Пресс-конференция и брифинг

Филиал ГОУ ВПО «Байкальский государственный университет экономики и права» в г. Якутске

Кафедра маркетинга и коммерции

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Деловое общение»

на тему «Пресс-конференция и брифинг»

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил студент СМС-10

Сизых Д.Н.

Проверил: доцент Маркова Л.Л.

Якутск 2011

 

 

 

 

 

ПЛАН

 

Введение                                                                                                           3

# 1. Характеристика пресс-конференции и технология ее проведения     4

# 2. Характеристика и подготовка брифинга                                               10

Заключение                                                                                                      13

Список литературы                                                                                         16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Необходимость и актуальность делового общения для образованного  человека стала очевидной вместе с демократизацией общественной, экономической и политической жизни  в России в начале 90-х годов  ХХ века с появлением новых социальных и экономических групп и с увеличением числа каналов коммуникации. Сегодня широкую известность получили работы, рассматривающие PR-деятельность, профессиональные формы подачи новостных материалов, организацию PR-коммуникаций А.Н. Чумикова, Э.В. Кондратьева, Р.Н. Абрамова и др.

Грамотная организация брифингов и пресс-конференций – необходимое условие для сохранения имиджа компании. Мероприятия такого уровня требуют четкой организации, безупречного знания делового этикета, и в то же время приятной, дружелюбной атмосферы. Особенность брифинга по сравнению с другими формами деловых переговоров – краткость самого мероприятия. Брифинг необходим для оперативного решения важных вопросов, когда времени на долгосрочные переговоры просто нет. В этом случае организация играет первостепенную роль, так как от качественной организации брифинга в конечном итоге зависит его результат. Если необходимо подчеркнуть готовность к сотрудничеству, поддержать престиж компании, следует обратиться за помощью в организации такого рода мероприятий к специалистам соответствующих компаний.

Большая часть информации, подаваемой средствами массовой коммуникации, носит организованный характер. Таким  же образом организуются и некоторые  события. Специалисты по PR часто являются ответственными за создание событий, которые привлекут внимание клиентов. Такими событиями становится организация пресс-конференций и брифингов.

# 1. Характеристика пресс-конференции и

технология  ее проведения

Пресс-конференция - это основное мероприятия для СМИ. Оно проводится с целью сделать анонс или презентацию важного события в жизни компании. Характер данного мероприятия подразумевает продуманную и тщательную подготовку. В пресс-конференции, как правило, участвует несколько спикеров с различными программными заявлениями в рамках одной темы. Продолжительность не превышает 1 часа. 30-40 минут отводится на программные доклады и еще около 15 минут на вопросы и ответы. Количество приглашаемых СМИ ограничено лишь степенью их заинтересованности в заявленной теме. Специально для представителей массмедиа предварительно готовится пресс-папка, которая вручается каждому журналисту непосредственно перед самим мероприятием во время регистрации. Пресс-папка – это набор PR-текстов, который состоит из: бэкграундера или истории компании; биографий руководителей; корпоративного буклета, годового отчета, описания продукции или услуг, кейс-«стори», факт-листа, пресс-релизов за последние 2-3 месяца, фотографий или CD-дисков с фотографиями продукции компании.

Пресс-конференция представляет собой организованную встречу журналистов с представителями госучреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур и имеет целью предоставление СМИ проблемной и комментирующей информации. Пресс-конференция характеризуется возможностью получения информации из первых рук, проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов. Обычно в ходе пресс-конференции её участники отвечают на вопросы журналистов, прямо или косвенно связанные с темой пресс-конференции.

Технология проведения пресс-конференции

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции, в зависимости от её темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов по уже заранее заготовленной медиа-карте по электронной почте или по факсу.

После рассылки пресс-релизов  необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону.

Накануне перепроверяется  количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию.

Важно присутствие «узнаваемых персонажей».Поэтому нужно заранее наладить с ними контакт и пригласить, заинтересовав их.

Для того, чтобы заинтересовать как можно большее количество важных и нужных людей, необходимо поставить во главе обсуждения тему, общую и актуальную для всех приглашаемых так, чтобы в названии не фигурировало название компании или организации. Пригласить следует представителей различных общественных слоев.

Наиболее оптимальное  время проведения пресс-конференции — с 11.00 до 16.00.

Время проведения пресс-конференции обычно от 30 минут до 3 часов в зависимости от темы и количества журналистов. Организация пресс-конференций включает следующее:  

- составление и рассылка  пресс-релиза;

- приглашение представителей СМИ на коммерческой основе;

- составление медиаплана публикаций по итогам пресс-конференции;

- оповещение широкого круга СМИ и информационных агентств;

- подготовка площадки для проведения пресс-конференции;

- организация фуршета;

- изготовление раздаточных материалов и сувенирной продукции;

- составление полной сметы расходов на проведение пресс-конференции.

Проведение  пресс-конференции оправдано только в том случае, если:

1) в организации есть “горячие” новости и необходимо сделать важное сообщение, по которому у журналистов могут возникнуть вопросы, или необходимо срочно отреагировать на определенное событие;

2) в город приезжает известный специалист, интересный человек, готовый выступить перед представителями СМИ;

3) журналисты предпочитают личные информационные контакты с официальными лицами.

В других случаях  информация передается в СМИ через пресс-релиз и необходимости в проведении пресс-конференции нет.

Подготовка  и проведение пресс-конференции

Пресс-конференция – это важнейшее средство связей с общественностью, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов.

1. Выбор  даты и времени проведения  конференции. Возможны некоторые варианты:

пресс-конференция  должна быть проведена в конкретный день;

если есть возможность  выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

Специалисты рекомендуют  проводить пресс-конференцию во вторник, среду или четверг не ранее 10:00 и не позже 15:00. Как правило, ее назначают на 11:00 или 14:00.

2. Выбор  подходящего помещения. Оно не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в бизнес-центрах отелей, местных пресс-клубах, общественных зданиях, расположенных в неудаленных от представителей СМИ районах.

Необходимо  проверить наличие:

1. соответствующего количества стульев;
2. места для размещения TV -камер;
3. микрофона;
4. стойки для микрофона на платформе;
5. электропитания (розетки для TV -оборудования);
6. стола регистрации представителей СМИ и выдачи печатных материалов;
7. стола и стульев для докладчиков;
8. пепельниц;
9. стендов (при необходимости);
10. минеральной воды для участников (желательно).

3. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции

Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата за семь дней до пресс-конференции. Они содержат:

1. тему;
2. полное имя основных докладчиков;
3. немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить пресс-конференцию отпало;
4. дату, место проведения, время и продолжительность пресс-конференции;
5. полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.

4. Подготовка  текстов докладов

Тексты всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они  доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в  СМИ, представители которых не присутствовали. Для каждого представителя прессы также готовится пресс-кит, содержащий соответствующую информацию.

5. Накануне пресс-конференции:

1. проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;
2. уточняются порядок и содержание выступлений;
3. делаются телефонные звонки - напоминания представителям СМИ, чье присутствие предполагается;
4. составляется и тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы.

6. В день проведения пресс-конференции. Все приготовления должны быть закончены по меньшей мере за 30 минут. У входа должны быть установлены столы для регистрации; журналисты так же проходят регистрацию, получают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал. Докладчики рассаживаются на определенном возвышении; перед ними поставлены таблички с именами и должностями (надписи сделаны крупным шрифтом и видны с задних рядов).

Сотрудники, задействованные  в пресс-конференции, должны иметь  беджи – нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации.

Ведет пресс-конференцию  назначенный ответственный. Он призывает  присутствующих соблюдать тишину и  представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

После выступлений  докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ.

По просьбе  представителей прессы возможна организация  индивидуальных интервью.

7. Окончание пресс-конференции

По окончании  пресс-конференции, как правило, для ее участников организуется неофициальная часть.

 

 

 

# 2. Характеристика и подготовка брифинга

Брифинг является аналогом пресс-конференции. Основное ее отличие: отсутствует  презентационная часть, то есть практически сразу следуют ответы на вопросы журналистов. Обычно проводится для пост- PR- мероприятий. Например: доматчевая пресс-конференция и послематчевый брифинг для журналистов. В брифинге принимают участие 1-2 спикера с короткими (10-15 минут) программными заявлениями, после которых журналисты могут задать свои вопросы.

Главные цели брифинга связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка

Сходства и  различия брифинга и пресс-конференции

Применительно к работе со СМИ слово «брифинг» означает сообщение для прессы. Брифинг устраивают по оперативным поводам, когда есть необходимость срочно проинформировать журналистов по общественно значимому вопросу. Правила проведения брифинга таковы, что организаторы могут ограничиться сообщением и не вступать в диалог с журналистами. Это главное отличие брифинга от пресс-конференции.

Брифинг представляет собой короткое оперативное выступление перед прессой по «свежим» следам важных событий. Сообщение на брифинге носит односторонний оповещательный характер с иллюстрацией конкретных фактов.