Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

Содержание.

1. Обеспечение нормативных  условий хранения архивных документов 

1. 1 Создание оптимальных  условий хранения документов 

1. 2 Размещение документов  в хранилище. Топографирование 

2. Применение специальных  средств хранения и перемещения документов

2. 1 Порядок выдачи дел  из хранилищ 

2. 2 Проверка наличия и  состояния дел 

2. 3 Создание страхового  фонда особо ценных документов  и фонда пользования 

3. Обеспечение физико-химической  сохранности архивных документов 

3. 1 Проверка физического  состояния документов 

3. 2 Физико-химическая и  техническая обработка архивных  документов

Список литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Обеспечение нормативных  условий хранения архивных документов

1. 1 Создание оптимальных  условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной  сигнализации; применением технических  средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).

Здания для государственных  архивов могут быть построены  специально или переоборудованы  из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также  в соответствии с требованиями строительных норм и правил. Пригодность месторасположения  архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха. Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с  ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а  также рациональное взаимодействие подразделений архива. Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для  автоматизированной библиотеки съемных  электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных  зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом  порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных  с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.

Хранилища рекомендуется  располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение  допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания  солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах  жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.

Защита архивных документов от разрушающего действия естественного  и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых  видах работы с архивными документами.Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией. Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы. Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного  аппарата разрешается только по специальным  пропускам, выдаваемым в установленном  порядке. Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.

В архивохранилищах, оборудованных  системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный  температурно-влажностный режим  для хранения документов на:

1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;

2) черно-белых пленочных  носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;

3) цветных пленочных носителях  - температура +2 - +5оС, относительная  влажность воздуха 40-55 процентов;

4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и  увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение  одних суток) температуры (+-5.С) и  относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.

Температурно-влажностный  режим контролируется путем регулярного  измерения температуры и относительной  влажности комнатного и наружного  воздуха в одно и то же время: в  кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в  неделю; при нарушениях режима - 1 раз  в сутки.

Контрольно-измерительные  приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания  контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных  журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

Кинодокументы, рулонные микрофильмы  хранятся в горизонтальном положении  в металлических или пластиковых  коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы  на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических  или пластиковых с отверстиями  коробках для предотвращения скапливания  внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.

Не допускается хранение архивных документов на носителях с  магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную  индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное  перемещение архивного документа  внутри упаковки.Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п. ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

Средства хранения устанавливаются  перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами – 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.[2]

1. 2 Размещение документов  в хранилище. Топографирование

Размещение документов в  хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в  соответствии с учетными документами  в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:

- описи дел и заменяющие  их номенклатуры дел;

- предметные, предметно-тематические  картотеки;

- картотеки по личному  составу;

- указатели;

- исторические справки;

- обзоры документов.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает  распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания.

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.

Ведение топографических  указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме  размещения фондов.

2. Применение специальных  средств хранения и перемещения документов

2. 1 Порядок выдачи дел  из хранилищ

Дела выдаются из хранилищ:

- для использования (пользователям  в читальный зал, сотрудникам  архива в рабочие помещения,  учреждениям и организациям во  временное хранение);

- для проведения архивных работ с документами.

Дела, содержащие ветхие документы, особо ценные документы, для использования  из хранилищ не выдаются, вместо них  выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов. Архивные документы  выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в  читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами  и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища  и прием их обратно, в том числе  полистную проверку наличия и  состояния архивных документов перед  выдачей их из архивохранилища и  при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.

Обязательной полистной  проверке наличия и состояния  перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и  особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и  металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища  и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические  документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес  для коллекционеров.