4. Письмо
Письмо –
обобщенное название различных по содержанию
документов, пересылаемых по почте. Оно
служит средством общения учреждениями,
частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять
о событиях. Письмо используют в том случае,
когда невозможно решить вопрос другими
средствами (личная беседа, телефонный
разговор). Существует много видов писем:
письма, содержащие просьбу, предложение,
претензию, запрос, требующие ответа. Есть
письма, которые содержат извещение, информацию,
отказ, напоминание и не требуют ответа.
Письма оформляют на специальных бланках
для писем формата А4 и А5, в зависимости
от объема письма. Если письмо не превышает
десяти строк, его оформляют на бланке
формата А5 (заголовок не пишут, текст можно
печатать через 1, 5 или 1 интервал).
5. Справка
Справка – документ, подтверждающий
какие-либо факты или события.
Справки бывают двух видов:
1. Справки,
описывающие и подтверждающие
факты или события в производственной
деятельность организации. Справки составляют
по указанию вышестоящей организации
или руководителя организации для информации
о выполнении планов, заданий, поручений.
Их представляют в установленные сроки.
Текст такой справки состоит их двух частей.
В первой части справки излагаются факты,
послужившие поводом к написанию, во второй
– приводятся конкретные данные. Выводов
и предложений в справке не приводят. Это
отличает ее от докладной записки. В справке
фиксируют сведения на определенном отрезке
времени. Заголовок справки может содержать
период времени или дату, на которые прилагаются
сведения, приведенные в документе.
Справка должна объективно отражать состояние
дел, поэтому ее составление требует тщательного
сбора и проверки сведений. В справках
могут приводиться таблицы.
2. Справки, удостоверяющие юридические
факты: подтверждение места работы, учебы,
занимаемой должности, места проживания
и т.д. их выдают по запросам заинтересованного
лица или учреждения. Это наиболее многочисленная
и ежедневная составляемая группа справок.
6. Телеграмма
Телеграмма – документ,
выделяемый из других, способом передачи
(по телеграфу). Быстрота передачи бывает
необходима, если другой, более медленный
способ замедлит исполнение. Телеграммы могут быть посланы с несколькими
текстами в один пункт, или с одинаковым
текстом – в разные пункты. Существуют
разновидности телеграммы: фототелеграмма,
схема-телеграмма, телеграмма с заверенной
подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма
с оплаченным ответом, посылаемая на специальном
бланке, и т.д.
Задание № 2.
Вы секретарь экспертной
комиссии сельскохозяйственного производственного
кооператива «Нива» Смолевичского
района.
Составьте и оформите
протокол заседания экспертной комиссии
используя следующие данные:
Председатель заседания – В.П. Иванова, присутствовали
– Сидорова И.П., Петрова А.А., Протасеня
И.П.
Рассмотрено два вопроса:
- О рассмотрении номенклатуры дел на следующий делопроизводственный год.
- Об уничтожении документов и дел с истекшими сроками хранения.
Все недостающие реквизиты
оформите самостоятельно. Приложите
к протоколу заседания экспертной
комиссии образец номенклатуры дел предприятия
на котором Вы работаете или другого предприятия.
Сельскохозяйственный
ведомственный
производственный кооператив
«Нива»
ПРОТОКОЛ
21.10.2011 № 85
п. Петровичи
заседания экспертной комиссии
Председатель: В.П. Иванова,
Секретарь: Лопач А.А.
Присутствовали: Петрова
А.А., Протасеня И.П., Сидорова И.П.
Повестка дня:
- Рассмотрение номенклатуры дел на следующий делопроизводственный год.
- Об уничтожении документов и дел с истекшими сроками хранения.
СЛУШАЛИ:
Петрову А.А., которая довела, что Номенклатура дел разработана
согласно «Перечня документов, образующихся в
деятельности Министерства транспорта
и коммуникаций Республики Беларусь и
его подведомственных организаций,
с указанием сроков хранения» Минск, 2005.,
и доводившую информацию об документах,
по которым истек срок хранения и которые
подлежат уничтожению.
ВЫСТУПИЛИ:
Протасеня И.П., – предложил
некоторые корректировки к предложенной номенклатуре.
РЕШИЛИ:
- Рассмотрев данный вопрос, принять номенклатуру дел с учетом корректировок на следующий делопроизводственный год.
- Уничтожить документы и дела с истекшими сроками хранения.
Председатель В.П. Иванова
Секретарь А.А. Лопач
Список используемой
литературы
- Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. Изд. 3-е – Мн.: ТетраСистемс, 1999
- Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления. - Минск. БГЭУ,2008
- Паневчик, В.В. Делопроизводство: Учебное пособие/Паневчик.-2-е изд., испр. И доп.-Мн.: Выш. Шк., 2000
- Рыбаков, А.Е. Основы делопроизводства: учебное пособие/ Е.А.Рыбаков.-Минск:РИППО,2007
- Хвалей, М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. - Мн.: БГЭУ, 2002