Контрольная работа по "Документоведение"

	МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
	Негосударственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования «Сибирская академия управления и массовых коммуникаций (институт)»

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Новосибирск

2013 г.

 

7. Описать процесс регистрации документов.

 

Регистрация является одним из условий признания самого факта существования документа, придания ему юридической силы. Она обеспечивает включение сведений о документах  в информационно-поисковую систему, что создает базу для учета, поиска, контроля исполнения документов, справочной работы.

Регистрация необходима для  обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько  форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная система регистрации - это осуществление всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Централизованная система чаще всего применяется в небольших коммерческих предприятиях.

Децентрализованная система  предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом спецификации предприятия  может применяться смешанная  система регистрации, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

При регистрации документы  делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы,
• всходящие документы,
• внутренние документы,
• контракты коммерческие,
• документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер  присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 01.

Внутренние документы  и коммерческие контракты при  небольших объемах по решению  руководства предприятия могут  не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящим и исходящим документам присваиваются регистрационные номера, состоящие:

• из порядкового номера документа с начала года,
• условного обозначения структурного подразделения или должностного лица.

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Регистрацию документов можно  рассматривать как начальный  этап контроля за их исполнением. Возможность  проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные  и контрольные функции при  этом могут быть неразрывно связаны  и осуществляться с помощью тех  же журналов.

Основная цель контроля –  обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным  фломастером букву «К» на левом  поле документа напротив реквизита  «заголовок». Затем в регистрационном  журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции  руководителя на документе. Если в регистрационном  журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства  документов не должен превышать 10 дней. Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Для ведения контрольных  операций можно использовать персональный компьютер.

Ряд программ предоставляют  секретарю возможность вести  рабочий календарь-ежедневник с  помощью ПК. Такой календарь можно  использовать для проведения контроля исполнения документов. В соответствующий  день календаря заносится номер  документа, взятого на контроль, исполнитель  и его телефон, содержание поручения (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные  сроки исполнения и в назначенный  день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных  операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания секретарю, но и сможет в случае необходимости  передавать их на компьютер исполнителя.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля руководителем  после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления  проекта контракта, проведения деловой  встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении  его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале  регистрации.

Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция  управления в ряде фирм совмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия, единство исполнителей в достижении поставленных целей («единство команды») и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще привести к исключению контроля за исполнением документов в фирме.

 

26. Перечислить основные виды организационно-распорядительных документов.

 

В состав организационно-распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

Организационная документация.

Организационные документы  служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. К организационным (организационно-правовым) документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т. д.

Распорядительные  документы.

Решения, принятые руководством, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых  состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в  обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и  иными ресурсами. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией администрации организаций и учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции; общественные организации — постановления, распоряжения.

Информационно-справочные документы.

К информационно-справочным документам относятся служебные  письма, телеграммы, справки, докладные  записки, акты и другие документы. Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать к каким-либо действиям; иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

 

29.  Перечислить основные реквизиты письма.

 

Формуляр служебного письма может иметь три группы реквизитов.

Первая группа реквизитов, которые проставляются организацией – автором письма на его оригинале:

• Государственный герб Российской Федерации;
• герб субъекта российской федерации;
• эмблема или товарный знак организации;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• дата создания документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления и издания документа;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложений;
• подпись;
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа;
• оттиск печати.

Вторая группа реквизитов проставляется организацией – автором  служебного письма на его копии, которая  остается в организации – автора.

• дата создания документа;
• номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• адресат;
• текс документа;
• отметка о наличии приложений;
• подпись (или без личной подписи);
• отметка об исполнителе;
• идентификатор электронной копии документа;
• визы согласования документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Третья группа реквизитов проставляется в организации  – получателя служебного письма.

• отметка о поступлении документа в организацию;
• резолюция;
• отметка о контроле;
• отметка об исполнении документа  направлении его в дело.

 

 

 

19. Что входит в понятие «формуляр документа»?

 

Каждая группа документов характеризуется соответствующим  набором реквизитов. Соответственно, для каждого документа в этой группе имеется индивидуальный набор реквизитов. Перечень реквизитов, из которых состоит тот или иной документ, носит название формуляра документа.

Например, для ряда документов, которые федеральные органы власти и их подразделения выдают физическим лицам для удостоверения их личности или их статуса, состав реквизитов строго определен действующим законодательством  Российской Федерации. К таким документам относятся: паспорт, водительские права, трудовая книжка, свидетельство о  рождении, аттестат об окончании школы  и многие другие.

Перечень реквизитов, характеризующий  группу документов с однотипными  функциями, носит название типового формуляра документа.

Перечень реквизитов, включающий индивидуальный набор реквизитов, присущих конкретному индивидуальному документу, носит название индивидуального  формуляра документа.

Формуляр официального и  служебного документа представляет собой перечень реквизитов официального письменного документа.

 

13. Что придает юридическую силу документу?

 

Юридическая сила документа  – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Действующее законодательство Российской Федерации устанавливает  различный порядок официализации  документов в точки зрения порядка  применения документов и введения их в силу по внешним признакам, по видам  носителей документированный информации. Например, порядок придания юридической  силы документу, который издается государством с целью удостоверения личности, значительно отличается от порядка  придания юридической силы письменным служебным документам. Для придания юридической силы таким документам существует отдельный законодательный  акт.