Порядок передачи дел в архив организации

Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. При формировании дел следует соблюдать ряд определенных требований.

Дела считаются заведенными с момента включения в них исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В случае, если документы уже включенные в дело в течение года потребовались работнику они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а них место закладывается лист-заместитель. Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценностей документов – это определение значения документов. Экспертиза ценности документов начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии, действующей постоянно. В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых перечней, которые устанавливают сроки хранения документации.

Оформление дела – подготовка дела к хранению – проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел. Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Обработка дел и отбор их ни государственное хранение должны производиться регулярно по окончании производственного года.

Сдача дел из структурных подразделений в архив учреждения, если он есть, проводится по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному. Эта работа должна проводиться ежегодно.

Список используемой литературы

1.       Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 192 с.

2.       Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 96 с.

3.       Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 320 с.

4.       Горфейн Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 86 с.

5.       Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 304 с.

6.       Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

7.       Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

8.       Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 159 с.

9.       Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 480 с.

10.  Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

11.  Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. – М.: Ось-89, 2005. – 128 с.

12.  Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.

13.  Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 152 с.

14.  Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.

15.  Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 128 с.

16.  Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2005. – 288 с.

17.  Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 260 с.

4