Организационное обеспечение службы делопроизводства

Так, Табель унифицированных форм документов по личному составу (далее - Табель) составляется как Табель отдела кадров или иного подразделения с аналогичными функциями и задачами и включает в себя формы документов, создающихся преимущественно в этих подразделениях. Кроме форм документов, непосредственно относящихся к личному составу, в Табель включаются такие управленческие формы, как Положение об отделе, должностные инструкции и пр.

При отборе формы унифицируются, т. е. приводятся к единообразию путем проверки их правовой обусловленности, законности использования той или иной формы, закрепления ее в правовом акте. Произвольно созданные работниками  формы кадровых документов исключаются.

Тем самым  разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых  форм документов и их закрепления  в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс  оформления кадровых документов.

Табель  позволяет также унифицировать  и нормативно закрепить процедуры  подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых документов в  организации.

При подготовке Табеля упорядочивается в целом  документационное обеспечение кадровой службы; создается реальная возможность  классификации и кодирования  форм кадровых документов на основе Общероссийского  классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования  компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.

Унификация  формы заключается в установлении обязательных реквизитов данного документа  и их расположения на стандартном  листе бумаги, а также в выработке  стандартного текста документа, соответствующего его функциональному назначению. Например, унифицированный текст приказа о приеме может выглядеть следующим образом.

Таким образом, Табель предназначен преимущественно  для упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и  функциональной основе.

Вместе  с тем Табель по назначению отличается от таких делопроизводственных документов, как Номенклатура дел и Перечень документов с указанием сроков хранения, традиционно применяемых в делопроизводстве, в том числе в отделах кадров.

Так, назначением  Номенклатуры является нормативное  закрепление заголовков заводимых  дел, в которые будут подшиваться  исполненные документы с целью обеспечения их сохранности, что позволяет производить эффективный разноцелевой поиск в делопроизводстве и архиве.

Перечень  же предназначен лишь для установления сроков хранения документов; в нем  никак не рассматриваются вопросы  их подготовки, а только их практическая и историческая ценность.

Табель  разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного  обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.

Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и  основные правила его составления  в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает  практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и  текстов.

Табель  составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в  зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.

Дополнительно в Табель могут быть включены следующие  графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.

Отбор документных  форм для включения в Табель и  заполнение граф осуществляются непосредственно  кадровой службой исходя из основных задач и функций управления кадрами.

Для выявления  названных задач и функций  используются: КЗоТ РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор  информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (разделы “Трудовые отношения” и “Кадровое обеспечение”).Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную  для дальнейшего использования  систематизацию форм документов.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных  подразделений, сотрудники которых  будут работать в соответствии с  правилами, установленными Табелем. После  утверждения руководителем организации  Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Табель  унифицированных форм документов организации  утверждается руководителем организации  и является нормативным документом, обязательным для исполнения. На основе Табеля составляется Альбом унифицированных  форм и текстов документов, который  также утверждается руководителем. Табель и Альбом ведутся службой  документационного обеспечения  управления (делопроизводства) синхронно.

Табель  и Альбом составляются и ведутся  в письменной (бумажной) и электронной  форме. 

Альбом  форм документов организации. Наряду с  Табелем форм документов, любая организация  должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Унифицированные формы документов располагаются  в Альбоме в порядке, предусмотренном  Табелем.

Альбом  согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его  также руководитель службы ДОУ. Как  правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в  электронном виде.

Глава III. Особенности российской модели делопроизводства

В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная  система документационного обеспечения  управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах  ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам  распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует  разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже  сложившейся технологии учрежденческого  делопроизводства.

В чем  же особенности «российской модели»  делопроизводства? Можно выделить три  наиболее ярких преимущества:

• контроль за документом начиная с момента его поступления;
• централизация контрольных функций;
• единые нормы документооборота.

В отличие  от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления  в орган власти. Внутренние или  исходящие документы попадают в  поле зрения контроля сразу после  «рождения» — то есть утверждения. При этом отслеживается связь  документов — в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, — ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная  централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой  важной особенностью «российской модели»  является наличие единых и детально регламентированных правил работы с  управленческими документами в  организациях независимо от их сферы  деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб - экспедиций, канцелярий, групп контроля - регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.

В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально  новой технологии того или иного  зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.

Традиционное  делопроизводство предполагает ведение  множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации  делопроизводства. В то же время  ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом, создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации  выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного  контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Российская  модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами  к процессам управления, но и существенно  превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти  только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

Делопроизводство в России в  основном до сих пор имеет строго вертикальное направление. На Западе же оно стремится к горизонтальному: документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство.

Другой уникальной особенностью российского  делопроизводства со времен Петра Великого является отслеживание работы с документами  в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т. д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. Но суть дела это не изменило.

В отечественном документообороте существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами.

И еще один довод в пользу отечественных  систем: российские системы автоматизации делопроизводства учитывают российские ГОСТы. Как показывает опыт, чтобы сравнение различных систем документооборота имело практическую пользу, оно должно включать не один десяток параметров сравнения.

Заключение

Управление современным предприятием - сложный многокомпонентный процесс, эффективность которого в значительной степени зависит от культуры делопроизводства на предприятии, умения персонала грамотно составлять и обрабатывать управленческие документы, фиксировать в них управленческие решения и осуществлять контроль за их исполнением.

Выполняя  курсовую работу я ставила перед  собой цель, рассказать о службе документационного обеспечения управления, описать ее структуру и функции, изучить основные нормативные документы, регламентирующие деятельность этой службы. Я старалась раскрыть эту тему в полном объеме, исходя из поставленных задач.

Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы делопроизводства зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда. Правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация  фиксируется в документах, которые  придают ей организационную форму  и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы работники  не отвлекались от главных производственных целей предприятия.