Отчет по практике в ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

- формирование исполненных документов в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой;

- подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей);

-. передачу законченных производством дел в архив Главного управления;

- справочную работу по документам;

- возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку;

- отдельные служебные  поручения начальника канцелярией;

Ведущий специалист – эксперт несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и другим законодательством Российской Федерации.

старший специалист 1 разряда канцелярии обязан:

- твердо знать требования руководящих  документов регламентирующих ведение служебного делопроизводства и строго руководствоваться ими в практической работе;

- принимать поступившие служебные  документы с тщательной проверкой правильности адресования пакетов, сверкой номеров указанных на пакетах, вскрывать поступившие пакеты, проверять наличие вложенных документов, учитывать полученные документы в соответствующих книгах и журналах учета;

- проставлять штамп «контроль»  на документах с контрольными сроками исполнения; своевременно докладывать начальнику Главного управления или его первым заместителям (в день поступления) служебные документы, а по их поручениям – исполнителям, или ответственным в отделах и службах (в день поступления). При наличии большого количества поступивших документов в целях своевременного доведения до исполнителей, распределять их среди служащих управления;

- передавать отработанные входящие  документы для подшивки в соответствующие дела и делать отметки об их местонахождении в книгах и журналах учета;

- при приеме на подпись проектов  служебных документов, приказов  и директив контролировать наличие  на них виз должностных лиц, согласно Инструкции по делопроизводству, учет издаваемых приказов, принимать  для учета только подписанные первые экземпляры;

- своевременно подшивать служебные  документы в соответствующие  дела;

- участвовать в отборе и уничтожении  выведенных из действия и ненужных для дальнейшей работы служебных документов, готовить акты на уничтожение, производить в журналах учета необходимые отметки об уничтожении (т.к. является секретарем экспертной комиссии);

- регистрировать в книге учета  поступившие предложения, заявления  и жалобы;

- готовить к докладу поступившие  заявления и жалобы начальнику  Главного управления, а по их возращению с резолюцией начальника управления, своевременно передавать исполнителям;

- производить записи о принятых  мерах по предложениям, заявлениям  и жалобам в соответствующей  графе книги учета;

- рассмотренные предложения, заявления и жалобы, а также копии ответов заявителя и другие документы приобщать в дела;

- осуществлять контроль за соблюдением  исполнителями правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство, обо всех нарушениях докладывать начальнику Главного управления;

- выполнять другие работы по  указанию начальника Главного  управления.

Старший специалист 1 разряда несет ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и другим законодательством Российской Федерации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел III: Анализ управленческой деятельности канцелярии ГУ МЧС России по Хабаровскому краю

 

Электронный документооборот в Главном управлении осуществляется в соответствии с приказом Главного управления от 22.11.2010 № 637 «О переходе Главного управления на электронную форму документооборота» и Временными правилами по работе с единой автоматизированной системой делопроизводства и контроля МЧС России АС «Делопроизводство» в Главном управлении МЧС России по Хабаровскому краю.

Оборудованы и подключены к сети АС «Делопроизводство» 4 автоматизированных рабочих места в канцелярии, 73 рабочих места в управлениях и самостоятельных отделах Главного управления. Завершено подключение подчиненных подразделений Главного управления к системе электронного документооборота.

В системе осуществляется:

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, обращений граждан и ответов по ним с заполнением всех вкладок регистрационно-контрольных карточек документов;

- служебная переписка между подразделениями Главного управления;

- контроль исполнения входящих документов, обращений граждан, приказов Главного управления;

- ведение номенклатуры дел Главного управления, списание документов в дела, составление внутренних описей дел.

С сентября 2011 года Главное управление подключено к системе АС «Делопроизводство» в звене «МЧС России – Дальневосточный региональный центр МЧС России – Главные управления МЧС России».

АС «Делопроизводство» ГУ МЧС развернута на отдельном сервере. При этом сотрудники имеют доступ к базе данных только своей организации. Порядок доступа сотрудников к документам, зарегистрированным в системе, определяется ответственным за делопроизводство и регулируется администратором системы. Доступ пользователей к функциям системы осуществляется с использованием уникального регистрационного имени пользователя (логина) и пароля. Идентификация пользователя осуществляется системой на основе регистрационного имени пользователя (логина).

Обмен информацией о зарегистрированных документах, их электронных копиях, выданных поручениях, контрольных сроках и других сведений по документу осуществляется между базами данных серверов с использованием механизма репликации. При этом соблюдается принцип принадлежности документа той или иной организации. Например, документ, отправляемый из Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю в Дальневосточный региональный центр МЧС России после его регистрации в АС «Делопроизводство» будет доступен для просмотра и ведения работы только пользователям, подключенным к серверам ГУ МЧС России по Хабаровскому краю и ДВРЦ МЧС России соответственно. Если в работе по данному документу требуется участие сотрудников третьей организации (например, Академии гражданской защиты МЧС России), в АС «Делопроизводство» делается соответствующая отметка, то документ становится также доступен для работы сотрудникам АГЗ МЧС России.

Признаками, по которым определяется принадлежность документа той или иной организации и его доступность в АС «Делопроизводство», являются:

- организация является отправителем или получателем документа, либо указана в списке рассылки;

- по крайней мере, одному из сотрудников данной организации вынесено поручение по документу;

- по крайней мере, один из сотрудников данной организации указан в качестве адресата или держателя документа (оригинала или копии).

При входе в программу пользователь проходит процедуру авторизации. Для этого выдается окно, в котором пользователь должен ввести свое имя (логин) и пароль.

После авторизации программа обеспечивает разграничение доступа к функциональным задачам (программным модулям) и информационным ресурсам в соответствии с определенными для пользователя правами. Права определяют:

- множество функциональных задач и информационных ресурсов, с которыми может работать пользователь;

- набор операций, которые пользователь может выполнять над данными: редактирование, добавление, удаление и т.п.

Выход из системы осуществляется путем закрытия окна интернет-браузера.

Регистрация документа в АС «Делопроизводство» подразумевает создание электронной регистрационно-контрольной карточки, содержащей набор информационных полей, в которых фиксируются параметры документа. Вид регистрационно-контрольной карточки варьируется в зависимости от подкласса регистрируемого документа, при этом все поля объединены в следующие группы:

- описание;

- отношения;

- резолюции;

- связи;

-дополнительно.

Все операции, выполняемые в АС «Делопроизводство» фиксируются в журнале запросов. Во избежание недоразумений каждый сотрудник использует для входа персональную учетную запись.

В канцелярии ведется обязательный контроль исполнения документов. Еженедельно канцелярией составляется справка о работе с документами, которая направляется в Дальневосточный региональный центр МЧС, раз в полугодие подаются отчеты в ДВРЦ МЧС России о документообороте в Главном управлении МЧС России по Хабаровскому краю. Контроль в общем отделе осуществляется с помощью автоматизированной системы «Делопроизводство». Ниже приведен сравнительный анализ исполнения поручений ГУ МЧС России ДВРЦ с 2008 по 2013 год (рис.)

 

Рис. 1 Процент исполнения поручений ДВРЦ МЧС России в ГУ МЧС России по Хабаровскому краю поквартально с 2008 по 2013 год:

Как видно из графика, что с внедрением автоматизированной системы «Делопроизводство» процент исполнения поручений ДВРЦ МЧС России вырос, исполнительская дисциплина Главного управления с 4 квартала 2011 года составляет 100%. Благодаря запуску данной системы у сотрудников Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю остается больше времени на решение дополнительных вопросов, связанных с предупреждением ЧС.

На улучшение показателей исполнительской дисциплины повлиял надлежащий контроль со стороны канцелярии Главного управления за исполнением служебных документов, направляемых в ДВРЦ МЧС России, а также руководителей структурных подразделений Главного управления.

Документооборот в Главном управлении осуществляется в виде 3 потоков документов:

1. Поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных организаций, от депутатов и граждан.

Обработка входящих документов включает:

- прием и первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- передачу на исполнение.

Входящие документы в Главное управление МЧС России по Хабаровскому краю
	За 2013 год	За 2012 год	Отчетный год по отношению к предыдущему году  (+, -)
			Всего	процентов
Всего, в т.ч.:	37983	35923	+2060	+5,73%
- из МЧС России	1465	1343	+122	+9,08%
- из ДВРЦ МЧС России	5292	4808	+484	+10,06%
- из Аппарата полномочного  представителя Президента РФ, администрации  субъекта	325	183	+142	+77,6%
- из других организаций	19505	18976	+529	+2,78%
- из территориальных  органов и подведомственных организаций	7956	7573	+383	+5,05%
- обращений граждан	852	856	-4	-0,47%
в т.ч.: - документов для служебного  пользования	325	317	+8	+2,52%
- телеграмм	583	464	+119	+25,64%
- планов	91	88	+3	+3,4%
- протоколов	916	758	+158	+20,8%
- приказов, распоряжений, указаний МЧС России	236	179	+57	+31,84%
- приказов, распоряжений  ДВРЦ МЧС России	437	378	+59	+15,6%