Контрольная работа по "Делопроизводству"

1. КАК ОПРЕДЕЛЯЕТСЯ  ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ» В ГОСТ  Р 51141-98?

 

Документ (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, а синонимы - курсивом.

 

2. СРАВНИТЕ ПОНЯТИЕ  «УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ» С ПОНЯТИЯМИ  «ДОКУМЕНТООБОРОТ», «ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ», «ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОФИЦИАЛЬНЫМИ  ДОКУМЕНТАМИ», «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»  И СДЕЛАЙТЕ ВЫВОД, КАК ОНИ СООТНОСЯТСЯ

 

документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

документирование: Запись информации на различных носителях по установленным правилам

организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения  

дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения идеятельность организации в целом.

Делопроизводство

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.

Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие “организация работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Три источника и три составные части ДОУ

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде 

всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.

 

3. НА КАКОМ ЯЗЫКЕ  ВЕДЕТСЯ ОФИЦИАЛЬНАЯ ПЕРЕПИСКА  МЕЖДУ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ ОРГАНАМИ, ОРГАНИЗАЦИЯМИ, ПРЕДПРИЯТИЯМИ, УЧРЕЖДЕНИЯМИ  СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  С АДРЕСАТАМИ В РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ?

 

Правовое положение языков народов Российской Советской Федеративной Социалистической Республики впервые было закреплено Законом «О языках народов РСФСР» (25. 
 
10.1991 №1807-1), который был призван урегулировать вопросы языковой политики РСФСР в период серьезных дезинтеграционных процессов на всем пространстве СССР. Названный Закон зафиксировал языковую ситуацию на конец 80-х годов ХХ века, сложившуюся за семидесятилетнюю практику использования родных языков в официальных сферах общения в многонациональном государстве СССР. Изменения и дополнения в данный Закон были внесены Федеральными законами N 126-ФЗ от 24.07.1998 и N 165-ФЗ от 11.12.2002 и в целом носили характер юридико-технической правки, обусловленной необходимостью приведения в соответствие норм Закона новому конституционно-правовому статусу Российской Федерации. 
 
С учетом необходимости решения задач обеспечения прав граждан на изучение родного языка и недопустимости ущемления прав на свободный выбор языка общения, образования, воспитания и творчества, поставленных в Стратегии государственной национальной политики на период до 2025 года, утвержденной Указом Президента Российской Федерации № 1666 от 19 декабря 2012 года, подготовлен проект федерального закона «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации»» (далее – законопроект). 
 
Законопроектом предусматривается введение единой терминологии в отношении понятия «правовое положение (статус) языков народов Российской Федерации», снимающее ряд противоречий в практическом использовании языков народов России по причине смешения, а в некоторых случаях подмены статусов государственного языка Российской Федерации и государственных языков республик в составе Российской Федерации, государственного языка республики в составе Российской Федерации и родного языка из числа языков народов Российской Федерации. 
 
Разработка законопроекта была также продиктована необходимостью приведения в соответствие норм Закона «О языках народов России» действующему законодательству о гражданстве (в части обязательности знания гражданами Российской Федерации государственного языка Российской Федерации), другим нормативным правовым актам Российской Федерации и современным требованиям юридической техники.  
 
Конституция Российской Федерации устанавливает статус языков, функционирующих на территории Российской Федерации: государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик Российской Федерации, родные языки. 
 
 
 
Конституционное положение о свободе выбора языка общения, воспитания, обучения и творчества (ст. 26 ч.2) подкрепляется признанием в преамбуле Закона «О языках народов Российской Федерации» всех языков народов Российской Федерации национальным достоянием России, находящимся под защитой государства. Из логики Конституции Российской Федерации следует, что говоря о родном языке мы имеем ввиду родной язык из числа языков народов Российской Федерации, включая и русский язык. Однако, право выбора русского языка в статусе родного языка не реализуется гражданами и русский язык не рассматривается в статусе родного языка для тех, кто его таковым считает. Русский язык функционирует в системе образования только в статусе государственного языка Российской Федерации. 
 
 
 
Законопроектом предлагается распространить принцип равноправия всех языков народов России в статусе родных языков на норму о возможности выбора русского языка в статусе родного языка из числа языков народов России. 
 
В связи с процессами глобализации, увеличением масштабов миграционных потоков и распространением на территории Российской Федерации иностранных языков, авторами законопроекта предлагается урегулировать принципиальные вопросы правового положения языков народов Российской Федерации с учетом их статусов, тем самым снять ряд коллизий, которые возникают в реальной практике функционирования языков в системе образования, а также во всех подлежащих правовому регулированию сферах использования языков народов России. 
 
Внесение изменений в федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» сводится к уточнению, дополнению правового содержания статуса государственного языка Российской Федерации, государственных языков республик в составе Российской Федерации, родного (включая русский) языка из числа языков народов России, а также унификации терминологии в отношении использования языков народов России в соответствии с их правовым положением (статусом). 

4. НА КАКОМ ЯЗЫКЕ  ВЕДЕТСЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СФЕРЕ  ОБСЛУЖИВАНИЯ И КОММЕРЧЕСКОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ?

В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений РФ используются:

• государственный язык РФ»
• государственные языки республик;
• иные языки народов РФ.

Согласно статье 68 Конституции РФ русский язык на всей территории Российской Федерации является государственным языком. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с русским языком употребляются государственные языки республик, которые они вправе у себя устанавливать. Государство гарантирует языкам народов РФ юридическую защиту, которая предполагает ответственность юридических и физических лиц за нарушение законодательства в этой сфере.

Использование языка для официального делопроизводства, деловой переписки, на территории России, регулируется Законом РФ от 25.10.1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации».

Согласно статье 16 этого Закона на территории России официальное делопроизводство в государственных органах, организациях и учреждениях ведется на русском языке как государственном языке РФ. Делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. Использование языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и субъектов РФ. Официальная переписка и другие формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов РФ с адресатами в России ведутся на русском языке (государственном языке РФ).

Граждане России вправе обращаться в государственные органы, организации, на предприятия и в учреждения РФ с предложениями, заявлениями, жалобами на любом языке народов РФ, которым они владеют:

• государственном языке РФ;
• родном языке;
• другом языке народов РФ.

Ответы на обращения даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется русский язык – государственный язык РФ.

В сфере промышленности, связи, транспорта и энергетики применяется русский язык, а также другие языки в соответствии с международными и межреспубликанскими договорами РФ. На местном уровне наряду с русским языком и государственными языками республик могут употребляться другие языки с учетом интересов местного населения.

5. КАКИЕ ПОДСИСТЕМЫ  ДОКУМЕНТАЦИИ ВКЛЮЧАЕТ СИСТЕМА  ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ?

 

Система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

-система организационной (или организационно-правовой) документации;

-система распорядительной  документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

-устав (регулирует деятельность  организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

-положение об организации;

-штатное расписание;

-должностные инструкции, а также некоторые другие.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации - фиксирует результаты планирования деятельности учреждения.

Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т. д.), а также график, смета расходов и некоторые др.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчинённую, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые др.

В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

6. К КАКОЙ ПОДСИСТЕМЕ  ДОКУМЕНТАЦИИ ОТНОСЯТСЯ СЛЕДУЮЩИЕ  ДОКУМЕНТЫ: ПРИКАЗ? УСТАВ? ПРОТОКОЛ?

К организационным документам относятся.