Приказы по основной деятельности: этапы подготовки и правила оформления

Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на бланке приказа) руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

9. Регистрация приказа.

На данной стадии выполняются  технологические операции,

связанные с регистрацией приказа и проставлением реквизита "Отметка о контроле".

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный приказ перед передачей его исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля²⁵. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на бланке приказа) с последующей записью необходимых сведений о приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.

Реквизит "дата" проставляется на приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).

Реквизит "индекс" приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на приказе (на бланке приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.

На приложениях к  приказу индексы не проставляются.

Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

- индекс и дата;

- автор (разработчик);

- кто подписал;

- заголовок и/или краткое содержание;

- приложения;

- резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);

- расписка исполнителя в получении приказа;

- срок исполнения;

- отметка о контроле;

- ход исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела;

- перенос данных на машинный носитель.

При наличии в приказе сведений, входящих в перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме²⁶.

10. Проставление реквизита "Отметка  о контроле".

Регистрацию приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания руководителя (его заместителя) предприятия о постановке приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного приказа).

Исполнение и контроль исполнения приказа.

На данной стадии выполняются технологические операции,

связанные с:

- размножением приказа;

- заверением размноженных копий приказа;

- рассылкой приказа (копий) исполнителям;

- постановкой приказа на контроль;

- проверкой своевременного получения приказа (копий) исполнителями;

- исполнением приказа;

- проверкой и регулированием исполнения приказа;

- докладом руководителю предприятия о выполнении приказа;

- согласованием изменения сроков и порядка исполнения приказа;

- изменением сроков и порядка исполнения приказа;

- завершением исполнения приказа.

Приказ, подписанный руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.

11. Размножение приказа.

Если в приказе указано  несколько исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (ответственным исполнителем)²⁷. В списке рассылки указывают наименование приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный приказ.

12. Заверение размноженных копий приказа.

Размноженные копии  приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии приказа специалист службы ДОУ проставляет на бланке приказа, на котором оформлена каждая копия приказа, реквизит "отметка о заверении копии".

13. Рассылка приказа (копий) исполнителям.

Все размноженные и заверенные экземпляры приказа либо передаются специалистами службы ДОУ ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому исполнителю. Экземпляры приказа передают исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа). В первом случае расписывается ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все исполнители, получившие копию приказа.

Обработка приказов и передача их для работы (исполнения) исполнителям должна осуществляться в течение одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ²⁸.

14. Постановка приказа на контроль.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных приказов.

Ответственным за организацию контроля исполнения приказа является руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения приказа. Контроль исполнения приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный приказ.

Для постановки приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

15. Проверка своевременного  получения приказа (копий) исполнителями.

Если рассылку приказа (его копий) исполнителям осуществлял самостоятельно ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.

16. Исполнение приказа.

Проведение конкретной работы исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в приказе.

17. Проверка и регулирование исполнения приказа.

Ответственный исполнитель  самостоятельно лично контролирует ход исполнения приказа.

Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения приказа. Срок исполнения приказа - это период времени, отведенный на исполнение приказа, или календаря дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения приказа могут быть типовыми или индивидуальными²⁹.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной  власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в приказе не указан.

Индивидуальные сроки исполнения указываются автором приказа в его тексте или устанавливаются руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) приказа. Если индивидуальный срок исполнения приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.

Контроль хода исполнения приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.

18. Доклад руководителю предприятия о выполнении приказа.

Ответственный исполнитель  и специалисты службы ДОУ по результатам контроля информируют руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению приказа в установленные сроки.

19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения приказа.

В необходимых случаях  руководитель (его заместитель) предприятия и ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения приказа. Основанием для этого является докладная записка ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения приказа отражается в резолюции руководителя (его заместителя) предприятия.

Изменение сроков и порядка исполнения приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения приказа.

20. Изменение сроков и порядка исполнения приказа.

На основании резолюции  руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках)³⁰.

21. Завершение исполнения  приказа.

Приказ считается исполненным, если фактически проведены, предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или в его исполнение составлен другой документ.

Перенос исполненного приказа  в дело.

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с возвратом исполненного приказа в службу ДОУ, записью об исполнении приказа и снятием исполненного приказа с контроля и подшивкой его в дело.

22. Возврат исполненного приказа в службу ДОУ.

Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после  исполнения должен быть возвращен ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел).

23. Запись об исполнении приказа.

Результат исполнения приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом приказе (ответственный исполнитель и/или специалисты службы ДОУ заполняют на бланке приказа поле "краткие сведения об исполнении" реквизита "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках)³¹.

24. Снятие исполненного приказа с контроля и подшивка его в дело.

Приказ снимается с  контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

Подшивка приказа в дело (формирование дел) - это группировка исполненных приказов в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем руководителя предприятия.

На бланке приказа, подшиваемого в дело, специалисты службы ДОУ проставляют реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" и делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  требования:

- в дело помещаются только исполненные и правильно оформленные приказы;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- в дело группируются, как правило, приказы одного года (за исключением переходящих);

- в дело включается один (подлинный) экземпляр приказа³²;

- приказы внутри дела располагаются в нумерационной (по возрастанию их регистрационных (порядковых) номеров) последовательности;

- приложения (на документе проставлена отметка "Приложение") к приказу подшиваются в деле совместно с соответствующим приказом;