая в них вносится;
• заменять рекомендуемые форматы бланков более удобными.