Особенности документооборота банках

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Декабря 2013 в 13:29, доклад

Краткое описание

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.
Общие требование для рациональной организации процесса документооборота:
быстрота и качество обработки всей исходной документации (зависит от способов и форм обработки информации, от качественного выполнения работы функциональными специалистами);
непрерывность движения документов по направлениям (от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам) без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах

Содержание

1. Документооборот
2. Документация в банках
3. Документооборот в банках
4. Основные требования
5. Порядок пердачи документов
6. Хранение документов
7. Уничтожение документов

Вложенные файлы: 1 файл

особенности документооборота.docx

— 21.95 Кб (Скачать файл)

Особенности документооборота банках

План 

  1. Документооборот
  2. Документация в банках
  3. Документооборот в банках
  4. Основные требования
  5. Порядок пердачи документов
  6. Хранение документов
  7. Уничтожение документов

 

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Общие требование для рациональной организации процесса документооборота:

  • быстрота и качество обработки всей исходной документации (зависит от способов и форм обработки информации, от качественного выполнения работы функциональными специалистами);
  • непрерывность движения документов по направлениям (от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам) без задержек и скоплений на отдельных рабочих местах

     В составе документов  выделяют те, которые содержат  эти записи (мемориальные документы), и те, которые раскрывают содержание этих записей, подтверждают их правильность и достоверность (первичные документы).

Мемориáльный ордер — это учётный документ, который указывает корреспонденцию счетов бухгалтерского учёта, в которые должна быть записана операция.

Составляется на основе первичных  документов, поступивших в бухгалтерию. Каждому мемориальному ордеру присваивается  постоянный номер.

В мемордере указываются номер, месяц, год, содержание записи, сумма, наименование дебетуемого и кредитуемого счетов (проводка).

Составляются на специальных бланках  и подписываются главным бухгалтером

Первичные документы - это акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции, ее юридическую законность. Первичные документы, как правило, прилагаются к мемориальным документам. В последних делается запись о прилагающихся первичных документах. В случае, если первичные документы сшиваются в отдельные сшивы, в мемориальных документах делается ссылка на дату и номер первичного документа, послужившего основанием для совершения проводки

Документооборот в банке - это прохождение банковских документов по инстанциям, в определенной их последовательности, от начала оформления и проведения операции до ее завершения с полным отражением в учете.

Документооборот имеет две важнейшие  составляющие:

1)порядок  осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);

2)график  документооборота (определяет конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания клиентов, проведения кредитных и депозитных, а также межбанковских операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки). Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является "операционный день" - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.

Порядок осуществления  документооборота и  его графики разрабатываются  каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. При этом организация документооборота должна обеспечивать выполнение следующих основных требований:

4.Основные  требования

1)все  расчетно-денежные  документы, поступившие  в банк в течение  операционного дня,  подлежат приему, оформлению и отражению  по счетам бухгалтерского  учета в тот  же день;

  2) расчетно-денежные  документы, поступившие  в банк по истечении  времени операционного  дня, проводятся  по счетам клиентов, как правило, следующим  рабочим днем. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.

5.Порядок пердачи документов

Рабочий день учетно-операционных работников организуется с таким расчетом, чтобы  обеспечить своевременное оформление поступающих расчетно-денежных документов и отражение их в бухгалтерском  учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса. Поступающие документы передаются на ЭВМ в течение всего дня в соответствии с графиком сдачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежно-расчетные документы, подлежащие отправлению другим учреждениям банков, отправляются в тот же день.

6.Хранение  документов

Банки обязаны  обеспечить строгую  сохранность бухгалтерских  документов, под которыми понимаются не только документы по хозяйственной  деятельности банка, но и расчетно-платежные  документы клиентов банка.

Ответственность за правильную организацию  и соблюдение установленного порядка хранения бухгалтерских документов возлагается на руководителей  и главных бухгалтеров  банка.

  • Документы хранятся в бумажной и электронной форме.
  • Бумажные банковские документы хранятся в кладовой банка или в специальном архиве. Под архив выделяется отдельное помещение с ограниченным правом доступа к документам. Справки по документам, хранящимся в кладовой, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии кассира, на ответственности которого находятся документы, или работника, ведающего текущим архивом, по требованиям, подписанным главным бухгалтером или его заместителем (начальником отдела). Бухгалтерские и кассовые журналы и ежедневные балансы брошюруются по месяцам

 

Архивы электронных  документов, средств проверки правильности цифровой подписи и иные архивы ведутся в учреждениях Банка России и у участников в разрезе всех входящих и исходящих электронных документов в соответствии со сроками хранения, установленными для платежных документов на бумажных носителях. Правила ведения указанных архивов регулируются действующим законодательством, включая нормативные акты Банка России, и договором. Уничтожение электронных документов производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях

7.Уничтожение  документов

Руководителем банка  назначается специальная  комиссия из должностных  лиц банка, на которую  возлагается решение  по уничтожению документов по истечении срока  их хранения. Специальные  сотрудники подготавливают акты о выделении  дел к уничтожению.

Документы дел  просматриваются  полистно, чтобы избежать уничтожения документов, имеющих иной срок хранения. Уничтожаемые дела актируются, а  перечни уничтоженных документов остаются в архиве. При ликвидации банка часть документов сохраняется и  в дальнейшем. Сроки  и порядок сохранения документов регулируются письмом ЦБ РФ «О размещении архивов  и порядке уничтожения  документов при ликвидации кредитных организаций», которым определена номенклатура дел (перечень документов), подлежащих хранению после завершения ликвидационных процедур


Информация о работе Особенности документооборота банках