Отчет по практике в МДОУ №15

15. Постановление Правительства  Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства  Российской Федерации и Положении  об Аппарате Правительства Российской  Федерации»71;

16. Постановление Правительства  Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте  взаимодействия федеральных органов  исполнительной власти» (с изм. от 11 ноября 2005 г., 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта 2008 г., 10 марта, 15 июня 2009 г.)72;

17. Постановление Правительства  Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте  внутренней организации федеральных  органов исполнительной власти» (с изм. от 15 октября 2007 г., 21 февраля, 28 марта, 7 ноября 2008 г., 17 марта, 30 апреля, 15 июня 2009 г.)73;

18. Постановление Правительства  Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил  делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти»74;

19. Постановление Правительства  Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения  о системе межведомственного  электронного документооборота»75.

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом заведующего МДОУ №15.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции. В частности, устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов МДОУ №15, совершенствования и повышения эффективности его деятельности.

В разделе «Основные понятия» обозначены определения основных понятий, используемых в Инструкции по делопроизводству.

Название третьего раздела: «Создание документов». Этот раздел включает в себя три подраздела.

Первый подраздел называется «Бланки документов» в нем рассматривается порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов, виды бланков, требования к изготовлению бланков. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа76. В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков утверждаются приказом заведующего детским садом. Образцы бланков в Инструкции по делопроизводству помещены в качестве приложения.

Второй подраздел третьего раздела «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в МДОУ №15. Оформление документов это – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования77. Документы, создаваемые МДОУ, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, использовались Правила оформления реквизитов.

Третий подраздел носит название «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов». Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы, рассчитанные на разовое выполнение78.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:

• виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;
• порядок подготовки приказов (распоряжений) Общества;
• порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;
• процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами;
• порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);
• доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;
• порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).

Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:

• назначение правил, положений, инструкций;
• порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
• согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами;
• порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом директора общества);
• доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
• внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Инструкция по делопроизводству определяет:

• виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;
• порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);
• сроки подготовки протокола;
• порядок подписания протоколов;
• доведение протоколов для исполнителей;
• оформление выписки из протокола и др.

Служебные письма рассматриваются в одноименном разделе Инструкции по делопроизводству, где устанавливается:

• виды записок, создаваемых в Обществе и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
• порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
• реквизиты записок различных видов и их оформление;
• структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.

Четвёртый раздел называется «Организация документооборота и исполнения документов», включает в себя девять подразделов.

В числе которых:

• организация документооборота;
• организация доставки документов;
• приём, обработка и распределение поступающих документов;
• организация обработки и передачи отправляемых документов;
• порядок прохождения внутренних документов;
• учёт количества документов;
• регистрация документов;
• организация поисковой системы по документам;
• контроль исполнения документов.

При установлении требований к организации документооборота в Обществе происходит исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью, однократность регистрации документов, устранение необоснованных согласований проектов документов, регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Пятый раздел называется «Документальный фонд МДОУ №15» и включает в себя три подпункта. Первый подпункт «Составление номенклатуры дел».

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда МДОУ №15. Под формулировкой документальный фонд МДОУ №15 понимается совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные им, а также полученные в результате взаимодействия с другими организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на заведующем детским садом №15.

Инструкция по делопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

Инструкция по делопроизводству устанавливает:

• назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;
• форму номенклатуры дел;
• порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;
• порядок ведения номенклатуры дел.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве МДОУ №15.

Второй подраздел носит название «Формирование и оформление дел».

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

• принцип формирования дел;
• место текущего хранения дел;
• принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);
• методическая функция архива в вопросах формирования дел;
• срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело должен быть не более 10 дней).
• лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях МДОУ №15;
• лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);
• условия хранения дел в структурных подразделениях МДОУ №15;
• порядок учета дел;
• порядок выдачи дел во временное пользование;
• порядок изъятия документов из дела;
• подразделение, осуществляющее контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверки наличия и состояния дел.

Третий подраздел называется «Организация оперативного хранения документов». Определен порядок расположения дел в шкафах, а так же порядок выдачи дел различным лицам.

Четвертый подраздел называется «Порядок передачи документов на хранение в архив». В нем перечисляется комплекс работ, выполняемых в учреждении в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

• экспертизу ценности документов;
• оформление дел;
• составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
• составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Пятый подраздел называется «Экспертиза ценности документов». В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

• для организации и проведения экспертизы ценности документов в МДОУ №15 создается экспертная комиссия (ЭК) действующая на основании Устава МДОУ №15;
• определяется порядок проведения экспертизы ценности документов;
• при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. Отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
• отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел МДОУ №15.
• оформление дел проводится делопроизводителем при методической помощи и под контролем заведующего детским садом;
• полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.