Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Ноября 2014 в 21:25, контрольная работа

Краткое описание

Целью контрольной работы является изучение организации и методики работы с перечнем документов по срокам хранения (2000).
Задачи:
1. Рассмотреть перечень документов по срокам хранения (2000).
2. Выявить алгоритм работы с перечнем документов по срокам хранения (2000 года).
3. Рассмотреть экспертизу ценности документов.

Содержание

Введение……………………………………………………………………….
3
1.Сущность и содержание перечня документов по срокам хранения (2000)………………………………………………………………………….

4
2.Организация работы с перечнем документов по срокам хранения (2000)…………………………………………………………………………..

7
3. Экспертиза ценности документов………………………………………..
9
4. Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов……………………………………………………………………

12
Заключение……………………………………………………………………
14
Список литературы………………………………………………………

Вложенные файлы: 1 файл

организация и методика работы с перечнем докуметов по срокам хранения 2000.docx

— 40.56 Кб (Скачать файл)

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………….

3

1.Сущность и содержание  перечня документов по срокам хранения (2000)………………………………………………………………………….

 

4

2.Организация работы с  перечнем документов по срокам  хранения (2000)…………………………………………………………………………..

 

7

3. Экспертиза ценности  документов………………………………………..

9

4. Ответственность за  нарушение порядка хранения и  уничтожения документов……………………………………………………………………

 

12

Заключение……………………………………………………………………

14

Список литературы…………………………………………………………..

15


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Актуальность. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение.

Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно. В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

Самая сложная работа при проведении экспертизы ценности документов – правильно определить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов.

Целью контрольной работы является изучение организации и методики работы с перечнем документов по срокам хранения (2000).

Задачи:

1. Рассмотреть перечень документов по срокам хранения (2000).

2. Выявить алгоритм работы с перечнем документов по срокам хранения (2000 года).

3. Рассмотреть экспертизу  ценности документов.

 

 

 

 

 

 

1. Сущность и содержание перечня документов по срокам хранения (2000)

 

Перечень подготовлен в соответствии с:

- «Основами законодательства Российской  Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах» (1993 г.);

- Положением об Архивном фонде  Российской Федерации, утвержденным  Указом Президента Российской  Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

Которые являются правовой базой деятельности Федеральной архивной службы России. На основании данных нормативных актов, эта служба осуществляет:

- комплектование государственных  архивов;

- устанавливает порядок отнесения документов к составу Архивного фонда и экспертизы их ценности;

- определяет категории организаций, документы которых подлежат включению  в него;

- разрабатывает и утверждает  типовые перечни документов, подлежащих передаче на постоянное государственное хранение и типовые перечни с указанием сроков хранения документов;

- согласовывает разработанные  федеральными органами государственной  власти ведомственные перечни документов.

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности1.

Перечень служит:

- целям сохранения, организации  и пополнения Архивного фонда  Российской Федерации,

- для определения сроков хранения документов;

- отбора документов на постоянное хранение;

- уничтожение документов.

Он может использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Если организация источник комплектования (или потенциальный источник комплектования для негосударственных организаций), то без изменений можно использовать те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа № 3). Если же организация государственная или муниципальная, которая не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока хранения «Постоянно» необходимо использовать графу с указанием срока хранения «10 лет», то есть преобразовать срок хранения. В данном случае негосударственные учреждения рекомендуют хранить документы не менее 10 лет. Срок хранения документов определяется организацией в соответствии с действующим законодательстве и необходимостью практического использования документов.

Это правило распространяется не на все документы. Есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных), до момента их ликвидации. Это такие документы как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы, положения, учредительные документы и документы их регистрации, а также другие документы нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера.

Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. В перечне 12 разделов, которые имеют подразделы2:

1. Организация системы управления.

2. Планирование деятельности.

3. Финансирование деятельности.

4. Учет и отчетность.

5. Экономические, научные, культурные  связи.

6. Информационное обслуживание.

7. Трудовые отношения.

8. Кадровое обеспечение.

9. Материально-техническое обеспечение  деятельности.

10. Административно-хозяйственные  вопросы.

11. Социально-бытовые вопросы.

12. Деятельность первичных профсоюзных  организаций (объединений).

Каждый раздел имеет подразделы, например, раздел I:

1.1. Распорядительная деятельность.

1.2. Организационные основы управления.

1.3. Контроль.

1.4. Правовое обеспечение деятельности.

1.5. Документационное обеспечение  управления и организация хранения документов.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа N 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

 

 

2. Организация  работы с перечнем документов по срокам хранения (2000)

 

Срок хранения документов определяется в результате аналитической работы: проводится полистный просмотр дела, анализируются включенные в дело документы, изучается их содержание, выявляются функции, которые обеспечивают данные документы, подбирается соответствующая описательная статья.

Алгоритм работы с перечнем:

1. В алфавитном указателе к перечню выявляем названия видов или разновидностей документов, сроки, хранения которых необходимо определить.

Например, служебные записки, которые составлялись в инициативном порядке и направлялись на рассмотрение руководству организации. По алфавитному указателю к Перечню выявляем, что «СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ» и сроки их хранения устанавливаются в 16-ти описательных статьях, в том числе:

- к поручениям - в 7;

- структурных подразделений - в 87;

- по административной  организационной деятельности - в 89;

Находим указанные номера описательных статей и просматриваем их содержание:

статья 7 устанавливает срок хранения служебных записок, которые составляются в процессе исполнения поручений руководства;

статья 87 устанавливает срок хранения для документов (докладов, справок, обзоров, докладных, служебных записок, справок), представляемых структурными подразделениями руководству организации (без учета их содержания);

статья 89 устанавливает срок хранения служебных записок, которые возникают в процессах корпоративного и коллегиального управления (документы для рассмотрения коллегиальными и исполнительными органами).

2. Анализируем содержание  тех документов, срок хранения  которых необходимо определить, их подлинность или копийность, соотносим результаты анализа с названием описательной статьи перечня.

Делаем вывод, что служебные записки имеют справочно-информационный характер, все они направлялись заместителю руководителя организации, курирующему деятельность подразделения, документы которого проходят экспертизу ценности. В подразделении хранятся копии, которые необходимы для обеспечения доказательства того, что руководитель был информирован о работе подразделения.

3. Принимаем решение о  выборе срока хранения анализируемых  документов.

Описательная статья, соответствующая их сути и содержанию – номер 87 «Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации». Срок хранения – 5 л. ЭПК.

Значит для оригиналов служебных записок, отложенных в делопроизводстве секретариата руководителя, устанавливаем срок хранения 5 л. По истечении пятилетнего срока решение о дальнейшей судьбе данных документов принимает экспертная проверочная комиссия.

 

3. Экспертиза ценности документов

 

Алгоритм определения сроков хранения документов отражает процесс аналитической работы с документами - экспертизу их ценности. Экспертиза ценности представляет собой отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов осуществляется в делопроизводстве организаций сначала в процессе разработки номенклатур дел. Затем - в процессе подготовки дел к передаче в архив организации. И далее - в архиве организации, при подготовке дел к передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Экспертиза ценности документов - это ответственная работа, поскольку от ее результатов зависит качественный, оптимальный состав Архивного фонда страны - документального наследия, которое будет использоваться для воссоздания подлинной истории нашего времени3.

Для организации работ по экспертизе ценности документов и для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения в каждом учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Комиссия является совещательным органом при руководстве и ее решения, обычно фиксируемые в протоколах и в актах на уничтожение документов вступают в силу после утверждения их руководителем данного учреждения.

Для государственных организаций или организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным государственным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов у организаций фондообразователей. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов, но они также не вполне свободны, когда речь идет об уничтожении документов, поскольку «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (ст.16) обязывают собственников обеспечивать сохранность документов, отнесенных Федеральной архивной службой России к составу АФ РФ.

В экспертную комиссию, как правило включаются руководитель делопроизводственной службы организации, заведующий архивом (ответственный за архив), который выполняет функции секретаря комиссии, бухгалтер и юрист, т.е. специалисты которые хорошо знают документацию учреждения, представитель местного архивного учреждения.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Однако этим не ограничиваются ее функции. Квалифицированная и работоспособная ЭК обязана организовывать и координировать всю работу, связанную с формированием документального фонда учреждения, принимать решения по обеспечению учета и сохранности документов и планированию передачи документов из подразделений в архив учреждения. Экспертная комиссия рассматривает номенклатуру дел, заводимых в делопроизводстве, участвует в разработке инструкций и методических пособий по работе с документами в учреждении. При необходимости, экспертная комиссия может представлять в архивные органы предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий и видов документов, которые образуются в деятельности учреждения4.

Информация о работе Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов