Опись дел как справочник по содержанию и учёту документов фонда организации

 

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Саратовский государственный социально-экономический университет»

 

Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Документоведение и Архивоведение»

на тему: «Опись дел как справочник по содержанию и учёту документов фонда организации».

 

                                                                             

                                                                            Дата сдачи курсовой работы

___________________201_ г. 

 

Дата защиты курсовой работы

___________________201_ г.

 

Оценка ________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

Введение

Глава1.

Опись дел. Основные функции и задачи архива…………………………

Глава 2.

Нормативно  – методические документы в Архивном фонде РФ (основы изложения нормативно-методической базы)……………………………..

Глава 3.

Классификация архивной документации………………………………

Заключение………………………………………………………………….

Список использованных источников………………………………………

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Все документы, которые хранятся в архиве,  подлежат строгому учёту. Учет документов необходим для: 

1. обеспечения  сохранности и ведения контроля документов;

2. для  создания систем оперативного  поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3. для  наиболее эффективного использования  документов.  

  При наличии в архиве организации одного хранилища, должен осуществляться централизованный учет документов. При существовании двух и более хранилищ - по каждому хранилищу.  

Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей  себя системе, на принципах централизации  и преемственности. Это значит, что  в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета - дело и единые формы учета – опись.

Актуальность  выбранной темы заключается в  том, что ни одна организация не сможет существовать без описи дел и учёта документов – это невозможно, так как эти два компонента являются ядром полноценной работы любой организации.

Цель исследования: рассмотреть опись дел как справочник по содержанию и учёту документов фонда организации в целом. Далее нужно решить следующие задачи, которые будут отражать ход процесса теоретического осмысления и практической разработки, на основе которых будут сделаны выводы и выработаны рекомендации.

Задачи исследования:

изучить опись  дел и основные функции, задачи архива;

ознакомиться с нормативно – методическими документами в Архивном фонде РФ;

Объектом курсовой работы является  - процесс значимости описи дел и учёта документов, а предметом - опись дел как  справочник по содержанию и учёту  документов фонда организации.

Стоит отметить основные методы исследования, являющиеся необходимым условием достижения поставленной цели, и которые послужили инструментом в процессе получения фактического материала курсовой работы:

-эмпирический  метод (метод сравнения);

-общелогический  метод (анализ, синтез, обобщение и т.д).

Структура курсовой работы состоит из введения, трёх глав и заключения. Каждая глава раскрывает значимые стороны описи дел и  учёта документов фонда организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Опись дел. Основные функции и задачи архива

Опись дел¹ — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел является исходным документом для разработки прочих видов справочников, так как их создание начинается с изучения описей дел. Все виды научно-справочного аппарата (далее – НСА) связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера: фонда, описи, дела, а также листов дел, где  это  необходимо.  
     При создании этих видов НСА целесообразно пользоваться описями, которые не будут перерабатываться: законченные описи дел или годовые разделы дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу.  В случае необходимости создания справочников к делам временного (до 10 лет) хранения следует использовать делопроизводственные картотеки, связанные поисковыми данными с номенклатурами дел, заменяющими описи.²

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная  статья описи дел структурного подразделения  включает в себя следующие элементы: ³

1. порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2. индекс дела (тома, части);
3. заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
4. даты дела (тома, части);
5. количество листов в деле (томе, части);
6. срок хранения дела.

При составлении  описи дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования: ⁴

1. заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
2. каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
3. порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
4. графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
5. при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
6. графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи  вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Основными задачами архива организации являются:

1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
2. учет и обеспечение сохранности документов;
3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;
4. использование хранящихся в архиве документов;
5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.⁵

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

1. ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;
2. принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
3. учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
4. создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует  информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

        6. проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

       7. осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

      8. организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным  подразделениям в работе с документами;

9. участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
10. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Опись дел служит целям оперативного поиска дел в организации и является неотъемлемым компонентом правильной и высококачественной работы любой организации, а задачи и функции архива позволяют создать оптимальные условия для учёта, хранения и комплектования документов.⁶

 

Нормативно  – методические документы в Архивном фонде РФ

Основными принципами использования документов Архивного  фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной  информации, законность ее поиска, получения и использования. Для раскрытия вопроса нужно решить несколько задач:

1. определить  направления использования архивных  документов;

2. постановить  цели использования архивных  документов;

3. охарактеризовать  формы использования документов.

Источники можно разделить на несколько групп:

1) нормативно-правовые  акты (Федеральные законы, Постановления  Правительства РФ);

2) нормативно-методические  документы (Правила);

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", который в статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом» Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

Нормативно-методическая база – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Нормативно-методическая база включает в себя:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на  федеральном уровне.
3. Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера.
4. Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства.
5. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.
6. Гос. Стандарты на документацию.
7. Унифицированные системы документации.
8. Общероссийские классификаторы технико-экономической информации.
9. Гос. система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения. Этот документ ГСДОУ.
10. Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
11. Нормативные документы по организации архивного хранения документов.⁷