Контрольная работа по "Делопроизводству"

Раздел VIII

1.Требования к  изготовлению, использованию и хранению  гербовых бланков.

Бланки  документов  с  воспроизведением  Государственного    герба  Российской Федерации и  гербов субъектов Российской Федерации  являются полиграфической продукцией.

Контроль за хранением и использованием гербовых бланков в    структурных подразделениях  органа  внутренних  дел осуществляется    соответствующим подразделением делопроизводства и режима.

Гербовые  бланки  подлежат  учету. На лицевой стороне или    обороте  гербовых  бланков проставляются  порядковые учетные номера.    После   получения  гербовые  бланки  регистрируются  подразделением    делопроизводства   и   режима  в  журнале  учета  гербовых  бланков    документов.

Гербовые   бланки   хранятся   в   надежно   запираемых    металлических  шкафах (сейфах).

Гербовые  бланки  выдаются  сотрудникам  под  подпись  в    журнале учета гербовых бланков  документов.

Испорченные  гербовые  бланки  или  неподписанные проекты    документов  на гербовых бланках  сдаются сотруднику делопроизводства    и режима, ответственному за учет гербовых бланков.

Уничтожение    испорченных    гербовых    бланков   или    неподписанных  проектов документов на гербовых бланках производится    под  подписи  сотрудника  делопроизводства и режима, ответственного    за учет гербовых бланков, и исполнителя  документа.

Проверка  наличия,  использования  и  хранения  гербовых    бланков  осуществляется  один  раз  в  год  комиссией,  создаваемой    руководителем    органа   внутренних   дел,   по   итогам   которой    составляется  акт,  который  утверждается  руководителем, создавшим    комиссию.

2.Учет, хранение  и использование печатей и  штампов.

Для удостоверения подлинности  документов или соответствия    копий  документов подлинникам в  органах внутренних дел используются    печати.

Для  проставления отметок  о получении, регистрации, прохождении    и  исполнении  документов,  других  отметок  справочного  характера    применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Печати   органов   внутренних   дел  с  воспроизведением    Государственного   герба  Российской  Федерации,  гербов  субъектов    Российской  Федерации  и геральдического  знака - эмблемы МВД России    ставятся   на   документах,   требующих  особого  удостоверения  их    подлинности.  Простые  круглые мастичные печати    ставятся  на  копиях  документов  для удостоверения их соответствия    подлинникам.

Оттиск  печати  проставляется  на  документах  в  строго    определенном  месте.  При  этом  оттиск  должен  захватывать  часть    наименования  должности  лица, подписывающего документ, необходимо,    чтобы  четко была видна подпись и  вся информация на оттиске печати.

Порядок  изготовления,  учета,  хранения  и  уничтожения    печатей  и  штампов  устанавливается  отдельным нормативным правовым    актом МВД России.

Контроль  за использованием печатей и штампов возлагается    на  руководителей органов внутренних  дел.  При их смене печати и    штампы передаются по акту.

Раздел IX

1. Порядок получения и рассмотрения документов.

Доставка   документов   в   МВД   России  осуществляется    средствами   почтовой   и   фельдъегерской   связи,   электросвязи,    сотрудниками Министерства и курьерами.

Корреспонденция,  адресованная в конкретные подразделения    Министерства,   доставляется   фельдсвязью   и   регистрируется   в    подразделениях делопроизводства и режима данных подразделений.

Документы,   полученные   непосредственно   сотрудниками    Министерства  из  органов  внутренних  дел  или других учреждений и    организаций,  адресованные МВД России или конкретному руководителю,    должны   быть   переданы  в  Управление  делами  или  подразделение    делопроизводства    и    режима    соответствующего   подразделения    Министерства.

Поступившая  корреспонденция  вскрывается, за исключением    пакетов,  имеющих  пометку "Лично". Такие пакеты регистрируются без    вскрытия   и   передаются   адресату   или  уполномоченному  на  то    сотруднику.

Пакеты,  имеющие  специальный  "Литер "М" или "МВ", вскрываются    уполномоченным   сотрудником   Управления  делами  и  докладываются    руководству    Министерства.    После    подготовки   резолюции   и    ознакомления  руководства  такие документы направляются адресату или    в  Управление  организации  мобилизационной подготовки Департамента    кадрового обеспечения МВД России.

Поступивший   документ   регистрируется   в  автоматизированной    системе  "Секретариат".  В  электронную карточку документа  вводятся    необходимые  данные  о  нем,  и  распечатывается  учетная  карточка    документа.

 При  заполнении  электронной карточки на документ, имеющий гриф    секретности,  его  содержание  излагается  без  указания  секретных    сведений.

 После    доклада   корреспонденции   руководству   Министерства    резолюция учитывается  в базе данных.

Если поручение поступило  в МВД России с задержкой и  сроки    его    выполнения   истекли   или   объективно   недостаточны   для    своевременного   выполнения,   то   руководство  Управления  делами    обеспечивает  уточнение  сроков выполнения поручения  с контрольными    подразделениями  Администрации  Президента Российской Федерации или    Аппарата  Правительства  Российской  Федерации.  По иным поручениям    согласование  сроков  их  выполнения проводится устно ответственным    исполнителем   с   последующим   письменным  уведомлением  субъекта    контроля.

Передача  документов,  зарегистрированных  в  Управлении    делами,    из    одного   подразделения   Министерства   в   другое    осуществляется  через Управление делами, в исключительных случаях -    через  подразделения  делопроизводства  и  режима,  с  обязательным    уведомлением Управления делами.

При возвращении документа  из подразделения Министерства в    Управление  делами  (после  ознакомления  или исполнения) повторная    регистрация  его  не производится, а делается отметка в электронной    базе данных или соответствующих  учетах.

Документы, на которых проставлен штамп "Подлежит возврату    в  Управление  делами  АД МВД  России", возвращаются, как правило, в    течение суток, если не оговорен иной порядок.   

2.Порядок подготовки  исходящих документов и документов  внутреннего обращения.

Подготовка  проекта исходящего документа, представляемого    на   подпись  Министру  внутренних  дел  Российской  Федерации  или    заместителю  Министра, осуществляется на чистом листе бумаги. После    окончательного    согласования    текста    документа    со   всеми    заинтересованными  подразделениями  Министерства  он  печатается на    учтенном  гербовом  бланке  с  указанием  его  номера  на оборотной    стороне 2-го и 3-го экземпляров.

В  тексте  проекта запроса  о предоставлении каких-либо сведений    из  органов  внутренних  дел,  как  правило, указывается контактная    информация  о  подразделении  Министерства, ответственном за сбор и    обобщение этих сведений.

Документы,  подписанные  Министром, заместителями Министра    и   руководителями  подразделений  Министерства  и  направленные  в    другие  организации  и  учреждения,  а также органы внутренних дел,    являются  исходящими,  и  им  присваивается  учетный номер, который    указывается  через  дробь после соответствующего индекса.

На   исходящие  документы  заполняется  соответствующий  раздел    регистрационной карточки.

Передача  документов  на подпись Министру осуществляется,    как  правило,  через  Управление  делами.  На  подпись заместителям    Министра   документы   передаются   через   аппараты   заместителей    Министра.  Недооформленные  или  неправильно  оформленные документы    подлежат возврату исполнителю.

Факт   приема   документов   закрытого  характера  сотрудниками     Управления  делами или аппарата заместителя Министра фиксируется  их    подписью   с   проставлением   даты  в  одной  из  следующих  форм,    представляемых    исполнителем:   внутренней   описи   исполнителя,    реестре,   разносной   книге  или  в  расписке.  Учет  принятых  на    рассмотрение  и подпись документов в Управлении делами или аппарате    заместителя  Министра  осуществляется  в журналах учета документов,    полученных на подпись и для рассылки адресатам.

       Все   документы,   поступающие   на  согласование  заместителям    Министра,   в   подразделения   центрального  аппарата  МВД   России,    подразделения,     непосредственно    подчиненные    МВД    России,    рассматриваются   и докладываются заместителю  Министра, руководителю    подразделения   центрального  аппарата  МВД   России,  подразделения,    непосредственно   подчиненного МВД России, оперативно, но в срок, не    превышающий  трех рабочих дней.

При  наличии  замечаний  и предложений по письменному  поручению    заместителя   Министра,   руководителя  подразделения  центрального    аппарата  МВД  России,  подразделения, непосредственно  подчиненного    МВД   России,   ответственный  исполнитель  устраняет  имеющиеся  в    документе  недостатки  и  повторно  представляет  на  согласование,    которое  осуществляется  в  течение  одного  рабочего дня с момента    официального поступления документа.

Документы,   подписанные   руководством   Министерства,    направляются   адресатам   только   за   регистрационными  номерами    Управления делами, если не установлен иной порядок.

Исходящие    документы    подразделений    Министерства    подписываются  только  руководителями  этих  подразделений  или  их    заместителями.

По  поручению  заместителей  Министра исходящие документы могут    подписывать  руководители  аппаратов  соответствующих  заместителей    Министра.

При  направлении  документа  в один адрес он готовится в    трех  экземплярах:  первый  на  бланке установленного образца –  для    отправки;   второй   (на   простом  листе)  с  необходимыми  визами    (проставляются  на лицевой стороне последнего листа) - для хранения    в  Управлении  делами;  третий  (на простом листе) - для хранения в    подразделении, подготовившем документ.

       При  направлении  нормативного правового акта, разработанного в    МВД  России,  иного  документа,  содержащего  позицию МВД России по    проекту  нормативного  правового акта, поступившего на рассмотрение    или  согласование  в  Министерство,  а также по проекту заключения,    официального  отзыва  Правительства  Российской Федерации на проект    федерального  закона  или  поправок к нему готовится дополнительный    (четвертый)  экземпляр документа (на простом листе), который вместе    с  копиями прилагаемых в адрес документов и материалов направляется    в ПД МВД России.

При    направлении    адресатам    копий    документа    (распоряжений,   планов,   графиков):  документ  готовится  в  двух    экземплярах  -  первый с необходимыми визами (визы проставляются на    оборотной   стороне   последнего  листа  подлинника)  и  указателем    рассылки  -  для  хранения  в Управлении делами; второй экземпляр -    для хранения в подразделении, подготовившем документ.

Экземпляр   документа,   подлежащий  хранению  в  архиве    подразделения,  его  подготовившего,  с  сопутствующими материалами    (при   их   наличии)  возвращаются  в  данное  подразделение  после    завершения  процедуры регистрации  в Управлении делами (как правило,    на следующий рабочий день).

На лицевую сторону  последнего листа подлинника исходящего    документа   допускается   проставлять  штамп  "При  ответе  просьба    ссылаться на наш исходящий номер".

Допускается   проставлять   необходимые   визы  в  листе    визирования.   В   этом   случае   оригиналы   листов   визирования    приобщаются  к соответствующему экземпляру документа  для хранения в    архиве   Управления   делами.   Указатель   рассылки   (разверстку)    допускается  оформлять  на  отдельных  листах.  В  этом  случае  их    оригиналы   также   приобщаются   к   соответствующему   экземпляру    документа для хранения в архиве Управления делами.

Непосредственная  рассылка исходящего документа более чем    в  10  адресов  осуществляется  подразделением  делопроизводства  и    режима подразделения Министерства, подготовившего этот документ.

Подготовленные  структурным  подразделением  Министерства    документы  внутреннего обращения (планы, справки и другие), а также    предложения  в  проекты  нормативных  правовых  актов,  материалы к    совещанию   передаются  в  другие  подразделения  Министерства  под    расписку  в  реестре  (разносной  книге):  секретные  -  по учетным    номерам  отпечатанных  документов,  несекретные  и  для  служебного    пользования - без регистрации.