Отчет по производственной практике в филиале ООО «Газпром трансгаз Москва»

     К офисной технике в широком  смысле можно отнести любые  технические средства, облегчающие  работу в офисе, начиная от  карандашей и авторучек и кончая  компьютерами и их сетями.

Многообразие технических средств управления предполагает их определенную классификацию это:

• Средства составления и изготовления документов: ручные пишущие средства (карандаш, ручка), специализированные программные продукты для персональных компьютеров.
• Средства размножения и копирования документов: принтеры, ксероксы
• Средства обработки документов: сшивающие и склеивающие, бумагоуничтожающая машины.
• Средства хранения, поиска документов: первичные средства хранения папки, вторичные средства хранения документов (шкафы, стеллажи ).
• Средства электросвязи: средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы факсимильной передачи информации; электронная почта.
• Средства сигнализации информации: стенды
• Офисная мебель

    Офисная  техника - неотъемлемая часть технического  оборудования любого офиса. Слабое  применение средств оргтехники  приводит к снижению производительности  труда и эффективности работы  управленческого и технического  персонала.

 

 

4.Организация документооборота

 

Способы передачи и транспортировки документов это:

• Телеграммы (телеграфная переписка допускается в исключительных случаях по вопросам срочного характера);
• Телефонограммы;
• Факсограммы;
• Сообщения, передаваемые электронной почтой;

По электронной почте передаются внутренние документы (приказы, распоряжение, планы).

По факсу передаются документы с вышестоящими организациями (письма, ответы на письма, договоры, отчеты).

 Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. 
        Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение  это (распоряжения, инструкции, приказы, указания, постановления вышестоящих организаций, письма, телеграммы, рекламные объявления). Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Маршрутная схема движения входящих документов (смотрите Приложение№6)

      Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения это (ответы на письма, письма, отчеты, контракты, справки, договоры). Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).  Маршрутная схема движения исходящих документов (смотрите Приложение№7)

         Внутренние. Внутренний документ - официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации это (приказы, решения, инструкции, положения, протокол, план, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, акт, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования). Данные документы используются для организации работы в филиале ООО «Газпром трансгаз Москва» «Орловское ЛПУМГ», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. Маршрутная схема движения внутренних документов (смотрите Приложение№8)

 

 

 

 

Первичная обработка входящей корреспонденции включает в себя следующий ход работы

 

1.Вся поступающая  в филиал корреспонденция, принимается  в приемной начальника филиала  секретарем. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность  доставки, целостность упаковки  документов.

2.Не подлежат  вскрытию и передаются по назначению  пакеты с грифом "Лично" или  адресованные общественным организациям. Если во вскрытом конверте  адресат обнаружил корреспонденцию  не личного, а служебного характера, он возвращает ее в приемную  начальника филиала для регистрации  в установленном порядке.

3.Поступающие  конверты (пакеты) с грифом "Конфиденциально" не вскрываются и передаются  ответственному за конфиденциальное  делопроизводство в филиале.

4.Письма  и другие документы (кроме документов, не подлежащих регистрации), поступающие от других организаций и частных лиц руководству филиала, направляются для регистрации в приемную начальника филиала секретарю.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях,

когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются, кроме корреспонденции, направляемой Юридическому отделу и бухгалтерии.

5.Поступившие  документы распределяются на  регистрируемые и нерегистрируемые  секретарем руководителя.

6. Срочные документы принимаются ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений по вызову секретаря руководителя.

7.Все документы, адресованные руководству филиала, регистрируются в приемной начальника филиала. При этом проверяется правильность адресования документов и наличие приложений, соответствие количества листов указанному по тексту.

8.Документ регистрируется в автоматизированной системе "Дело" в день его поступления.

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся, секретарем.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления: наличие подписи, наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют), наличие заголовка, правильность адресования, наличие адреса, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он вкладывается в конверт. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Оформление документов, предназначенных к почтовой отправке, проводится в соответствии с требованиями Почтовых правил.

Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.

Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе.  Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.

          В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации делопроизводства  и документооборота говорит о  благополучии данного предприятия  и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.Построение информационно –  поисковой системы в организации

 

В этой организации централизованная форма работы с документами т.к сосредоточение всех технологических операций по работе с документами находится в ведении одного сотрудника.

Регистрация осуществляется в приемной руководителя секретарём ответственным за делопроизводство.

Документ регистрируется в автоматизированной системе "Дело" в день его поступления.

1.При регистрации необходимая информация о каждом документе вносится в электронную регистрационную карточку (ЭРК). (Смотрите пример регистрации входящей корреспонденции в ЭРК Приложение №9). Входящий номер и дата поступления ставятся на документе в соответствии с требованиями пункта №2

Повторным считается обращение, поступившее вторично (от одного и того же физического или юридического лица) по одному и тому же вопросу, если: заявитель не удовлетворен данным ему ответом на первичное обращение;

со времени поступления первичного обращения истек 30-дневный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

При поступлении повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный номер. Дубликатным считается обращение одного и того же физического или юридического лица по одному и тому же вопросу, если оно:

поступило до истечения срока рассмотрения первичного обращения и повторяет его содержание без новых доводов;

является вторым или последующим экземпляром одного обращения, направленного нескольким адресатам и пересланного ими для рассмотрения.

При поступлении дубликатного обращения делается соответствующая связка в ЭРК с документом первичного обращения. Дубликатным обращениям присваивается новый регистрационный номер.

Обращение, являющееся дубликатным или бессодержательным (лишенным логики и смысла), может быть оставлено без рассмотрения и направлено в дело.

Обращением члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы считается письмо на бланке члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату.

Анонимным признается обращение, в котором невозможно определить автора обращения: отсутствует личная подпись, не содержится данных о месте жительства (работы или учебы) физического лица, не указанна или неразборчиво написана его фамилия и т. д. Анонимные обращения так же, как и обращения, не поддающиеся прочтению или содержащие нецензурные выражения, как правило, не регистрируются и не рассматриваются. Копии обращений, в том числе анонимных, если они содержат информацию о совершенных или готовящихся правонарушениях, оскорбления или иную негативную информацию, передаются в Службу безопасности Общества.

Основным принципом регистрации документа является однократность, то есть каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Если документ взят на контроль, то в электронной регистрационной карточке (ЭРК) делается необходимая отметка. При регистрации в ЭРК документа обязательно делается отметка о приложениях к нему, а при ссылке на номер ранее присланного документа указывается его входящий номер и к присланному документу распечатывается ЭРК по ранее направленному.

2.Регистрационный штамп проставляется в нижней части лицевой стороны первого листа документа или его обороте. В нем указывается дата поступления документа и его порядковый входящий номер. (смотрите Приложение №10)

3.Все поступившие на имя руководства филиала документы, а также отправляемые и организационно-распорядительные документы сканируются ответственным за делопроизводство в филиале.

4.Резолюция на рассмотренный руководством филиала документ вводится в ЭРК ответственным за делопроизводство в филиале сотрудником.

(Смотрите  пример заполнения резолюции в Приложении№11)

Отсканированные документы в соответствии с резолюцией начальника филиала переадресовываются в электронном виде на исполнение в службы и отделы АУП филиала, а резолюция начальника филиала тиражируется и передается на бумажном носителе всем исполнителям.

Аналогичным образом регистрируются обращения граждан, поступившие в адрес руководства филиала.

5.Если исполнение документа возложено на нескольких исполнителей, то ответственным считается лицо, упомянутое в резолюции первым, если не указанно иное. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан организовать его своевременное исполнение.

Ответственный исполнитель имеет право требовать от соисполнителей своевременной и качественной проработки документа и представления необходимых материалов.

 

      В организации так же существует перечень документов, не подлежащих регистрации в филиале

 

1. телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков

2.графики, наряды, заявки, разнарядки 

3.Рекламные  извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

4.Поздравительные  письма и пригласительные билеты 

5.Печатные  издания (книги, газеты, журналы, бюллетени)

6.Счета, счета-фактуры, накладные 

7.Месячные, квартальные, полугодовые отчеты 

8.Формы статистической  отчетности 

9.Документы  финансового характера или об  оказании благотворительной помощи, присланные по факсу 

10.Анонимные  письма, за исключением писем, содержащих  сведения о террористических  актах, хищениях или потерях имущества  филиала, обоснованных угрозах жизни  и здоровью сотрудников филиала  и членам их семей.

 

Контроль исполнения документов и поручений 

 

 Организация  контроля исполнения документов  должна обеспечивать своевременное  и качественное исполнение поручений, содержащихся в поступившей корреспонденции, приказах и распоряжениях филиала, протоколах совещаний, резолюциях  начальника филиала на служебных (докладных) записках структурных  подразделений и иных документах, на всех уровнях управления.

Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, обобщение и анализ информации о ходе и результатах рассмотрения поручений и представление этой информации начальнику филиала.