Организация труда секретаря при приеме посетителей

ДОКЛАД

На  тему: Организация  труда секретаря  при приеме посетителей 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ 

1.1. ПРИЕМ СОТРУДНИКОВ 

     Организуя прием сотрудников своего предприятия по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.

     Секретарь должен довести до  сведения всех сотрудников предприятия  часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время.

     Очень часто посетители идут  на прием к руководителю по  вопросам, которые могут быть  решены другими сотрудниками. Секретарь  должен направить посетителя  к лицу, наиболее компетентному  в решении того или иного вопроса.

     Во время проведения приемов  всех видов секретарь сам отвечает  на все  телефонные звонки  и переадресует их заместителям  руководителя. Телефон руководителя  во время приема должен быть  подключен только в чрезвычайных  обстоятельствах. В противном случае беседа может затянуться, так как изложение посетителем вопроса будет неоднократно прерываться разговором руководителя по телефону. Не следует также во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников, не имеющих отношение к приему. В таких ситуациях их следует направлять к заместителям руководителя или называть время, когда руководитель освободится и сможет их принять.

     По окончании беседы и принятия  решения руководитель записывает  сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале. 
 

1.2. ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ ИЗ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ 

     Прием посетителей из других  организаций должен быть заранее  подготовлен секретарем. Время приема  должно быть согласовано и  удобно как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.

     В ряде организаций, особенно  государственных, принята практика  предварительной записи посетителей  в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.

     Если посетитель пришел без  предварительной договоренности, секретарь  вправе сам решить: доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием. Если после доклада руководителю о посетителе получен отказ в его приеме, секретарь должен предложить посетителю переговорить с заместителями руководителя или другим компетентным работником предприятия, обращаясь к нему следующим образом: «Вы не пробовали решить этот вопрос с…». Если посетителя такое предложение не устраивает, секретарь сообщает ему дату и время, когда его примет руководитель.

     Если руководитель, к которому  приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетителя принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия. Следует помнить, что вторичный вызов посетителя является фактически проявлением невнимательности и неуважения  к нему.

     Нельзя допускать срыва приема  по неуважительным причинам. Если  все же прием отменяется по  неожиданным обстоятельствам, таким,  как болезнь руководителя, срочная  его командировка и т.п., то  секретарь обязан заранее известить посетителя об этом и договориться о времени, на которое прием переносится. Секретарь обязан также назвать посетителю свою фамилию, имя, отчество и номер телефона для срочных справок и сообщений.

     Работая в приемной, секретарь  кому-то может облегчить доступ к руководителю, а кому-то, наоборот, затруднить. Если секретарь сочтет, что ситуацией можно манипулировать с выгодой для себя, это может окончиться крахом. Секретарь не имеет права переносить на людей отношение к ним руководителя – со всеми посетителями нужно быть одинаково радушной. 
 

1.3. ПРИЕМ КОМАНДИРОВАННЫХ 

     Организуя прием командированных работников, секретарь должен узнать, согласовано ли это посещение заранее; выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель; отметить командировочное удостоверение; поинтересоваться, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, и если нет, то помочь ему в решении этого вопроса.

     Если на прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.

     При прибытии иностранной делегации  секретарь должен позаботиться  о наличии переводчика и сувениров  для членов делегации.