Организация рабочего места секретаря

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 15 Апреля 2012 в 14:50, контрольная работа

Краткое описание

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в «приемной» руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря.
Секретарю удобнее всего находиться в обособленном помещении, как правило, смежном с кабинетом начальника. Даже на малом предприятии у секретаря должен быть свой стол со всеми необходимыми принадлежностями. В солидном офисе должна быть, в идеале, комната отдыха и отделение для технических средств (копировальных машин, аппаратов для резки бумаг и т.д.).

Содержание

Введение 3
1 Рациональное планирование времени и работы 5
1.1 Рациональная организация работы секретаря 5
2 Непосредственное облегчение работы руководителя 7
2.1 Разделение ответственности за соблюдение сроков 7
3 Организация рабочего места секретаря 8
3.1 Работа на совещаниях. Подготовка к проведению
конференций 10
4 Работа секретаря по бездокументному обслуживанию 11
5 Деловые контакты секретаря 13
5. 1 Пользование телефоном 14
5. 2 Организация приема посетителей 14
5. 3 Работа секретаря с информацией для руководителя 15
Заключение 16
Список использованных источников 17
Приложение А 18

Скачать в ZIP архиве (33.12 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Вложенные файлы: 1 файл

Приемная офиса.doc

— 125.50 Кб (Скачать файл)

     Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

     К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия организации имеет в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводитель).11 Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т. д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения. Наличие должностной инструкции - важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности (Должностная инструкция секретаря-референта, Приложение А).

     Если  секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5 Деловые контакты секретаря

     Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

     К сожалению, на практике секретарь часто  встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местопребывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.

     Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада.

     Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения.13

     Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать. Одна из главных задач секретаря - будь чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т. п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.14 

     5. 1 Пользование телефоном

     Основная  задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации  служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить  о необходимости соблюдения служебной тайны.15 

     5. 2 Организация приема посетителей

     Обязанности секретаря различны в зависимости  от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителей  можно разделить на три вида:

1) Прием сотрудников своего учреждения по текущим делам;

2) Прием представителей других организаций;

3) Прием по личным вопросам.16

     Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти  в кабинет руководителя только после  доклада секретаря. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.17

      

     5. 3 Работа секретаря с информацией для руководителя

     Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться  в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а  иногда и готовить информационно-обзорные рефераты. Секретарь должен внимательно  просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т. д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.

     Составляя реферат, секретарь не должен вносить  какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики. В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.18 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь - это исключительный порядок и чистота, как в помещении, так и на самом рабочем месте. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь.

     Само  название помещения - приемная - говорит о том, что здесь посетители ожидают приема их руководителем. Задача секретаря - сделать все необходимое, чтобы посетитель чувствовал себя удобно. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должны быть выполнены грамотно.

     Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть четко систематизированы, легко обозримы. Принадлежности для макияжа лучше хранить в косметической сумочке или же выделить постоянное место в ящике стола.

     Секретарь должен осуществлять постоянный контроль за сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

     Созданию  благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мере способствует ее эстетизация. Разработка практических мер по эстетизации должна быть не просто направлена на создание красивого интерьера, а предусматривать психологическое воздействие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), а также средств визуальной информации (различного рода наглядные пособия, экспонаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности.

     Помощь  в осуществлении этой работы могут  оказать методические материалы  специальных организаций.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

     Однотомные  научные монографии в соответствии с ГОСТ Р 7.0.5-2008

  1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. В вопросах и  ответах: учеб. пособие.-2-е, испр. и доп. изд. Ростов н/Д: Феникс, 2000. 318 с.
  2. Красавин А. С. Секретарь руководителя организации и делопроизводство. - М.: ИНФРА-М, 2004. 104 с.
  3. Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя. – М.: Альфа-Пресс, 2010.

    575 с.

  1. Организация секретарского обслуживания: учеб. – метод. комплекс/С.Ю. Кабашов, А. Э. Майская. – Уфа: Багсу, 2008. 64 с.
  2. Паневчик В. В. Секретарское дело: практ. пособие/В.В. Паневчик, С. В. Некраха, В. А. Акулич; под общ. ред. В. В. Паневчика. - Мн.: Дикта, 2006. 408 с.
  3. Петрова Ю. А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта.- М.: Омега-Л, 2008. 320 с.
  4. Секретарское дело: учеб. – практ. пособие/В. В. Галахов, И. К. Корнеев; под. ред. И. К. Корнеева. – М.: ТК Велби, изд. Проспект, 2005. 608 с.
  5. Э. М. Кравченя, Т. А. Цесарская. Настольная книга секретаря-референта. Минск: «Тетра Системс», 2004 г. 319 с.

Статьи  из журналов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.5-2008

  1. Кузнецова Т. В. Секретарское дело № 4. Изд. 3-е, исправ. ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», спец. выпуск журнала, 1999. - С. 57.
 

Справочные  материалы в соответствии с ГОСТ Р 7.0.5-2008

  1. Андреева В. И. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера». Изд. ЗАО МЦФЭР № 6, 2011. 96 с.
 
УТВЕРЖДАЮ       

                                                             Директор

ООО «Редакция  бюллетеня 

«Товары и услуги Башкортостана»  

____________Д.Н.Ибрагимов

«___» _____________ 200 __ г.  

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта    

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными  задачами секретаря-референта являются  организационное и документационное  обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей  деятельности секретарь-референт  руководствуется: 

- законодательными  актами РФ; 

- Уставом предприятия;  

- Положением  о функциональных службах предприятия;  

- приказами  (указаниями) руководства предприятия;  

- нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства;  

- настоящей  должностной инструкцией. 

1.5. На должность  секретаря-референта назначаются  лица с высшим, средним специальным  образованием и стажем работы  не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 

1.6. Секретарь-референт  должен владеть вопросами:  

- организации  работы с документами, составления  документации; 

- организации  управленческого труда; 

- применение  средств вычислительной и организационной техники;  

- культуры  труда и служебной этики; 

- охраны труда,  техники безопасности и противопожарной  защиты.  

2. ФУНКЦИИ 

На секретаря-референта  возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное  обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое  руководство и контроль организации  делопроизводства в структурных  подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование  деятельности совещательных органов  предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение  оформление кадровой документации  и учета (в случае отсутствия  инспектора по персоналу).  

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять  подготовку необходимых документов.

3.2. Обеспечивать  прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать  качество подготовки, правильность  составления, согласования, утверждения  документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять  контроль исполнения документов  и поручений руководства, принимать  оперативные меры, направленные  на своевременное и качественное  их исполнение.

3.5. Осуществлять  организацию подготовки, принятия  решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять  оперативную связь со сторонними  организациями (как коммерческими,  так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием  посетителей.

3.8. Выполнять  работу по документационному  обеспечению кадровой деятельности  предприятия: 

- оформление  приказов по личному составу; 

- оформление  личных карточек формы Т-2 или  личных дел; 

- оформление  трудовых книжек; 

- оформление  и ведение трудовых контрактов (договоров); 

- ведение табеля  учета рабочего времени; 

- выдача справок  о трудовом стаже.

3.9. Обеспечивать  выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Использовать  ПЭВМ как средство автоматизации  документационного обеспечения  предприятия.

3.11. Проводить  ежегодный отбор документов на  архивное хранение или на уничтожение.

3.12. Выполнять  отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.  

4. ПРАВА 

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать  от функциональных служб необходимые  материалы, а также объяснения  о причинах задержки выполнения  заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать  документы и направлять их  на исполнение руководителям  и специалистам предприятия.

4.3. Требовать  от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением  установленных правил их составления  и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить  на рассмотрение руководства  предложения по улучшению документационного  обеспечения деятельности предприятия,  совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать  от руководства создания нормальных  условий для выполнения служебных  обязанностей и сохранности всех  документов, образующихся в деятельности  предприятия.

4.7. Работать  с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально".

4.8. Принимать  решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать  со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки  исполнения документов и представления необходимой информации руководству.  

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество  документов, предоставляемых на  подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное,  халатное отношение к регистрации  и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ".

5.4. Нечеткое  и несвоевременное выполнение  должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей инструкцией.   
 
 
 

С должностной  инструкцией ознакомлен(а)      ________________          ________________________ 

                                                                                                            (подпись)                                                        (Фамилия, И.О.)  

"__"_________ 200_ г.

Информация о работе Организация рабочего места секретаря