Номенклатура дел организации и особенности ее оформления

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, а также их взаимосвязью.

Заголовки дел следует  располагать в следующей последовательности:

Заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Сначала идут заголовки  дел, содержащие распорядительные документы  вышестоящих органов, а затем  распорядительные документы руководства  организации.

Заголовки дел плановой документации.

Заголовки дел отчетной документации.

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому  признакам, вносят в номенклатуру дел  по алфавиту корреспондентов или  географических названий.¹⁰

Нельзя формулировать  заголовки дел так, чтобы в  одном деле объединялись документы  различной ценности, с различными сроками хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4.​ Количество единиц и сроки хранения дел

 

В 3-ей графе номенклатуры дел указывается количество единиц хранения, т.е. томов или частей дела. В одно дело нельзя поместить более 250 лисов, а толщина дела не должна превышать 4 см. Если число листов больше, дело делят на тома или части. Так  как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется  по окончании текущего года.

В 4-ой графе номенклатуры дел указываются сроки хранения дела. Сроки хранения документов зависят  от их научной и практической ценности.

Сроки хранения - важное основание  для группировки документов в  дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут  помещаться в одно дело.

Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: 75 лет, 15 лет,10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год.

Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут  уточняться в процессе экспертизы ценности документа.

Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают: 

·Типовыми 

·Ведомственными

Типовые перечни составляются для определения сроков хранения документации, характерной для подавляющего большинства организаций Российской Федерации. Они бывают следующих  видов:

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы;

Перечень научно-технической  документации, подлежащей приему в  государственные архивы. ¹¹

На основе типовых перечней разрабатываются ведомственные  перечни, в которые включается наиболее полный систематизированный состав документов, характерный для данной организации.

«Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения» является основным нормативным  документом при определении сроков хранения и отборе на уничтожение  типовых управленческих документов. Перечень является обязательным для  применения, так как носит нормативный  и универсальный характер, поскольку  может использоваться организациями, различными по статусу, организационно-правовой форме и форме собственности.

Уменьшать срок хранения, установленный  данным Перечнем, в номенклатуре дел  запрещается. Повышать срок хранения разрешается, если необходимость в этом обусловлена  специфическими особенностями деятельности организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются  в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы  временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками  хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. ¹²

Срок хранения исчисляется  с 1 января того года, который следует  за годом окончания дела. В номенклатуре дел, проставляя сроки хранения, в 4-ой графе можно поставить отметку  «до минования надобности». Она  означает, что документы этого  дела имеют только практическое значение. Сроки их хранения определяются самой  организацией, но этот срок не может  быть менее года.

                                             2.5.​Оформление примечания

 

В графе 5 «Примечание» в  течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки  о заведении дел, о переходящих  делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию  для продолжения и др.

В течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых организацией. Для этого  в конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных  номеров.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного  хранения, со сроком хранения свыше 10 лет  и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется  подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным  за документационное обеспечение, и  согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное  хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный  архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

         Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. ¹³

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех  экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации  и является документом постоянного  хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым  номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в  соответствующие структурные подразделения  для заведения дел. ¹⁴

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

При написании данной контрольной работы мною была рассмотрена процедура формирования, оформления и хранения дел.

В результате проделанной  работы, можно сделать следующий  вывод: документированная информация составляет основу управления на любом предприятии. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый  поиск документов, их сохранность  и учет. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в  архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРОИЗВОДСТВЕННАЯ  ФИРМА  «ЗАПУСК»

ПРОТОКОЛ

 

 

15.10.2013                                                                            №1

 

общего собрания рабочих 

 

Председатель: Иванов В.В.

Секретарь: Мосякова З.А.

 

Всего 300 человек, присутствовали 230, что составило 77 % (список прилагается).

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.О создании цеха по  производству строительных материалов  для строительства жилых домов.  Доклад  председателя фирмы Петрова  А.А.

2. О выборах начальника  цеха по производству строительных  материалов для строительства  жилых домов. Доклад председателя  фирмы Петрова А.А.

 

1.СЛУШАЛИ:

Петрова А.А. –текст доклада  прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Сидоров А.А. – поддерживаю  предложение о создании цеха по производству строительных материалов.

РЕШИЛИ:

1.Председателю фирмы Петрову  А.А. и заместителю председателя  фирмы  по строительству Сидорову  А.А. разработать программу действий  по созданию цеха по производству  строительных материалов до 01.08.2011.

2. Бухгалтеру Метелькиной  Л.А. выдать 315 млн. рублей из  бюджета фирмы для создания  цеха по производству строительных  материалов до 01.07.2011

 

2.СЛУШАЛИ:

Петрова А.А. – предлагаю  избрать на должность начальника цеха по производству строительных материалов для строительства жилых домов  заместителя председателя фирмы  по строительству Сидорова А.А.

ВЫСТУПИЛИ:

Студейкин П.П. – поддерживаю  предложение председателя фирмы  Петрова А.А.

РЕШИЛИ:

Утвердить на должность начальника цеха по производству строительных материалов для строительства жилых домов  заместителя председателя фирмы  по строительству Сидорова А.А.

 «За» - 200 голосов.

«Против» - 10 голосов.

«Воздержалось» - 20 голосов.

Недействительных бюллетеней – 0.

Решение принято 200 голосами.

Приложение:

1. Список присутствующих на общем собрании рабочих на 1 л. в 1 экз.
2. Доклад Петрова А.А. на 5 л.в 1экз.

 

Председатель                              Л.П.   В.В. Иванов

 

Секретарь        Л.П.   З.А. Мосякова

 

Список использованной литературы

 

 

1.Государственный стандарт Российской Федераций ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998.

2.Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд-во стандартов. 2003.

3.Деловая переписка и образцы  документов: более 400 документов / Ш.  Тэйлор; пер. с англ. С.Л. Могилевского.- М.: Велби: Проспект.: 2010.-384 с.

4.Делопроизводство: учебно-справочное  пособие для вузов / И.Н. Кузнецов. – М.: Дашков и К: 2011.-520 с.

5.Делопроизводство: практическое  пособие / В.И. Андреева.-М.: «Управление  персоналом»: 2010.-200 с.

6. Документирование управленческой  деятельности: делопроизводство / В.А.  Спивак. – СПб.: Питер: 2010.-240 с.

7. Документирование и делопроизводство: основы документоведения, виды, функции  документов, технологии делопроизводства: учебное пособие / А.В. Охотников,  Е.А. Булавина. – М,Ростов н/Д:  МарТ: 2009.-288 с.

8. Как правильно подготовить  и лоформить делово письмо: учебно-практическое  пособие / М.И. Басаков.-М.: Изд.-торг. Корпорация «Дашков и К»: 2011.-112 с.

9.Настольная книга секретаря-референта  / Т.Ю. Теплицкая. – Ростов н/Д:  Феникс: 2010.-256 с.

10.Образцы документов по делопроизводству: руководство к составление / М.В.  Стенюков. -М.: Приор-издат: 2012.-176  с.

11. Организация работы с документами:  учебное пособие / М.В. Ватолина.- Ростов н/Д: Феникс: 2010.-320 с.

12.Офисная документация: подготовка  и оформление / сост. И.Н. Кузнецов.- Минск: Книжный дом: 2011.-832 с.

13.Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М.  Лысенко.-СПб.: Питер: 2010.-272 с.

14.Современное делопроизводство: понятие  ДОУ, оформление управленч. Документов, кадровое делопроизводство / Н.М.  Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко.-СПБ.: Питер: 2011.-256 с.

                                                                                                 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                          Приложение 1

Пример  оформления номенклатуры дел

Закрытое акционерное                                                                             УТВЕРЖДАЮ  
общество «Ромашка»                                                                             Директор 
(ЗАО «Ромашка»)                                                                                   __________И.И. Иванов