Отчет по производственной практике в филиале ООО «Газпром трансгаз Москва»

Архивная выписка - документ, воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, с указанием поисковых данных архивного документа.

Архивная справка - документ, содержащий информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных архивных документов.

Выдача архивных копий, выписок и справок осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002.

Предоставление копий архивных документов работникам филиала, филиалов и организаций по вопросам, касающимся их компетенции, осуществляется на основании письменного запроса, подписанного руководителем подразделения филиала или начальником филиала и содержащего указание адресата предоставления документов, причин истребования и цели использования документов, фамилии, имени, отчества, должности лица, ответственного за использование запрашиваемых документов.

Решение о предоставлении копий документов филиала, хранящихся в архиве, архивных справок, архивных выписок принимается начальником филиала.

Архивные дела выдаются из архива во временное пользование работникам филиала на срок не более 30 календарных дней. Срок может быть продлен после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 календарных дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено в архив.

  На выданное дело заводится карта-заместитель дела (смотрите Приложение № 20)

  Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел из хранилища. Работники филиала обязаны обеспечивать сохранность полученных архивных документов (дел) и использование полученной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запрещается изъятие документов из архивных дел, передача работникам других подразделений или организаций полученных архивных документов или их копий.

Предоставление документов по запросам организаций производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае принятия отрицательного решения письменный отказ в предоставлении для ознакомления (выдаче во временное пользование) архивных документов должен содержать причины отказа.

Выдача архивных дел оформляется актом о выдаче документов

во временное пользование (смотрите Приложение № 21), составляемым в двух экземплярах, которые подписываются руководителем организации-получателя и заместителем начальника филиала. Подписи удостоверяются соответственно оттиском печати организации-получателя и оттиском печати филиала.

Один экземпляр акта остается у работника архива, второй экземпляр - выдается представителю организации-получателя вместе с запрашиваемым делом. После возвращения дела в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка.

Состояние архивных дел, возвращаемых организациями после временного пользования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

При обнаружении повреждений, недостачи документов или их отдельных листов составляется и подписывается соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей документы.

В случае утраты или уничтожения особо ценных (в том числе бухгалтерских) документов приказом филиала создается комиссия по расследованию причин утраты или уничтожения.

Архив, в котором  хранятся документы, находится в подвале здания, что нарушает требованиям хранения документов. В архиве температурно -  влажностный режим не соблюдается, он превышает допущенной температуры.

Заключение

     За период производственной практики  я познакомилась с организацией  и узнала её историю, также я изучала службу документационного обеспечения управления, описывала её функции. Я старалась раскрыть этот раздел в полном объеме, исходя из поставленных задач.

Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы зависит от квалификации работника делопроизводства, степени оснащенности  и условий труда.

Во время прохождения практики, я также узнала, как осуществляется документирование этой организации, какие  программные средства используются для создания документов, какими техническими средствами оснащена приемная руководителя.

Движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Проведя анализ организации документооборота я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому уделяется всегда большое внимание организации документооборота.

  Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Я считаю, что практика является неотъемлемой частью учебного процесса, так как во время ее прохождения происходит практическое закрепление навыков и умений, полученных за время учебы.