Обеспечение концентрации и сохранности архивных документов

«Обеспечение концентрации и сохранности  архивных документов»

 

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в  них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение  свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов, находящихся  на длительном хранении обусловлена  актуальность проблемы обеспечения  сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается  в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно  разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения –  снизить воздействие неблагоприятных  факторов и увеличить долговечность  документов. В различных странах  мира ведется интенсивный поиск  современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее  время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие  постановления нашего правительства.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение  сохранности документов – одна из важнейших функций архивных учреждений.

Специалистам  решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности  документов. Система мер по организации  хранения включает в себя следующие  направления:

1.  обеспечение физико-химической сохранности документов;

2.  создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

3.  учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

4.  копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

5.  консервация документов.

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими  пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены  от неблагоприятных условий, порчи  их физической основы и нанесенного  на них текста, а так же от хищений  и потерь по небрежности.

Первым  требованием создания оптимальных  условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов  строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с  различным объемом документов.

В том  случае, если здание архива сооружается  специально, его строительство и  эксплуатация должны осуществляться с  соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными  нормами проектирования зданий и  сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях  Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно  только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь  выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние  физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено  соответствие помещение вышеперечисленным  критериям, составляется акт, который  подписывают все члены экспертной комиссии.

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных  нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также  ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.).

Есть  общие требования к помещению  архивохранилища. Прежде всего, нужно  знать, что недопустимо для архивных помещений:

1.  помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2.  поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

3.  поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

4.  архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные  площади здания отводятся под  хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое.

Эффективная эксплуатация помещений зависит  от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в  хранилищах применяются откидные и  легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки.

Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища.

Эффективная эксплуатация помещений зависит  от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах.

Если  хранилище предназначено непосредственно  для сохранения документов, то в  архиве желательно отвести помещения  для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей  и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал  для работы с документами различных  размеров и видов, а так же следующие  основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования.

В каждом архиве разрабатывается план эвакуации  документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане  должна быть предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных документов и дел постоянного хранения.

Не  только само здание (помещение), но и  средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности  документов. Параметры этой среды  определяются соблюдением режимов  хранения.

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют  следующие режимы хранения:

1.  световой;

2.  температурно-влажностный;

3.  противопожарный;

4.  охранный.

Обязательным  видом работы по обеспечению сохранности  документов является проверка их наличия  и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а так же выявление дел  и документов, требующих улучшения  физического состояния дел достигаются  две цели:

1.  учет количества документов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

2.  выявление документов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и  состояния документов должна проводиться  не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в  архивах проводятся единовременные проверки, если производились перемещения  дел в другое помещение; после  чрезвычайных происшествий; при смене  заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправно поврежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки  о проведении розыска. 

При архивном хранении документов они в  той или иной мере подвергаются воздействию  различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств  материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных  факторов и увеличить долговечность  документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.