Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Января 2013 в 15:26, курсовая работа
Целью работы является изучение видов, места и роли материальных носителей информации в работе документационного обеспечения управления.
Основные задачи исследования:
- изучение истории развития материальных носителей информации;
- определение проблем и главных направлений развития материальных
носителей информации.
Введение……………………………………………………………………………...3
ГЛАВА 1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ: ПОНЯТИЕ, СВОЙСТВА, ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ……………………………………………...5
1.1. Понятие информации: виды, свойства………………………………………...5
1.2. Материальные носители как средства фиксирования информации………....9
1.3. История развития материальных носителей информации………………….11
1.4. Виды материальных носителей информации………………………………..14
ГЛАВА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ НОСИТЕЛЕЙ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ………………….25
2.1. Материальные носители информации в документационном обеспечении управления………………………………………………………………………….25
2.2. Влияние типа носителя информации на долговечность и стоимость документа…………………………………………………………………………...30
Заключение………………………………………………………………………….36
Список источников и литературы………………………………………………....38
Необходимо иметь в виду, что носитель информации и носитель документированной информации – разные понятия. Это нашло отражение и в стандартизованных определениях. Так, в соответствии с ГОСТ РФ 50922-96 «Защита информации. Основные термины и определения», «носитель информации – физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов». А согласно ГОСТ РФ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» носитель документированной информации - это «материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде».
Материальный носитель информации, как правило, состоит из двух компонентов - материала основы записи и вещества записи. Исключение составляют материальные носители, используемые для механической записи (высекание, выжигание, выдавливание, резьба, перфорирование, механическая звукозапись и некоторые другие), где отсутствует вещество записи, а знаки наносятся непосредственно на материальную основу, изменяя ее физическую, физико-химическую структуру.
Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда-непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.
Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо, и само латинское слово documentum означает слово «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».
В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт - Петербурге в 1857 году в книге Н.Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг». Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: делопроизводство-это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов. [17, с.118]
Имея в виду определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:
- оформление
деловых документов в
- создание
условий для движения
- создание
условий для поиска
- создание
условий для хранения
Материальный носитель, используемый в ДОУ, должен обеспечивать:
а) защиту от несанкционированной повторной и дополнительной записи информации после ее извлечения из информационной системы;
б) возможность доступа к записанным на материальный носитель данным, осуществляемого оператором и лицами, уполномоченными в соответствии с законодательством РФ на работу с данными (далее-уполномоченные лица);
в) возможность идентификации информационной системы данных, в которую была осуществлена запись данных, а также оператора, осуществившего такую запись;
г) невозможность несанкционированного доступа к данным, содержащимся на материальном носителе.
Оператор утверждает порядок передачи материальных носителей уполномоченным лицам.
Материальный носитель должен использоваться в течении срока, установленного оператором, осуществившем запись данных на материальный носитель, но не более срока эксплуатации, установленного изготовителем материального носителя.
Тип материального носителя, который будет использован для обработки биометрических персональных данных, определяет оператор, за исключением случаев, когда нормативными правовыми актами РФ предписано использование материального носителя определенного типа.
Оператор обязан:
А) осуществлять учет количества экземпляров материальных носителей;
Б) осуществлять присвоение материальному носителю уникального идентификационного номера, позволяющего точно определить оператора, осуществившего запись данных на материальный носитель.
Технологии хранения данных вне информационных систем персональных данных должны обеспечивать:
А) доступ к информации, содержащейся на материальном носителе, для уполномоченных лиц;
Б) применение средств электронно-цифровой подписи или иных информационных технологий, позволяющих сохранить целостность и неизменность данных, записанных на материальный носитель.
Электронный
документооборот позволяет
На материальном
носителе информация должна быть защищена
информационными технологиями, позволяющими
сохранить целостность и
Использование шифровальных (криптографических) средств защиты информации осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
Электронная система документооборота должна иметь возможность хранения документов не только в текстовом виде, но и в виде отсканированных образцов, а также, возможность управления правами доступа к этим документам, ограничивая возможность их изменения, добавления, удаления и прочтения лишь уполномоченными сотрудниками, управлять актуальностью документов [14, с. 135]
Юридическая сторона электронных документов остается сложным фактором: правомочен ли электронный заказ на поставку настолько же, что и зафиксированный на бумаге? На этот вопрос пока нет конкретного ответа. Однако для того, чтобы электронная коммерция стала реальностью, на него рано или поздно должен быть получен ответ. Сделки в электронной форме будут иметь такой же юридический статус, как и «бумажные» [15,с.161].
При хранении данных вне информационных систем должна обеспечиваться регистрация фактов несанкционированной повторной и дополнительной записи информации после ее извлечения из информационной системы. Оператор вправе установить не противоречащие требованиям законодательства РФ дополнительные требования к технологиям хранения данных вне информационных систем в зависимости от методов и способов защиты данных в информационных системах.
2.2. Влияние
типа носителя информации на
долговечность и стоимость
Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д. К примеру, в настоящее время известно около 400 видов грибов и насекомых, обнаруженных на документах и книгах, способных поражать бумагу, кальку, ткани, дерево, кожу, металл, кинофотоплёнку и другие материалы.
Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл. К примеру, законы вавилонского царя Хаммурапи были высечены на каменном столбе. И в наши дни эти материалы используются для длительного сохранения информации, в частности, в мемориальных комплексах, на местах захоронений и т.п.
В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила. В значительной степени благодаря этому до нас дошли многие важные текстовые исторические памятники, документы прошлого. И, напротив, использование недолговечных материальных носителей (пальмовые листья, деревянные дощечки, берёста и т.п.) привели к безвозвратной утрате большинства текстовых документов далёкого прошлого.
Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими. Так, книги на пергаменте нередко приравнивались по цене к каменному дому или даже к целому поместью, вносились в завещание, наряду с другим имуществом, а в библиотеках приковывались цепями к стене. Поэтому постоянно приходилось искать оптимальное соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.
Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации - бумага - обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.
По мнению специалистов, в середине 19 столетия наступил первый кризисный период в истории бумажного документа. Он был связан с переходом к изготовлению бумаги из древесины, с использованием синтетических красителей, с широким распространением машинописи и средств копирования. В результате долговечность бумажного документа сократилась с тысяч до двухсот - трёхсот лет, т.е. на порядок. Особенно недолговечны документы, изготовленные на бумаге низких по качеству видов и сортов (газетной и т.п.).
В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит - менее доступными для массового потребителя. Использование в России «пиратских» перезаряженных картриджей и тонеров только усугубляет ситуацию.
Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения. Однако это далеко не всегда соблюдалось и соблюдается. В результате из ведомственных архивов на государственное хранение в нашей стране документы поступают с дефектами. В 1920-е годы количество дефектов достигало 10-20 %, с 1950-х годов стало уменьшаться от 5 до 1 %, в 1960-1980-е годы было на уровне 0,3-0,5 % (хотя в абсолютных цифрах это составляло 1-2,5 млн. документов). В 1990-е годы хранение документов в ведомственных архивах вновь ухудшилось, как и в первые десятилетия существования советской власти. Всё это оборачивается значительными материальными потерями, поскольку в архивах и библиотеках приходится создавать и содержать дорогостоящие лаборатории, которые занимаются реставрацией бумажных носителей. Приходится также изготавливать архивные копии документов с угасающим текстом и т.п.
В Советском Союзе в своё время была даже создана правительственная программа, предусматривавшая разработку и выпуск отечественных долговечных бумаг для документов, специальных стабильных средств письма и копирования, а также ограничение с помощью нормативов применения недолговечных материалов для создания документов. В соответствии с этой программой, к 1990-м годам были разработаны и стали выпускаться специальные долговечные бумаги для делопроизводства, рассчитанные на 850 и 1000 лет. Был также скорректирован состав отечественных средств письма. Однако дальнейшая реализация программы в современных российских условиях оказалась невозможна, вследствие радикальных социально-политических и экономических преобразований, а также в результате очень быстрой смены способов и средств документирования.
Проблема
долговечности и экономической
эффективности материальных носителей
информации особенно остро встала с
появлением аудиовизуальных и
Во-первых, аудиовизуальные и машиночитаемые документы, равно как и документы на традиционных носителях, подвержены физическому старению, связанному со старением материального носителя. Так, старение фотоматериалов проявляется в изменении свойств их светочувствительности и контрастности при хранении, в увеличении так называемой фотографической вуали, повышении хрупкости плёнок. У цветных фотоматериалов происходит нарушение цветового баланса, т.е. выцветание, проявляющееся в виде искажения цветов и снижения их насыщенности. Особенно нестойкими были кинофотодокументы на нитроплёнке, являвшейся вдобавок ещё и крайне горючим материалом. Очень быстро выцветали первые цветные кинофотодокументы. Надо заметить, что вообще срок сохранности цветных кинодокументов в несколько раз меньше, чем чёрно-белых, вследствие нестойкости красителей цветного изображения. Вместе с тем плёночный носитель является сравнительно долговечным материалом. Не случайно в архивной практике микрофильмы по-прежнему остаются важным способом хранения резервных копий наиболее ценных документов, поскольку могут храниться, по расчётам специалистов не менее 500 лет.