Порядок проставления на документах печатей

Указ также требует, чтобы  на копии указывалась дата ее выдачи и делалась отметка о том, что  подлинный документ находится в  данном предприятии, учреждении, организации. На практике это требование почти  не соблюдается, чему имеется множество  объяснений. Например, отдел кадров выдает копию трудовой книжки. Понятно, что ее подлинник в полном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовой книжки, утвержденными постановлением Правительства № 225, хранится в сейфе  отдела кадров. Однако этот подлинник  не будет храниться там вечно, рано или поздно трудовая книжка будет  выдана на руки работнику при увольнении (в отличие, например, от приказа  о приеме на работу, который хранится не менее 75 лет). Указание на дату выдачи также не имеет правового значения для свидетельствования подлинности  копии документа. Скорее, это имеет  отношение к внутренним взаимоотношениям работника и работодателя, ведь работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником выдать ему копии документов, связанных  с работой (ст. 62 ТК РФ). Кроме того, совершенно необязательно такую  отметку делать на самом документе, если на предприятии ведется журнал учета выдачи справок и копий  документов.

По мнению автора, без  этих реквизитов копия будет вполне «надлежащей». А вот отсутствие печати на заверительной копии означает, что копия не заверена, и правовых последствий ее предъявление не влечет.

Печать в трудовой книжке

В отношении трудовых книжек это требование закреплено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее –  Правила) и Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее  – Инструкция).

Так, печать необходима на титульном  листе и проставляется при  оформлении трудовой книжки (п. 2.2 Инструкции). Для этого в правом нижнем углу предусмотрено соответствующее  поле, отмеченное аббревиатурой «М.П.». При этом можно воспользоваться  как печатью организации, так  и печатью отдела кадров.

Печать проставляется  также на внутренней стороне обложки  при внесении изменений в сведения, содержащиеся на титульном листе (п.п. 2.3 Инструкции).

Например, самый распространенный случай – работница вышла замуж  и изменила свою девичью фамилию  на фамилию мужа. Перед кадровиком стоит задача отразить эти изменения  в трудовой книжке работницы. Для  этого он зачеркивает прежнюю  фамилию одной тонкой чертой, позволяющей  прочесть зачеркнутое, и над ней аккуратно вписывает новую фамилию. Инструкция предписывает вносить подобные изменения только на основании соответствующих документов (в данном случае – свидетельства о браке) и делать на них ссылку на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Такая ссылка обязательно должна быть заверена подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Особо следует остановиться на заверении записей при увольнении работника (п. 35 Правил). Так, при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника.

Заметим, что аналогичные  требования содержались в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и  организациях (утв. постановлением Госкомтруда  СССР от 20 июня 1974 г. № 162).

При заверении записей при увольнении чаще всего встречается ошибка, заключающаяся в том, что кадровик ошибочно проставляет печать другой организации. Обычно это бывает в структурах холдингового типа. Тогда возникает ситуация, когда заверение произвела организация, не имеющая отношения к той организации, которая открыла данный блок своим наименованием (полным и сокращенным).

Как исправить такую ошибку? К сожалению, ни Правила, ни Инструкция не дают на это никаких ответов. Многие специалисты предлагают после неверно  закрытого блока записей открыть  новый блок этой же организации в  виде полного и сокращенного наименования, внести исправительную запись о признании  записи об увольнении недействительной, заверить подписями и проставить правильную печать. Такое решение  небезупречно, потому что оснований  признавать запись об увольнении недействительной не имеется. В этой записи все реквизиты (порядковый номер записи, дата, формулировка, реквизиты приказа) соответствуют  действительности. Кроме того, заверительная запись имеет совершенно самостоятельный характер и относится не только к записи об увольнении, а ко всему блоку записей (см. п. 35 Правил: «при увольнении работника… все записи… заверяются…»). Думается, совершенно бессмысленно признавать все записи у данного работодателя недействительными.

Заверительная запись в данном случае ошибочна в виду неверного реквизита «печать». Следовательно, необходимо исправлять именно ее. Многие обходятся проставлением рядом оттиска верной печати. Но наличие двух печатей в качестве реквизита в документе выглядит некорректно. Представьте себе трудовой договор, скрепленный со стороны работодателя двумя печатями, одна из которых не имеет отношения к юридическому лицу, выступающему работодателем. Конечно, это недопустимо.

Некоторые кадровики предлагают под следующим порядковым номером  внести исправительную запись такого содержания:

Пример 3

Рядом с этой записью они  предлагают проставить правильную печать. Однако блок записей уже закрыт записью  об увольнении и заверен (пусть даже заверен не совсем верно). Следовательно, у прежнего работодателя нет оснований  вносить какие-либо записи после  этого. А открывать блок записей  для внесения одной только заверительной записи бессмысленно, ведь такая запись не может существовать в отрыве от тех записей, которые заверяются.

Итак, идеального выхода из данной ситуации не существует, любое  исправление неверно проставленной  печати так или иначе будет  противоречить Инструкции и Правилам. Представляется, что можно выбрать  любой из этих способов, но при этом следует выдать работнику справку, подтверждающую период работы у данного  работодателя, и посоветовать хранить  эту справку для предъявления другим работодателям и пенсионным органам (при необходимости).

Аналогичным образом следует  вносить пояснения, если ошибочно проставлена  печать на внутренней стороне обложки  трудовой книжки («печать такой-то организации проставлена неверно»). Например, при внесении записи об изменении фамилии кадровик при заверении взял не ту печать. Только вместо подтверждающей справки в этом случае уместно выдать заверенную копию приказа, на основании которого в документах организации производилось изменение фамилии работника.

Если ошибочная печать проставлена под записью о  дополнении сведений об образовании  и / или профессии, то в этом случае можно выдать справку, составленную в произвольной форме, которая удостоверит, что соответствующая запись на обложке  внесена именно этим работодателем.

Иногда бывает, что проставленная  печать частично не соответствует наименованию организации в заголовке. Это  может быть ошибка кадровика, небрежно открывшего блок записей. Неверное название организации также практически  невозможно исправить, поскольку оно  не имеет нумерации. В этом случае выходом также будет выдача справки, подтверждающей соответствующий период трудового стажа.

Подобная ошибка также  возникает, если пропущена запись об изменении названия организации. Например, ООО «Ромашка» переименовалось  в ООО Аудиторская фирма «Ромашка», и это отражено в ее учредительных документах. Соответственно, при увольнении работника работодатель проставит печать, принадлежащую ООО Аудиторская фирма «Ромашка». Но поскольку запись о переименовании просто забыли внести, наименование блока записей не соответствует реквизитам печати. То есть формально считается, что эти записи внесены двумя разными организациями.

Пока не закрыт блок записей, пропущенную запись внести довольно просто (п. 3.2 Инструкции). Но если записи уже закрыты, то оснований вносить  пропущенную запись уже не имеется. Конечно, можно открыть новый  блок записей и внести пропущенную  запись, однако к моменту обнаружения  такой ошибки работник может уже  работать на новом месте. В этом случае опять выдается справка, в которой  отражаются сведения о стаже работника  и о переименовании организации, произошедшем в период его работы. Работник имеет право предъявить такую справку по новому месту работы, и работодатель обязан внести соответствующую запись на основании этой справки (п. 27 Правил). Такую справку работнику следует хранить как подтверждающий документ.

Весьма часто встречаются  трудовые книжки, в которых блок записей какой-либо организации  закрыт записью об увольнении, подписью кадровика и подписью работника, но печать организации (печать отдела кадров) отсутствует. Данный недочет  устранить весьма просто – работнику  следует лишь прийти на прежнее место  работы и попросить проставить печать. Главное, не затягивать с этим, поскольку  организация может сменить название, заказать новые печати и уничтожить старые. Тогда заверение печатью  может вызвать затруднения. Но и  в этом случае выручит выдача подтверждающей справки.

Проблемы также могут  возникнуть, если отсутствие печати пытаются исправить, когда прежняя организация  уже ликвидирована или реорганизована. В этих случаях за подтверждающими  справками нужно обращаться к  правопреемникам той организации  или в архивы, куда сданы документы  по личному составу. Однако сохранность  документов по личному составу не всегда обеспечивается должным образом, поэтому вполне вероятно, что может  и не получить архивную справку. И  тогда соответствующий блок записей  навсегда останется без печати и  будет считаться ненадлежаще заверенным. В принципе, последующий работодатель может открывать после такого блока записей свой собственный блок. Однако учет трудового стажа на основании предыдущих записей, заверенных ненадлежащим образом, будет проблематичным.

Еще более сложная ситуация возникает, когда в трудовой книжке отсутствует не только заверяющая печать, но даже запись об увольнении. Тогда  работодатель, принимающий работника  на работу, не сможет вести такую  книжку, ведь формально работник считается  работающим в другой организации, хотя на деле эта организация может  быть уже ликвидирована. Но если работник предъявит архивную справку, из которой будет видно, что увольнение все-таки было произведено, «новый» работодатель имеет право начать свой блок записей и в его составе отразить сведения об увольнении работника с предыдущего места работы.

Расположение печати на документе

Проставление оттиска  печати на кадровом документе также  имеет немаловажное значение. Самая  распространенная ошибка: печать закрывает  полностью личную подпись должностного лица, тем самым делая невозможным  ее сличение с подписями на других документах или на образцах подписи (то есть ее идентификацию в качестве подлинной). Иногда такое проставление печати бывает намеренным, потому что  за должностное лицо подписывалось  неуполномоченное лицо. Подобный документ имеет все признаки поддельного  документа и свидетельствует  о недобросовестности такой организации.

 Общепринято, чтобы  печать захватывала часть наименования  должности, оставляя открытой  для прочтения личную подпись  должностного лица и ее расшифровку.  Подобные правила всегда существовали  в СССР, а в настоящее время  такие требования закрепляются  в ведомственных актах, предписывающих  соответствующим государственным  органам определенный порядок  делопроизводства.

Автор считает, что такого порядка проставления печати по возможности  следует придерживаться и при  проставлении печати в трудовой книжке при внесении записи об увольнении.

Еще один недочет, который  часто встречается на документах, – слишком густой или слишком  бледный оттиск печати на документе, а также оттиск с частично отсутствующим  изображением (обычно бывает при слабом нажиме). Рекомендуем, чтобы оттиск был четким и удобочитаемым.

Таким образом, печать организации  на кадровых документах является необходимой  в случаях если документ оформляет какие-либо взаимные права и обязанности работодателя и работника, а также в случаях когда документ или его копия удостоверяют какие-либо факты или права работника (в том числе и бывшего работника). Внутренние документы работодателя заверению печатью не подлежат. И поскольку печать свидетельствует о важности документа, не следует допускать ошибок при ее проставлении. В противном случае возможно возникновение негативных ситуаций как у работника, лишенного возможности доказать свои права предъявлением документа, так и у работодателя, рискующего быть привлеченным к административной ответственности за нарушение порядка ведения кадрового делопроизводства.

Прежде отметим, что общие  нормы Гражданского кодекса РФ о  юридических лицах не содержат положений  об обязательности наличия у них  печати. Вместе с тем из отдельных положений ГК РФ и иных правовых актов можно сделать вывод, что законодатель, устанавливая определенные требования к сделкам, заверению документов и т.д., предполагает наличие у организации печати (смотрите, например, п. 5 ст. 185, п. 1 ст. 160 ГК РФ, ст. 93 НК РФ, Инструкция ЦБР от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)").

Также требования о наличии  печати и к ее виду применительно  к отдельным организационно-правовым формам юридических лиц содержатся в нормах специальных законов, например, в законодательстве об обществах  с ограниченной ответственностью (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Данными нормами  предусмотрено, что организация  должна иметь круглую печать, содержащую ее полное фирменное наименование на русском языке и указание на место  ее нахождения. Печать может содержать  также фирменное наименование организации  на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.