Контрольная работа по "Делопроизводству"

1.Подсистемы автоматизации документооборота и их функции.

 

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации  документооборота.

• Системы автоматизации делопроизводства;
• Архивы документов;
• Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
• Системы управления стоимостью хранения документов;
• Системы маршрутизации документов;
• Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Рассмотрим  подробнее некоторые из них.

 

1.1 Архивы документов

 

Архив документов это то, что собственно хранит электронный документ. При этом может храниться либо образ документа, либо его содержание, либо и то и другое. Помимо собственно хранения документов, архив должен обеспечивать навигацию по иерархии документов и их поиск.

В отличие от поиска по атрибутам документов, который имелся и в системах предыдущего класса, архивы документы должны обеспечивать полнотекстовый поиск по содержимому текстовых фрагментов в документе. В предельном случае поисковый механизм должен обладать некоторым интеллектом, то есть обеспечивать поиск близких грамматических конструкций, а также поиск близких по смыслу слов.

В отличие от систем предыдущего класса, в архивах  хранятся сами документы, и по этому  система должна обеспечивать разграничение  прав доступа к документам. Пользователь может идентифицироваться либо посредством сетевого имени, либо с помощью специального имени и пароля определенного в системе управления архивом. Помимо разделения прав доступа на уровне пользователей система должна обеспечивать выделение групп пользователей или ролей.

Следующей функцией архива документов является обеспечение возможности групповой работы с документами, находящимися в стадии создания - это функция блокировок документов или Check-In/Check-Out контроль. Если один из пользователей системы начинает редактировать документ, он блокируется для доступа других пользователей до тех пор, пока с ним не закончится работа.

Еще одной функцией архива является поддержка контроля версий. Версии документов могут фиксироваться  либо автоматически, либо по инициативе пользователя. В случае необходимости пользователь может вернуться к одной из предыдущих версий документа.

К сервисным  функциям архива документов относятся  возможность создания резервных  копий документов без прекращения  работы системы, интеграция с системами  обеспечения оптимальной стоимости хранении

1.2 Системы ввода документов

 

Одной из самостоятельных  функций систем документооборота является ввод документов в архив. Под этим понимается перевод документов из бумажного  вида в электронный. В простейшем случае эта процедура сводиться к простому сканированию. Однако, как правило, простого сохранения образа документа оказывается недостаточно.

Образ документа  может потребовать так называемого  аннотирования, наложения на образ  документа различных дополнительных образов, выделений, текстовых пометок и прочее. Помимо этого, образ документа должен быть снабжен набором атрибутов, который позволит его идентифицировать в системе делопроизводства и в архиве документов. Эти операции производятся вручную.

Более сложной  функцией является автоматическое распознавание содержимого образа документа и формирование документа, содержащего его текст. Для этого предназначены программы, относящиеся к классу ПО распознавания текста. Еще более сложной функцией является распознавание содержимого форм. При этом программа определяет наличие записей, в том числе и рукописных в определенных полях бланка документа, распознает его содержимое и автоматически заполняет значения атрибутов данного документа в системе. При необходимости значения определенных полей бланка может выбираться из определенного в системе справочника.

1.3 Системы управления стоимостью

 

Совершенно  очевидно, что при сохранении в  архиве образов документов объемы хранения могут быстро расти и достигать  значительных объемов. При этом интенсивность обращения к документам, находящимся в архиве далеко не равномерна. Документы, находящиеся в работе, очевидно, затребуются достаточно часто, в то время как доступ к документам, работа с которыми уже завершена, осуществляется очень редко. Соответственно, система может обеспечивать различную оперативность доступа к различным документам. Так как стоимость хранения документов в архиве, как правило, обратно пропорциональна скорости доступа, то можно воспользоваться отмеченной закономерностью для оптимизации стоимости содержания архива.

Системы управления стоимостью хранения как раз и  решают данную задачу. Обеспечивая  возможность работы с различными периферийными устройствами – накопителями на жестких магнитных дисках, On-Line оптическими стойками, накопителями на магнитной ленте и CD-ROM устройствами. Система обеспечивает автоматический перенос данных c на более “дешевые” устройства в случае, если доступ к ним осуществляется недостаточно часто.

1.4 Системы маршрутизации документов

 

Системы маршрутизации  документов занимаются непосредственно пересылкой документов на рабочие места исполнителей, сбор информации о текущем статусе документов, осуществляют консолидацию документов по завершению работы с ними на отдельных этапах, а также обеспечивают средства доступа к информации о текущем состоянии работ с документами.

Системы маршрутизации, как  правило, содержат средства описания типовых  маршрутов прохождения документов в организации. На основании разработанных  маршрутных схем могут порождаться  экземпляры бизнес-процессов работы с документами. В данном случае можно говорить о жесткой маршрутизации.

Альтернативой является так  называемая свободная маршрутизация, при которой маршрут формируется  “стихийно”. Каждый пользователь системы, обладающий соответствующими правами, может определить следующего или следующих исполнителей документа.

Администратор системы и  менеджер, курирующий конкретный бизнес-процесс, может контролировать текущее состояние  маршрута и вносить различные  корректирующие воздействия в случае необходимости.

При маршрутизации документов возможны две схемы, назовем их Off-Line и On-Line. В первом случае при пересылке  документа на рабочее место пользователя происходит его физическое извлечение из архива документов и доставка (например, с помощью электронной почты) на рабочее место клиента. По завершению работы документ обратно погружается в архив.

В этом случае система маршрутизации  сама является клиентом архива документов и вносит соответствующую информацию в учетную базу данных.

Вторая схема не подразумевает  физического перемещение документа. Система маршрутизации документов обеспечивает клиенту интерфейс для доступа к заданиям на обработку документов.

Обе схемы маршрутизации  имеют свои достоинства и недостатки. К сожалению, в связи с ограниченностью  пространства, обсуждения нюансов использования систем маршрутизации мы вынесем в отдельные публикации.

1.5 Системы комплексной автоматизации

 

Развитием систем маршрутизации документов являются WorkFlow системы, или системы комплексной  автоматизации бизнес-процессов. В  отличие от систем маршрутизации  документов, объектом маршрутизации  в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет система WorkFlow.

Функции WorkFlow приложений выходит за рамки функций систем документооборота, однако, технологии, используемые в данных приложениях  очень близки технологиям, используемым в системах маршрутизации документов, к тому же маршрутизация документов может рассматриваться как частный случай задачи построения WorkFlow систем, поэтому мы уделили им некоторое внимание.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Обзор  систем документооборота

2.1. Система  “Дело”

Система «ДЕЛО» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Данный программный  продукт предназначен для управления любыми типами документов предприятий  и организаций различного профиля. В частности система «ДЕЛО» позволяет:

1. Организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия, так и переписки со сторонними организациями (приказы, распоряжения, служебные записки, переписка с подрядчиками и заказчиками, претензионная переписка и т.п.)
2. Автоматизировать ведение договорного делопроизводства (ведение шаблонов договоров, регистрация договоров, дополнительных соглашений, актов и прочих договорных документов), планировать и контролировать работу сотрудников по договорным документам.
3. Обеспечить контроль исполнения поручений руководства (устные поручения, поручения с планерок, протоколы совещаний и т.п.), проводить анализ исполнительской дисциплины.
4. Выполнять оперативное электронное согласование документов (документы на оплату, отгрузку, внутренние заявки и т.п.), проводить разработку договоров, приказов и других документов в электронном виде.
5. Для организаций, работающих с гражданами, система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан, включая аналитику по и контроль сроков исполнения решений по обращениям. Данные возможности, направленные на повышение качества оказания публичных гос. услуг и услуг населению, особенно важны государственным и муниципальным организациям, предприятиям сферы ЖКХ и социального обеспечения.
6. Экономить более 30% непродуктивно используемого рабочего времени руководителей и сотрудников, за счет облегчения поиска документов и информации.
7. Следить за движением и возвратом копий/оригиналов документов, исключить утерю важных документов и информации.

2.2 Система “Гран-Док”

Сетевой программный  комплекс "Гран-Док" предназначен для государственных и муниципальных структур управления, а также для организаций и предприятий, работающих в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства. Система имеет сертификат ГОССТАНДАРТА РОССИИ № РОСС RU.ME. 20.H00073. Система имеет две версии для работы в DOS и Windows. Windows-версия построена на основе современных информационных технологий в архитектуре клиент-сервер (СУБД SQL Base Server). В Windows-версии полностью сохранена технология работы с документами, отработанная в системе "Гран-Док" DOS-версии, но существенно расширились возможности.

Назначением системы  является автоматизация основных процессов  обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации  до списания в дело, контроль каждого  этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации. Использование оригинальной технологии обработки документов поможет Вам более рационально вести документооборот в организации и обеспечит мониторинг исполнительской дисциплины.

Система включает в себя три подсистемы:

1. Основные документы  организации:

2. Устные обращения  граждан (в DOS-версии - отдельная  система).

3. Устные обращения  представителей организаций (в  DOS-версии - отдельная система).

2.3 Система “Staffware”

Компания Staffware plc. (Великобритания) уже более 10 лет специализируется на разработке автоматизированных систем для комплексного решения задач, связанных с управлением административными процедурами, деловыми операциями и документооборотом. Накопленный опыт и знания реализованы в форме коммерческого программного продукта — системы Staffware, которая построена на основе современных информационных технологий и может быть использована в любом секторе рынка и при любых концепциях и процедурах управления организацией.

Staffware относится к системам класса Workflow. Системы этого класса ориентируются на автоматизацию коллективной работы сотрудников организации (числом от единиц до нескольких тысяч) в рамках единых рабочих процессов. Для достижения этих целей в системе Staffware предусмотрены развитые средства маршрутизации документов, назначения конкретных исполнителей и прав доступа, передачи информативных и управляющих сообщений, мониторинг и контроль исполнения работ.

Внедрение системы в организации позволяет:

• избежать ошибок маршрутизации в рамках заданных рабочих процедур и сократить время «пути» документа к каждому исполнителю;
• отслеживать время реакции исполнителя на данное ему поручение;
• наладить и/или упростить контроль за исполнительской дисциплиной и использованием ресурсов;
• исключить потери документов;
• повысить производительность труда исполнителей за счет сокращения времени поиска документов, информации по документам и т.д.,
• проводить мониторинг и анализ организации рабочих процедур и их оптимизацию
• интегрировать различные приложения, используемые в организации.