Организация и технология ДОУ

Заверительная надпись пишется разборчиво. В  ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки  дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

Если  дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации  после сверки ее с ведомственным  перечнем документов с указанием  сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются  номер фонда, номер описи и  номер дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Составление описей дел

На  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи  дел. Составление описи - это завершающий  этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным  документом и основным видом научно-справочного  аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении  работниками службы документационного  обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его  заголовку на обложке дела;

дату дела (тома, части);

число листов в деле (томе, части);

срок хранения;

примечание.

В описях дел постоянного  хранения графа срок хранения опускается.   Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный  для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

 

7. Порядок передачи  дел в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  организации, как правило, не передаются.

Принимая  дела, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет  правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается  в приеме дел на всех экземплярах  годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное  хранение организация представляет в государственный архив:

отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК  архивного отдела;

историческую  справку организации, если дела сдаются  на государственное хранение впервые;

справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в  себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и  зашифрованные дела увязывают в  архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи  и один экземпляр акта остаются в  государственном архиве, третий экземпляр  описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись  делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным  обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Демин Ю.М. Деловая  переписка. - М.: Бератор-пресс, 2003., Демин  Ю.М. Делопроизводство. Документационный  менеджмент - М.: Бератор-пресс, 2003.

2. Кирсанова М.В. Делопроизводство  в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного  обеспечения управления).М., 2000.

4. Лихачев М.Т. Д.окументы  и делопроизводство: Справочное  пособие. М., 2001.

5. Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. - М.: Проспект, 2004.

6. Рогожин М.Ю. Настольная  книга секретаря. - М.: Проспект, 2003.

7. Рогожин М.Ю. Организация  делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

8. Рогожин М.Ю. Документационное  обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.

9. Рогожин М.Ю. Организация  кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.

10.   Гражданский кодекс РФ Части I, II, III - М Проспект, 2002

11.   Трудовой кодекс РФ - М Проспект, 2002

12.   Федеральный конституционный закон "О государственном гербе РФ" от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ с изм. и доп. от 9 июля 2002 г

13.   Закон РФ от 11 марта 1992 г № 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях" (с изменениями от 24 ноября 1995 г, 1 мая 1999 г, 30 декабря 2001 г)

15.     Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г).