Особенности составления организационно-распорядительной документации в ООО «АТУ»

Вывод: В целом оформление каждого реквизита с точки зрения требований к месторасположению в документе, количеству печатных знаков, шрифту, интервалам соответствует ГОСТ Р6.30.-2003. Относится к УСД, а именно к УСОРД (класс 0200000)  по ОКУД, а точнее документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации-02530009, и имеет код унифицированной  формы документа-02532014, где 02–класс,53- подкласс, 201-регистрационный номер формы документа,4-контрольное число.

Должностная инструкция. Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностей инструкции, в  связи с чем, каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. 

    Но все же основой для разработки содержания должностных инструкций должны быть квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ.²⁷ При составлении должностных инструкций можно взять за основу типовую должностную инструкцию, а также следует опираться на положение о структурном подразделении.

Должностная инструкция имеет  унифицированную форму, определенную  структуру текста и состоит из 5 разделов:

1. Общая часть. В разделе указаны: наименование должности с обозначением структурного подразделения; порядок назначения и освобождения от должности; непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо); нормативная база его деятельности (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет служебную трудовую) деятельность и реализует свои полномочия).

           2. Обязанности. Раздел содержит перечень основных функций должностного лица. Кроме того, в этом разделе указаны обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации. Также указан порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия).

3. Права. Раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей, право на получение достоверной информации от работодателя об условиях и охране труда на рабочем месте. Кроме того, конкретизируют права должностного лица с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.

4. Ответственность. В разделе указана мера ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными правовыми актами и трудовым законодательством.

5.Производственные  взаимоотношения.

   Здесь указываются производственные контакты(внешние и внутренние связи) между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации. В этом же разделе перечисляются связи со сторонними организациями.

 Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.

  Организационно-распорядительные документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать положениям ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 Документ изготовлен  на общем бланке. Это образец  углового расположения реквизитов  на документе. 

         Однако в ходе анализа должностной инструкции выявлены некоторые недочеты в оформлении инструкции:

-количественный состав реквизитов анализируемого документа не соответствует требованиям, отсутствует реквизит «место составления», а «гриф согласования» является лишний;

-неправильно оформлены реквизиты  «дата», отсутствует месяц и знаки  препинания. Не правильное месторасположения  реквизита; 

- «регистрационный номер», должен  стоять за датой и дополняться  условным обозначением номера  “N”;

- «гриф утверждения» документа  расположен не в соответствии  с границами реквизита;

- «заголовок к  тексту» не  правильно сформулирован. Он должен  быть согласован с наименованием  документа и  формулироваться   в родительном падеже;

- нумерация разделов должна  быть выполнена римскими цифрами;

- номера страниц указываются  посередине верхнего поля, а не  нижнего;

- отсутствует дата согласования  в реквизите «виза согласования»  что является ошибкой, а также  отсутсвует виза профкома организации.

- отсутствует отметка  об ознакомлении работника с  документом (личная подпись, расшифровка  подписи и дата), которую располагают  на последнем листе документа,  ниже подписи руководителя и  виз согласования. Расписка включает  слова "С инструкцией ознакомлен (на)".

Утвержденную инструкцию (вместе с листом ознакомления, если он есть) нумеруют, подшивают и заверяют печатью организации. На обороте  последнего листа инструкции делают запись: «В должностной инструкции пронумеровано, подшито столько-то листов» (количество листов – прописью). В данной должностной инструкции эти правила оформления инструкции не соблюдены.

Должностная инструкция должна быть на руках. Относятся к бессрочным и действуют до их отмены распорядительными  документами руководства по мере необходимости, или до утверждения  новых. Пересматривается раз в 5 лет, меняется при смене руководства  или  смене устава организации.

Относится к УСД, а именно к УСОРД (класс 0200000)  по ОКУД, а точнее документация по оперативно-информационному регулированию  деятельности организации-02530009, и имеет  код унифицированной  формы документа-02532014, где 02–класс,53- подкласс, 201-регистрационный  номер формы документа,4-контрольное  число

Рекомендации:

В  разделе «Ответственность»  прописать дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.

В разделе «Обязанности» прописать  требования по своевременному получению  информации; участвовать  в различных  совещаниях связанных непосредственно  с основной деятельностью.

В разделе «Взаимоотношения» для  повышения качества должностной  инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и  периодичность предоставления (а  также получения) данным работником информации, а также какую информацию и в какие  сроки.

При составлении должностной  инструкции следует опираться на нормативно-методическую базу регламентирующую правила работы с внутренними локальными документами.

Письмо.

Служебное письмо– способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами. В деловой переписке отражаются  внешние контакты.

Бланк письма употребляется при  оформлении только одного вида документов — служебного письма. Это  единственный документ, на котором не ставятся название его вида. Бланк письма  должен содержать следующие реквизиты:

03 – эмблема или товарный  знак организации (01 – Государственный  герб РФ или 02 – герб субъекта  РФ);

08 – наименование организации;

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН);

06 – идентификационный номер  налогоплательщика / код причины  постановки на учет (ИНН / КПП);

09 – справочные данные о предприятии  (среди справочных данных обычно  указывают юридический адрес,  телефон, факс, адрес интернет-сайта  и электронной почты);

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа ;

15 - адресат;

18 - заголовок к тексту;

20 - текст документа;

22 - подпись;

27 - отметка об исполнителе;

Факультативными для письма являются следующие реквизиты:

21 – отметка о наличии приложений;

24 – визы согласования документов;

25 – оттиск печати (проставляется  на гарантийных письмах); 

30 – идентификатор электронной  подписи документа.

Количественный состав реквизитов анализируемого документа не соответствует  требованиям формуляра-образца и  ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты « наименование вида документа» и «место составления  документа» в письмах не оформляются. В бланке письма вместо реквизита  «место составления документа» размещается  реквизит 13 «Ссылка на регистрационный  номер и дату документа». А также  отсутствует  ссылка на «регистрационный номер и дату документа» и  «заголовок к тексту». В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер  и дату поступившего документа. С  точки зрения требований к месторасположению  реквизитов «Адресат» в письмах  распологают на уровне реквизитов «дата  документа». Интервал между инициалами и фамилией в реквизите «подпись»  не ставится. Все реквизиты письма не соответствуют границам зон в  которых они должны находиться.

Отсутствует  очень важные реквизиты  для делового письма, которые являются неотъемлемой частью бланка письма:

04 – код организации;

05 – основной государственный  регистрационный номер (ОГРН);

06 – идентификационный номер  налогоплательщика / код причины  постановки на учет (ИНН / КПП);

09 – справочные данные о предприятии  (среди справочных данных обычно  указывают юридический адрес,  телефон, факс, адрес интернет-сайта  и электронной почты).

     Текст документа состоит из двух абзацев. В первом, автор информирует адресата о событии, факте, представляющий взаимный интерес и начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации. Форма изложения: от первого лица единственного числа. 

В связи с этим мы можем сделать  вывод, что это не информационное письмо, а письмо-сообщение.

Стадии создания письма:

-изучение существующего вопроса;

-подготовка и написание проекта  текста письма;

-согласование проекта письма;

-подписание руководителем;

-регистрация;

-отправка.

    Датой письма является дата его подписания. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается        Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр отправляют адресату, второй экземпляр (копия) подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

     Вывод: из всего следует что, документ составлен с грубейшими ошибками и не имеет юридическую силу.

       Рекомендации: При составлении документов необходимо учитывать, что документы являются визитной карточкой, составной частью имиджа организации. Составлять  служебные письма необходимо в соответствии с ГОСТ Р 6.30.-2003.

Относится к УСД, а именно к УСОРД (класс 0200000)  по ОКУД, а точнее документация по оперативно-информационному регулированию  деятельности организации(025300090). Код  унифицированной формы документа:02531012,где 02-класс,53-подкласс,101-регистрационный  номер формы документа,2-контрольное  число.

 

Приказ.

Приказ  по основной деятельности.²⁸Издан  в целях утверждения и введения в действие  должностной инструкции. Распорядительный  документ содержит решение, идущие сверху вниз по системе управления: от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Основанием для издания этого документа  послужила необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

    Приказ издан  в условиях единоличного принятия решений.  В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.           Оформляются проекты приказов  в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».