Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

  4. Письмо 

Письмо –  обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно  служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях. Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа. Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал).

5. Справка 

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. 
Справки бывают двух видов:

1. Справки,  описывающие и подтверждающие  факты или события в производственной деятельность организации. Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит их двух частей. В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки. В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе. 
Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы. 
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок.

6. Телеграмма 

Телеграмма – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный  способ замедлит исполнение. Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

 

Задание № 2.

Вы секретарь экспертной комиссии сельскохозяйственного производственного  кооператива «Нива» Смолевичского  района.

Составьте и оформите протокол заседания экспертной комиссии используя следующие данные:

Председатель заседания – В.П. Иванова, присутствовали – Сидорова И.П., Петрова А.А., Протасеня И.П.

Рассмотрено два вопроса:

1. О рассмотрении номенклатуры дел на следующий делопроизводственный год.
2. Об уничтожении документов и дел с истекшими сроками хранения.

Все недостающие реквизиты  оформите самостоятельно. Приложите  к протоколу заседания экспертной комиссии образец номенклатуры дел предприятия на котором Вы работаете или другого предприятия.

 

 

 

Сельскохозяйственный  ведомственный

производственный кооператив

«Нива»

 

ПРОТОКОЛ

21.10.2011 № 85

п. Петровичи

 

заседания экспертной комиссии

 

Председатель: В.П. Иванова,

Секретарь: Лопач А.А.

Присутствовали: Петрова  А.А., Протасеня И.П., Сидорова И.П.

 

Повестка дня:

1. Рассмотрение номенклатуры дел на следующий делопроизводственный год.
2. Об уничтожении документов и дел с истекшими сроками хранения.

 

СЛУШАЛИ:

Петрову А.А., которая довела, что Номенклатура дел разработана согласно «Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь и его  подведомственных организаций, с указанием сроков хранения» Минск, 2005., и доводившую информацию об документах, по которым истек срок хранения и которые подлежат уничтожению.

 

ВЫСТУПИЛИ:

Протасеня И.П., – предложил  некоторые корректировки к предложенной номенклатуре.

 

РЕШИЛИ:

1. Рассмотрев данный вопрос, принять номенклатуру дел с учетом корректировок на следующий делопроизводственный год.

2. Уничтожить документы и дела с истекшими сроками хранения.

 

Председатель            В.П. Иванова

 

Секретарь             А.А. Лопач

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Давыдова, Э.Н., Рыбаков, А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. Изд. 3-е – Мн.: ТетраСистемс, 1999
2. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления. - Минск. БГЭУ,2008
3. Паневчик, В.В. Делопроизводство: Учебное пособие/Паневчик.-2-е изд., испр. И доп.-Мн.: Выш. Шк., 2000
4. Рыбаков, А.Е. Основы делопроизводства: учебное пособие/ Е.А.Рыбаков.-Минск:РИППО,2007
5. Хвалей, М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. - Мн.: БГЭУ, 2002