Контрольная работа по «Основы документирования»

2.Обеспечить оказание методической  помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.

3. Организовать обучение сотрудников  правилам оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р. 6.30-97.

4 Отделу информационных технологий  обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением.

и т.д.

Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и инструкция по делопроизводству - основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.  

 

2.ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Сопроводительное письмо составляется только в том случае, если оно содержит информацию, отсутствующую в сопровождаемом документе.  Сопроводительные письма, содержание которых ограничивается предложениями типа:

Направляем Вам …

Настоящим направляется …

и т.д. — новой информации для адресата, как правило, не содержат, поэтому в их составлении нет необходимости. В таких случаях следует отправлять документ адресату без сопроводительного письма. Необходимые реквизиты — дата, индекс и другие — располагаются на общем бланке, который служит первой страницей отправляемого документа.         Сопроводительное письмо упрощает процесс регистрации. Направление документов с сопроводительным письмом сегодня уже является нормой делового общения. Сопроводительное письмо используется для отправки документов, не имеющих адресной части, при этом их обязательным реквизитом является отметка о наличии приложения (Пример 1). В этом случае задача регистрации упрощается, т.к. регистрируется только сопроводительное письмо и, соответственно, входящий исходящий номер ставится только на самом письме. При этом сопроводительное письмо помогает определить, какие документы и в каком количестве экземпляров были направлены контрагенту.       Сопроводительные письма регистрируются в журнале регистрации входящей/исходящей корреспонденции. Сам факт регистрации входящих/исходящих документов особенно важен и может иметь далеко идущие последствия. Например, очень многие договоры содержат следующую формулировку:     1. Заказчик в течение пяти календарных дней с момента получения акта сдачи-приемки услуг, обязан рассмотреть и подписать его или представить Исполнителю письменный мотивированный отказ от его подписания.  2.Если по истечении указанного срока Заказчик не подписал акт сдачи-приемки услуг и не представил Исполнителю мотивированный отказ от его подписания, то услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме. Значит, может получиться так, что имея замечания к контрагенту, с которым заключен договор, по факту оказанных услуг, ваша организация не подписывает представленный им акт оказанных услуг (выполненных работ), а направляет ему мотивированное заключение, которое пересылается по почте и обязательно должно быть доставлено контрагенту, т.к. в противном случае в соответствии с условиями договора работы будут считаться выполненными.         Очевидно, что ответственность за своевременную подготовку и передачу в канцелярию самого мотивированного заключения лежит на ответственном исполнителе, а вот организация своевременной передачи документов в почтовое отделение и отслеживание факта их доставки – задача канцелярии. И уже не требует объяснения тот факт, что фиксация своевременной отправки и контроль получения документов контрагентом может существенно защитить интересы вашей организации в суде в случае возникновения спорных вопросов с контрагентом.

 

 

 

 

 

 

 

Пример 1                             Эмблема организации

Открытое акционерное общество                                                      «Северная корона»

 

 

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ  ПИСЬМО

 

Ул. Осенняя, д.16,г. Москва,145078

Тел.(495)541-56-10,факс(495) 161-6210

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

 

10.10.2014№08.1-2345/10

На №_____от_____________		ЗАО «Промрес Строй» Генеральному директору Р.А. Саккулину

 

 

О направлении документов

Уважаемый Роман Александрович!

Направляем Вам подписанные со стороны ОАО «Северная корона» акты выполненных работ по договору подряда № 398/05/АКЛ/10 от 10.10 2014 года.

После подписания актов выполненных работ просим направить один экземпляр  в адрес нашей организации.

 

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

 

 

Генеральный директор               Подпись                    И.А.Борисова

 

         

 

 

3.Языки народов Российской  Федерации - национальное достояние Российского государства. Языки народов Российской Федерации находятся под защитой государства. Государство на всей территории Российской Федерации способствует развитию национальных языков, двуязычия и многоязычия.    Настоящий Закон охватывает сферы языкового общения, подлежащие правовому регулированию, и не устанавливает юридические нормы использования языков народов Российской Федерации в межличностных неофициальных взаимоотношениях, а также в деятельности общественных и религиозных объединений и организаций.          Российская Федерация гарантирует каждому право на использование родного языка, свободный выбор языка общения, воспитания, обучения и творчества независимо от его происхождения, социального и имущественного положения, расовой и национальной принадлежности, пола, образования, отношения к религии и места проживания.         Равноправие языков народов Российской Федерации охраняется законом. Никто не вправе устанавливать ограничения или привилегии при использовании того или иного языка, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Нормы, устанавливаемые настоящим Законом, распространяются на граждан Российской Федерации, а также на иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся на территории Российской Федерации.             Государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык.           Государство признает равные права всех языков народов Российской Федерации на их сохранение и развитие. Все языки народов Российской Федерации пользуются поддержкой государства.      Русский язык как государственный язык Российской Федерации изучается в общеобразовательных учреждениях и образовательных учреждениях профессионального образования. В имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях, за исключением дошкольных образовательных учреждений, изучение русского языка как государственного языка Российской Федерации регулируется государственными образовательными стандартами. Каждый народ Российской Федерации, не имеющий своей письменности, обладает правом создавать письменность на родном языке. Государство обеспечивает для этого необходимые условия.   

       Использование языков народов Российской Федерации в работе федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления

       Работа в федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления осуществляется на государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик.

         Языком проектов федеральных конституционных законов, проектов федеральных законов, проектов актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, внесенных на рассмотрение Государственной Думы и переданных на рассмотрение Совета Федерации, является государственный язык Российской Федерации.           Федеральные конституционные законы, федеральные законы, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации официально публикуются на государственном языке Российской Федерации.

         Использование языков народов Российской Федерации в деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений

        В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.          Гражданам Российской Федерации, не владеющим государственным языком Российской Федерации и государственным языком республики, предоставляется право выступать на заседании, совещании, собрании в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях на том языке, которым они владеют. В случае необходимости обеспечивается соответствующий перевод.              Граждане Российской Федерации вправе обращаться в государственные органы, организации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации с предложениями, заявлениями, жалобами на государственном языке Российской Федерации, родном языке или на любом другом языке народов Российской Федерации, которым они владеют.         Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан Российской Федерации, направленные в государственные органы, организации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется государственный язык Российской Федерации 

  Использование языков в официальном делопроизводстве

          На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

 

Список литературы

1. Быкова Т. А. Делопроизводство: учеб, для вузов М.: МЦФЭР, 2010. - 155с.

2. Делопроизводство: Учебник для вузов./ Под общ, ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – М: МЦФЭР., 2011. – 137 с.

3. Сотов П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2011.

4.Сайт – www.advokat – profess.ru.

5.Сайт – E-mail: info@ profiz.ru.